Глава 17 Как можно помочь Вам узнать больше о деятельности других отделов и наладить рабочие отношения с ними, чтобы повысить эффективность компании?

Глава 17

Как можно помочь Вам узнать больше о деятельности других отделов и наладить рабочие отношения с ними, чтобы повысить эффективность компании?

Я считала, что это хороший вопрос, который мог бы дать массу полезной информации и идей от членов команды относительно того, как можно улучшить нашу производительность.

СОВЕЩАНИЯ

«Организовывать собрания раз в две недели или каждый месяц, или когда в компании появляются новые услуги или другие изменения»… «Хорошо бы проводить собрания для старших консультантов – сообщать, как идут дела в компании; такие совещания проводятся для директоров по развитию бизнеса»…

Даже если у вас небольшая компания или подразделение внутри компании, вы с коллегами постоянно видитесь и общаетесь, все равно необходимо проводить собрания, на которых сообщать о текущих делах в компании, проектах и планах на будущее.

Что касается собраний или достигнутых высоких результатов, действительно, мы всегда уделяли больше внимания команде директоров, а не команде консультантов. Мы непременно должны изменить такое положение вещей и уделять столько же внимания консультантам. Я отметила для себя, что необходимо исправить ситуацию: организовывать регулярные собрания для сотрудников и рассказывать о состоянии дел в компании.

Сотрудники хотят:

• регулярных собраний, на которых сообщают новости компании, о состоянии дел и планах на будущее;

• справедливого отношения, когда речь идет о собраниях; чтобы для них организовывались такие же собрания, на которых сообщают о состоянии дел в компании, как для других.

ВСЕ ОТЛИЧНО

«Все отлично (x 7)»… «С большинством отделов работа налажена, но можно улучшить. Легко общаться по телефону и по электронной почте»…

Многие ответили, что в данное время их все устраивает, и я рада, что сотрудники довольны.

Сотрудники хотят:

• порой ничего не хотят, поскольку их все устраивает.

ОБМЕН ОПЫТОМ

«Больше обмениваться историями успеха»… «Презентации от каждого сектора и описание всех позиций. Такую презентацию сделали только коллеги из сектора «Строительство и недвижимость». Хотелось бы узнать и понять, как работают все отделы»… «Никаких проблем в Петербурге. Наверное, хотелось бы чаще бывать в Москве, чтобы научиться большему. Проводила собеседование совместно с Кларой»…

Еще одно, по моему мнению, отличное предложение. Конечно, мы должны делать это чаще. Обмен деловым опытом может служить нескольким целям: самообразование и обучение других; обмен информацией и повышение уровня знаний; возможность отдать дань тем, кто вложил вклад в успешные проекты, сектора или подразделения компании и предоставить им возможность рассказать об этом коллегам.

Такой обмен также необходим и между офисами. Мне особенно понравилась идея совместных интервью, проводимых консультантами из разных офисов. Так они могут научиться друг у друга техникам, которых они раньше не знали или не использовали.

Сотрудники хотят:

• знакомиться с деталями успешных деловых сделок, совершенных в их компании, чтобы извлечь из этого уроки;

• чтобы представители разных подразделений компании делали презентации и рассказывали о своей работе, чтобы быть лучше информированными и иметь возможность помочь при необходимости;

• обмена опытом между офисами, чтобы учиться друг у друга;

• проводить собеседования вместе с коллегами, чтобы учиться новым и, возможно, лучшим техникам.

БОЛЬШЕ ПРОСТРАНСТВА

«Все хорошо, когда есть пространство для действий. На сегодня обстановка хорошая»…

Я понимаю, что некоторым людям нужно больше пространства, времени и свободы для действия. Здесь нужен индивидуальный подход. Но, к сожалению, автору этих слов и всего мира было недостаточно, чтобы работать результативнее. Мы были вынуждены, в конце концов, с ним расстаться.

Сотрудники хотят:

• меньше контроля, больше пространства и свободы.

СТРАТЕГИЯ

«Каждый сектор должен разработать свою официальную стратегию и сообщить о ней другим отделам. Затем на основе этих стратегий можно разработать маркетинговую стратегию»…

Убеждена, что у каждого сектора должна быть разработана стратегия и что с ней нужно ознакомить коллег из остальных секторов. Это может оказаться им полезным для усовершенствования своих собственных стратегий. Что касается маркетинговой стратегии, базирующейся на стратегии отделов, то я этого не разделяю. В нашем бизнесе я больше полагаюсь на телефонный звонок и назначение встречи с потенциальным новым клиентом на его территории или на нашей. Потом мы выступаем перед клиентами с презентацией и вместе обсуждаем их потребности в персонале. Такая наша маркетинговая стратегия, и я вполне ею довольна.

