Семь пунктов

Семь пунктов

Когда готовишься к сражению, планы бессмысленны, но планирование необходимо.

Дуайт Эйзенхауэр

ЦЕЛЬ ИГРЫ

Каждая встреча должна быть запланирована. Разумеется, даже самый великолепный план не может гарантировать однозначного успеха, но он даст вам базис, с которым можно будет работать. Для построения базиса и предназначена игра «Семь пунктов» (The 7Ps Framework).

КОЛИЧЕСТВО ИГРОКОВ

Индивидуальная игра.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ИГРЫ

От 20 минут до 2 часов.

МЕТОДИКА

Составьте список из перечисленных далее пунктов. Даже недолгое обдумывание каждого пункта при подготовке к совещанию может улучшить его результаты.

? Цель . Зачем проводится совещание? Как руководитель вы должны иметь четкий и лаконичный ответ на этот вопрос. Оцените срочность мероприятия: что именно происходит, по каким причинам нужно спешить? Если вам сложно ответить на эти вопросы, спросите себя, так ли уж необходимо это совещание.

? Результат . Какой артефакт появится в результате совещания? Каково его предназначение, как он помогает достичь поставленной цели? Если кажется, что ваши совещания сводятся только к разговорам, а до конца ничего не доводится, подумайте, как артефакт может поменять ситуацию.

? Люди . Кого следует пригласить на совещание, какую роль играют эти люди? Формировать список участников проще всего при помощи вопросов и ответов. Какие вопросы будут рассматриваться в процессе совещания? Кто лучше всего сможет ответить на эти вопросы?

? Процесс. Какой программой действий воспользуются эти люди для достижения результата? Из всех пунктов данного списка именно программа действий (повестка дня) является главной в плане предварительной работы с коллективом. Выработайте ее совместно, чтобы обеспечить дальнейшую деятельность, направленную на результат.

? Подводные камни . Что может угрожать успеху собрания и как вы собираетесь с этим бороться? Это могут быть как простые меры противодействий, например запрещение приносить с собой ноутбуки, так и список тем, которые вы считаете нерациональным затрагивать во время обсуждения.

? Подготовка . Что обязательно нужно подготовить к собранию? Это могут быть как материалы, с которыми следует ознакомиться вам, так и «домашняя работа» для остальных участников.

? Практические рекомендации . Сюда входит материально-техническое оснащение мероприятия – где, когда и, самое важное, кто обеспечит собравшихся обедом.

СТРАТЕГИЯ

Каждый из элементов списка может влиять на остальные, и это следует учитывать при разработке плана. К примеру, если предполагается, что какие-то участники будут присутствовать только на части совещания, это изменит его ход.

Вовлекайте в подготовку к мероприятию остальных участников. Это самая короткая дорога к эффективной работе.

Повторяющиеся собрания начинают жить собственной жизнью и могут отклониться от исходной цели. В подобных случаях имеет смысл регулярно задавать себе вопрос «Зачем мы собираемся?».

Повесьте список из всех семи пунктов на видное место. Эти ориентиры помогут направлять группу в нужное русло.

Всегда имейте план, но помните, что по ходу дела он может меняться. Наши семь пунктов дают основу для планирования собрания, но они не могут провести собрание за вас. Поэтому вы как ведущий должны быть готовы к любым неожиданностям.

Автором игры «Семь пунктов» считается Джеймс Макануфо (James Macanufo).