Как провести беседу о результатах деятельности

Как провести беседу о результатах деятельности

Что должен делать эффективный менеджер

Планирование и подготовка

1. Заранее ознакомьтесь с результатами работы ваших коллег.

2. Определите важные, с вашей точки зрения, вопросы.

3. Выделите положительные стороны, а также моменты, требующие доработки.

4. Тщательно подготовьте свою критику: говорите по делу, подкрепляйте слова конкретными примерами.

5. Составьте план, на который вы будете опираться в ходе обсуждения.

6. Выберите удобное время для встречи: не назначайте ее в слишком «загруженные» дни.

7. Выделите для него достаточно времени – час или два.

8. Настройтесь на правильный лад: позитивное мышление, возможность обсудить работу команды и дальнейшее развитие и т. д.

9. У вас есть возможность дать положительный отзыв.

10. Поймите, что большинство людей получают удовольствие от этой важной, хотя и не жизненно важной процедуры.

Беседа: начало

1. Отключите телефоны, попросите, чтобы вас не беспокоили, и т. д.

2. Сосредоточьтесь, успокойтесь, настройтесь на позитивное мышление.

3. Четко определите для себя, какие вопросы вы, как руководитель, хотели бы обсудить.

4. Поприветствуйте и поблагодарите коллегу за то, что он нашел время и возможность встретиться с вами.

5. Подтвердите цели и регламент совещания.

6. Обратите внимание на то, что задача вашей беседы – повысить эффективность работы всех сотрудников; покажите, что вы хотите улучшить работу команды и компании в целом.

7. Укажите, по каким параметрам оценивалась работа вашего коллеги (модели эффективного поведения и навыки), вновь подчеркните, что цель оценки – повысить уровень профессионализма всей компании.

8. Обратите внимание на то, что разговор будет посвящен не только оценке работы, но и дальнейшему развитию – вы хотите обсудить бизнес-цели сотрудников в частности и подразделения в целом, карьерные планы и т. д.

9. Подчеркните конфиденциальность беседы.

10. Дайте понять, что вы готовы к открытому и конструктивному разговору.

11. Уточните итоги обсуждения: согласование действий, план личного развития.

12. Удостоверьтесь в том, что ваш коллега согласен с целями и задачами.

Беседа: обсуждение

1. Для начала определите принципы дискуссии:

– баланс отрицательной и положительной оценки;

– не только подчеркнуть сильные стороны, но и определить сферы, нуждающиеся в доработке;

2. Дайте понять, что вам интересна реакция и мнение коллеги, что вы готовы вместе обсуждать любые вопросы.

3. Для начала спросите, что ваш коллега думает о своей работе:

– Как Вы оцениваете свою работу и вклад в общее дело?

4. В первую очередь сосредоточьтесь на сильных сторонах работы коллеги:

– В чем Ваши сильные стороны?

5. Поддерживайте разговор, задавая коллеге наводящие вопросы, которые позволили бы ему высказать свое мнение:

– Действительно? Не могли бы Вы поподробнее объяснить Ваше мнение?

– Это удивило Вас?

– Что-нибудь еще было для Вас неожиданностью?

– Каковы Ваши сильные стороны?

– Почему у Вас возник такой вопрос?

– Вас это порадовало?

– Вам кажется, что Вы иногда склонны действовать подобным образом?

6. Старайтесь не углубляться в рассуждения и не руководить дискуссией:

– предоставьте слово коллеге;

– слушайте и помните, что вы не должны постоянно говорить.

7. Ведите разговор по принципу 80/20: вы должны говорить только 20 % времени.

8. Прежде чем переходить к поиску решений проблем, придите к согласию относительно слабых и сильных мест.

9. Высказывайте свое мнение, но говорите только за себя:

– Мне кажется, что иногда Вы уделяете слишком много внимания деталям;

– избегайте фраз вроде: «Сообщалось, что …», «Считается, что…».

10. Стройте разговор на темах, заявленных вашим собеседником, старайтесь развить обсуждение:

– не торопитесь сменить тему;

– отнеситесь к этому, как к беседе, а не как к плановому обсуждению.

11. Попросите коллегу подвести итог обсуждения и вывести свою оценку:

– Какие выводы Вы сделали о своих сильных и слабых сторонах?

12. Выскажите свое мнение, с позиции руководителя:

– Мне хотелось бы, чтобы Вы принимали большее участие в планировании новых проектов;

– Мне кажется, Вы могли бы меньше заниматься … и больше … (Говорите по делу).

13. В конце придите к согласию и лишь после этого переходите к составлению плана действий и программы развития.

Беседа: завершение

14. Воспользуйтесь схемой «Стоп, Старт, Продолжение», обдумайте различные варианты, помимо формального обучения.

15. Продумайте возможность получение нового опыта, помощи коллег, самоподготовки, смены обязанностей, выполнения новых заданий, развивающих новые навыки, проведения регулярных бесед, стажировок и т. д.

16. Предложите свои варианты, но не навязывайте их:

– прежде чем утверждать любой план действий, убедитесь в том, что ваш коллега действительно поддерживает идею;

– решения должен найти ваш коллега, а не вы.

17. Согласуйте и запишите план действий:

– будьте кратки;

– укажите, что, когда и как следует сделать.

18. Согласуйте периодичность последующего контроля:

– попросите коллегу высказать последние замечания и поблагодарите его за разговор.