Вот если бы кто-то сказал «стратегия продаж по телефону» вместо «основываться на стратегиях отделов»! Мы и раньше не были в восторге от нашего отдела маркетинга, поскольку его сотрудники нам ни разу не доказали, что принесли хоть копейку в нашу прибыль. Поэтому я не воспользуюсь этой идеей для развития нашего бизнеса, в особенности, учитывая спад на рынке.

Сотрудники хотят:

• чтобы каждый отдел разработал четкие стратегии, как он планирует достигать поставленные цели и расширять бизнес на благо компании.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ВРЕМЕНИ

«Не хочу тратить время, занимаясь клиентами другого директора по развитию бизнеса (отдел IT), так как нужно будет делиться бонусом. Я эффективнее использую свое время и смогу больше заработать, занимаясь проектами своих собственных клиентов:»… «Я тоже знаю, как работать с новыми вакансиями»…

Первый ответ дал наш директор, закрепленный за сектором «Информационные технологии и телекоммуникации». Он отвечал за подбор всех специалистов среднего и высшего звена (не только технических профессий) для телеком-компаний. А мы поручили ему также вести проекты по подбору специалистов во внутренние отделы IT для компаний – наших клиентов – вне зависимости от сферы их бизнеса. Благодаря этому у консультантов из его команды появилась возможность закрывать гораздо больше вакансий. Директору же требовалось лишь позвонить клиенту, с которым у нас уже заключен контракт, и уточнить, какой именно специалист им требуется.

Да, ему пришлось бы делиться заработанным бонусом с коллегой-директором, который нашел клиента или который закреплен за ним в настоящее время. Не факт, что можно получить большую выручку, занимаясь привлечением новых клиентов в одиночку. Я бы посоветовала ему выйти за рамки своей зоны комфорта, став более открытым к новому, и подумать немного о компании.

Мне нравится этот сотрудник, он талантлив. Если он еще не попал в верхний эшелон, то уже близок к этому. У него не очень хорошо получаются холодные звонки, но, если удается организовать встречу с клиентом, он уже его не упустит. Однако когда настают тяжелые времена, нам всем приходится проявлять чуть больше гибкости. Я решила оставить все как есть на какое-то время и посмотреть, куда его приведет привычная старая стратегия.

Последний ответ принадлежит секретарю, которая предложила компании свою помощь в работе с новыми вакансиями, когда необходимо. У нее правильный подход к делу, и она готова выполнять намного больше того, что входит в ее должностные обязанности. Я записала ее предложение и передам эту информацию ее руководителю.

Сотрудники хотят:

• временами вести себя упрямо и эгоистично, в разрез с командой и не думая об интересах компании;

• временами следовать привычкам и не пытаться делать что-то новое;

• приносить большую пользу компании, когда это требуется.

КОРПОРАТИВНАЯ НОВОСТНАЯ РАССЫЛКА

«Мне кажется, у нас он есть – во всяком случае мне известно, какие вакансии были недавно закрыты, я в курсе наших новостей»… «Больше информации о коллегах из Москвы, и не только связанной с работой, хотелось бы больше знать о людях в компании, с которыми я почти не знакома: чем они занимаются, кто за что отвечает и прочее, о коллегах из административного офиса»… «Получать корпоративную газету и быть в курсе происходящего»…

Хорошая идея, которая уже упоминалась в предыдущих главах. В нашей компании такого еще не было, но надо попробовать, если сотрудники это предлагают и этого хотят. Это не должно составить большого труда и обещает быть забавным. Мне это и самой интересно.

Сотрудники хотят:

• получать внутрикорпоративную новостную рассылку, чтобы больше знать о событиях в своей компании и жизни сотрудников.

РУКОВОДСТВО

«Поменять ключевые показатели эффективности (KPI) и сформулировать новые цели; Макс готов работать директором по развитию бизнеса; нужно, чтобы у консультантов было больше полномочий (в большей степени – как у директоров по развитию бизнеса)»… «Чтобы Т. Л. каждую неделю делала рассылку электронных писем для всех сотрудников, общалась с людьми в офисе, организовывала собрания раз в две недели»… «Самое важное – это сильная команда и уважение. Нравится, как Надя руководит командой и учит этому других. Когда Надя принимает кого-то на работу, старается найти такого сотрудника, который бы вписался в нашу команду»…

В разгар спада активности на рынке мы должны поменять ключевые показатели эффективности и поставить перед командой новые цели. Если кто-то из консультантов захочет взять на себя частично или полностью роль директора по развитию, компания от этого только выиграет.

