Глава 34 Архивы и хранение проектов

Глава 34

Архивы и хранение проектов

Очень важная составляющая работы над дизайном проекта – правильная организация хранения его материалов, файлов и документов. Как уже упоминалось, необходимо сохранять техническое задание вплоть до конца работы над проектом. Желательно не выбрасывать и все сделанные вами от руки эскизы и пометки на чертежах – особенно те, которые появились в присутствии заказчика по итогам обсуждения с ним деталей.

Естественно, необходимо хранить все подписанные вами договоры – по крайней мере несколько лет. Обязательно нужно распечатывать один экземпляр проекта для себя – не тот, с которым вы будете ездить на стройку, а чистовой, красиво переплетенный. Хранить его тоже нужно по крайней мере пару лет. Иногда есть необходимость вернуться к этому проекту спустя некоторое время, чтобы найти какую-то информацию. А иногда нужно просто показать потенциальному заказчику, как выглядит полноценный дизайн-проект в реальности, в его физическом воплощении.

Отдельный разговор – хранение файлов на компьютере. На одном из прошлых мест работы меня научили сохранять предыдущие версии чертежей, чтобы всегда можно было к ним вернуться, – и это, поверьте, очень удобно. Несколько раз эти старые версии меня просто спасали от необходимости полностью вычерчивать все сначала.

Электронные версии проектов также лучше хранить. Теоретически – всегда. Никогда не знаешь, когда и почему они могут пригодиться. Например, может попасться квартира с такой же планировкой. Или попросят тот же объект переделать еще раз, для нового ремонта или для новых хозяев. Или захочется использовать те же приемы или элементы в другом проекте. В общем, рекомендую электронные версии хранить подольше.

Также очень важно организовать рабочие папки таким образом, чтобы вы всегда легко могли найти нужную информацию. Например, у меня папки с проектами отсортированы по годам, каждому проекту присвоен свой уникальный номер, есть список всех проектов с координатами клиентов и кратким описанием. Я также сохраняю все файлы, которые я высылала по этому проекту (например, письма заказчику или отправленные поставщикам запросы цен на материалы и мебель) и все файлы, которые я получала по нему (ответы на запросы по ценам, какую-то информацию от клиента). Я также фотографирую объект при каждом посещении и сохраняю все фото с датами в папке проекта.

Это не значит, что вы должны организовывать свои файлы таким же образом. Но в них должна быть определенная логика, которая упростит вам поиск нужной информации и застрахует от того, чтобы удалить лишнее.

Совсем недавно мне позвонил прораб, работавший на моем объекте два года назад. Ему нужно было узнать номер затирки для швов плитки, так как на объекте был произведен какой-то гарантийный ремонт. Я легко нашла эти данные у себя в проекте. У меня даже есть информация по кодам всех красок, которые были выбраны для этого проекта, поэтому перекрасить какую-то часть помещений также не представляет проблемы.

Возможно, я параноик, однако я считаю наиболее правильным хранить несколько копий своих рабочих файлов в разных местах. Ведь современные электронные носители не всегда отличаются надежностью, компьютеры и жесткие диски имеют свойство выходить из строя, файлы могут быть испорчены вирусами, а CD иногда царапаются и даже взрываются в устройствах воспроизводства. Поэтому я храню свои архивы и рабочие папки как минимум в трех местах – на стационарном компьютере, ноутбуке и выносном жестком диске. Я сохраняю файлы каждый месяц, а также по завершении крупных проектов, перед командировками, профилактикой компьютеров и тому подобными событиями. Я сохраняю и более старую версию рабочих чертежей, а не только текущую. Также я храню резервную копию своего сайта на тех же трех носителях.

Я знакома со многими художниками, архитекторами, дизайнерами, которые в силу каких-то обстоятельств потеряли свои архивы, – они всегда чрезвычайно переживают по этому поводу, иногда долгие годы. Поэтому я очень рекомендую вам относиться к хранению информации со всей серьезностью. Даже если вам сейчас кажется это лишним.