Организуйте свободную циркуляцию информации

Организуйте свободную циркуляцию информации

Для команды консультантов информация – все равно что бензин для автомобиля: если его подача прекращается, двигатель глохнет.

Я уже упоминал известный управленческий «метод выращивания шампиньонов»: держать в темноте, поливать навозом и смотреть, что вырастет. Большинство практикующих его не подозревают, что этот метод работает в обоих направлениях: начальника тоже можно держать в темноте. Однако в какую бы сторону ни бросать навоз, «метод выращивания шампиньонов» все равно останется неэффективным. Чтобы командная работа приносила пользу, поток информации должен течь беспрепятственно в обоих направлениях.

Регулярно проверяйте, чтобы члены команды были в курсе общей картины происходящего в рамках проекта. Это особенно актуально для крупномасштабных проектов. Если люди в курсе, то им гораздо легче понимать, как работа, которой они в данный момент занимаются, помогает приблизиться к цели, а значит, они знают, что их усилия не напрасны. В противном случае люди страдают от информационного вакуума, они не понимают общий контекст работы и их интерес к делу в конце концов сходит на нет. Забота об информировании подчиненных возвращается к начальнику сторицей. Во-первых, сотрудники бывают осведомлены о событиях, неизвестных руководителю, а во-вторых, налаженный обмен информацией помогает гораздо быстрее выявлять проблемы (а также благоприятные возможности).

Периодически оповещайте начальника о ходе командной работы. Не надо думать, что если вы будете держать босса в темноте, то он станет меньше путаться под ногами. Он как раз будет гораздо спокойнее, зная, что все под контролем. Но если происходит нечто чрезвычайное, то начальник должен в точности представлять, что случилось и как помочь.

Есть две основных разновидности внутренних коммуникаций: обмен сообщениями (голосовая и электронная почта, коллективная рассылка) и проведение совещаний. В следующем разделе вы найдете несколько советов по эффективному обмену сообщениями. Здесь же рассмотрим совещания.

Совещания – это клей, который скрепляет членов команды друг с другом. Совещания создают идеальные условия для перетекания информации во всех направлениях и обеспечивают налаживание социальных связей. Они напоминают присутствующим, что они составляют команду. Бывший менеджер McKinsey Сьюзан Тозини, ныне работающая старшим менеджером Freddie Mac, раскрыла один из секретов успешного совещания – это обязательное присутствие на нем всех членов команды без исключения. Чтобы гарантировать присутствие всех, включите регулярные совещания в рабочий график каждого сотрудника. Если обсуждать пока нечего, то просто отмените совещание (желательно заранее), а члены команды сами решат, на что потратить появившиеся у них лишние 45 минут.

Два других секрета успешного совещания – наличие повестки дня и ведущего. Старайтесь уменьшить число пунктов повестки дня до минимума, необходимого, чтобы каждый член команды был в курсе важнейших событий, вопросов и проблем. Если нечто можно отложить на следующее совещание, то лучше так и сделать. Если совещание ведете вы, то постарайтесь обсудить повестку дня как можно оперативнее. Частые совещания полезны только тогда, когда они не затянуты.

Еще один метод внутренних коммуникаций не относится ни к одной из двух описанных разновидностей – это простые прогулки по офису. По моему опыту, самые продуктивные беседы происходят при случайных встречах в коридоре, возле кофейного аппарата или по пути на обед. Многое можно узнать, просто прогуливаясь и беседуя с проходящими мимо людьми, которым, в свою очередь, наверняка интересно поговорить с вами. Не стоит недооценивать такой метод сбора фактов.

Какой бы способ общения вы ни избрали, главное, чтобы вы общались часто и были открыты для контактов. Тем самым вы повысите эффективность работы команды и укрепите ее дух, а ваш начальник станет гораздо спокойнее на ваш счет. В общем, включите свет и уберите навоз!