Насколько я поняла, члены команды хотели бы, чтобы я больше с ними общалась, в особенности, учитывая неопределенность на рынке, когда все боятся потерять работу и беспокоятся за будущее компании. Пообещала себе чаще лично общаться с сотрудниками.

Чрезвычайно важно сформировать сильную команду, члены которой лояльны к своей компании, уважают друг друга. Очень рада, что мы – именно такая команда.

Сотрудники хотят:

• чтобы ключевые показатели эффективности и цели отражали реальные рыночные условия;

• помочь компании в трудные времена привлечь больше клиентов и выжить, даже если это не входит в их должностные обязанности;

• работать в сильной команде, которую отличает уважительность.

КОМАНДНАЯ РАБОТА/ТИМ-БИЛДИНГ

«Увеличить число проектов, реализуемых совместно с другими секторами»… «Может быть, давать какие-либо поручения, проводить праздники, мероприятия и конференции, чтобы можно было делиться мнениями»… «Все хорошо, но мало взаимодействия с петербургским офисом»… «Корпоративные мероприятия; проводить больше свободного времени вместе, познакомиться ближе с коллегами из петербургского офиса»… «Публиковать списки новых вакансий»… «Работать совместно над вакансиями, чтобы их быстрее закрывать»… «Корпоративные мероприятия»…

Когда дела идут хорошо, у нас, как правило, просто нет времени на совместные проекты. Сейчас времени у нас прибавилось. Поэтому чем больше сил мы будем вкладывать в успешное завершение проектов для наших клиентов, тем лучше для нас. Публиковать списки с новыми вакансиями – хорошая идея. Тогда консультанты или директора, зная, какие позиции появились в работе у коллег, смогут рекомендовать своих лучших кандидатов, помогая быстрее закрывать позиции.

Мы обязательно должны включить в список первоочередных дел организацию корпоративных мероприятий, чтобы сотрудники из обоих офисов, московского и петербургского, могли лучше узнать друг друга.

Сотрудники хотят:

• помогать друг другу выполнять задания и работать в совместных проектах, чтобы завершить их быстрее и успешнее;

• иметь список проектов, над которыми в данное время работает компания, чтобы сотрудники по возможности могли бы помочь их завершить;

• частого общения между офисами;

• корпоративные и культурные мероприятия, которые, благодаря дружеской и непринужденной обстановке, помогли бы сплотить команду.

ОПЕРАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

«Взаимодействовать с консультантами теперь стало проще. Хотелось бы, чтобы команда бэк-офиса помогла разобраться в том, как начисляются отпускные – когда писать заявление, кто им занимается и т. п.»… «У меня хорошие коммуникативные навыки, поэтому для взаимодействия с командой выбрали меня»…

Такие вещи, как начисление отпускных и оформление заявления на отпуск, должны быть четко прописаны в кодексе компании. Если по какой-то причине это не сделано, то необходимо внести поправки в наш корпоративный свод правил. Кроме всего прочего, если у кого-либо из команды возникают вопросы, сотрудники фининсового отдела должны подробно разъяснить ему все нюансы, которые вызвали вопрос. Я написала себе, что надо попросить сотрудников из финансовой службы лично пообщаться с моей собеседницей по интересующему ее вопросу.

Я была рада слышать, что команда финансовой службы оценила сильные коммуникативные навыки одной из своих коллег и назначила ее своим представителем на те случаи, когда необходимо взаимодействовать с остальной командой. Очень мудрый шаг с их стороны.

Сотрудники хотят:

• понимать, как начисляются отпускные и другие льготы, как оформляются заявления и другие процедуры оформления отпусков;

• применять свои скрытые таланты и умения на пользу компании.

ТРЕНИНГИ

«Могу проводить небольшие тренинги и консультировать других»… «Хорошо чтобы консультанты каждого сектора проводили тренинги для остальных коллег; мы должны делиться накопленным опытом»… «Слушаю презентации отделов, очень интересно читать краткие характеристики кандидатов и наблюдать за тем, что происходит в офисе; хочу делать телефонные звонки клиентам»…

Наши сотрудники считают, что тренинги необходимы. Мне кажется, сейчас, когда из-за кризиса на рынке наступило временное затишье, самое время этим заняться. Более того, тренинги могут также быть эффективным способом поднять настроение и мотивировать команду, при этом учат сотрудников по-новому подходить к выполнению работы.

Наш PR-менеджер полагает, что сможет эффективнее исполнять свои обязанности, если будет лучше понимать работу всех подразделений. Я с ней согласна и рада, что она проявляет активность и инициативу в этом вопросе.

Сотрудники хотят:

• обучать и консультировать других в областях, в которых сами являются экспертами;

• делиться опытом, принося пользу другим;

• понимать различные аспекты бизнеса компании, чтобы лучше исполнять свою роль.