16. Практическая работа

Глупость, изложенная последовательно, воспринимается лучше умной мысли, изложенной хаотично.

Всё-таки, люди, работающие в направлении улучшений и, в частности, применяющие картирование потока и различные способы анализа, должны обладать не просто некими знаниями, полученными из интернета, брошюр, семинаров и даже из достаточно подробного описания применения инструмента в книгах, подобно этой. Должен быть некий начальный практический навык, полученный в ходе небольшой практической работы под руководством специалиста (тренера), либо отработанные приёмы на наиболее простом и мелком участке потока.

В каждой организации, если, конечно, она планирует существовать как минимум ближайшие несколько лет, необходимы люди, занимающиеся улучшениями и обладающие навыками анализа потоков создания ценности или по использованию инструмента картирования. Иные альтернативы – оставить развитие организации как есть и не улучшаться, либо вкладывать огромные средства на улучшения, либо нанять специалистов по улучшениям со стороны. Первый вариант ведёт к постепенному росту потерь и внутренних издержек и, как следствие, к утрате конкурентоспособности на рынке. Второй вариант, впрочем, как и третий, достаточно дорогостоящий, не каждая организация может его позволить себе.

В настоящем разделе описывается алгоритм проведения практической работы при подготовке так называемых тренеров, т. е. людей, обладающих навыками практического применения инструмента картирования. Основные требования к таким людям – это желание, активность и энтузиазм, так как любой процесс улучшений – это, прежде всего, вопрос веры в свои силы и возможность изменений.

В результате практических занятий требуется достижение следующих целей:

– Получение теоретических знаний о потоке создания ценности и инструменте оптимизации потоков создания ценности;

– Получение практических навыков построения, анализа и разработки решений по оптимизации потока создания ценности;

– Закрепление правил и последовательности шагов при оптимизации потока создания ценности.

Продолжительность занятий варьируется в зависимости от степени подготовки группы, сложности выбранного для практики потока, глубины анализа и может превышать двадцать часов. Для большего удобства изложения и усвоения информации представленный алгоритм практической работы представлен поэтапно (см. рисунок 16.1).

Рис. 16.1

Первый этап, как и каждый последующий, начинается с соответствующего теоретического блока, которым может являться соответствующий раздел настоящей книги, только представленный в более наглядном виде. Необходимо помнить, что человек лучше усваивает информацию последовательно и постепенно. Глупость, изложенная последовательно, воспринимается лучше умной мысли, изложенной хаотично. Так же, человек не может усваивать много информации за раз, поэтому теоретические блоки лучше давать постепенно, накладывая новую информацию на уже усвоенную.

Выбор продукта для практических занятий должен быть максимально упрощён, а границы потока – сужены. Не стоить брать глобальный поток, проходящий через несколько структурных подразделений, лучше выбрать небольшой отрезок в пределах цеха или участка. Очень важно не пропускать указанные шаги алгоритма, т. к. наверняка уже на этапе Go-Look-See группе захочется сразу же приступить к отображению текущего состояния, не выходя в место создания ценности. В таких случаях преподавателю или старшему по обучению придётся заставить группу выйти и наблюдать, а затем собраться и обсудить увиденное, а при необходимости идти нова. Построение КПСЦ и диаграммы Спагетти – самостоятельная работа группы, а не руководителя обучения. Здесь принципиально воссоздание полной картины текущего состояния своими руками, т. е. руками группы. Важно ограничивать работу группы по времени, потому что работа занимает всё выделенное на неё время. Разумеется, это не должно перерасти в жёсткий контроль за временем, необходимо давать возможность закончить работу, но и группа должна знать, что процесс построения карты не бесконечен. По завершению формирования карты потока и диаграммы Спагетти один из участников группы (или два) по очереди докладывает о проделанной работе. Доклад должен содержать основные этапы проведённых работ, описание построенного потока и основных запомнившихся моментов в проделанной работе. Доклад необходим, как и любое повторение материала, для более качественного усвоения материала, проверки карты на наличие логических ошибок, которые непременно вскроются при их наличии. Акцентирование внимания на запомнившихся моментах является неотъемлемой частью обучения, так как данная процедура позволяет осознать необходимость визуального отображения потока и командной работы как докладчику, так и всем присутствующим. В начале практической работы каждый участник представлял себе поток по своему, и только после построения текущего состояния потока у всех сложилась общая, максимально приближенная к истине картина. Именно на этом тренер и должен сфокусировать внимание группы на этапе обсуждения итогов начального этапа.

Второй этап, в зависимости от требований к результатам обучения, может значительно варьироваться по времени. Одно дело, если обучается группа мастеров и начальников цехов, перед которыми поставлена задача свершения глобальных логистических перестановок, но другое, если перед группой из представителей службы качества и технологических отделов поставлена задача снижения доли бракованной продукции. Соответствующий теоретический блок, как и дальнейшая работа по анализу, должна строиться исходя из определённых задач, поставленных перед обучаемыми. В классическом варианте проведения практических работ проводится анализ узких мест потока, являющийся обязательным в любом варианте обучения, а так же выявление и анализ проблем потока. Анализ проблем необходим для того, чтобы группа немного изменила угол взгляда на поток, начала видеть проблемы и измерять их. Во время доклада очень важно акцентировать внимание на вновь открывшихся взору группы проблемах, которые раньше кто-либо не замечал. Соответствующий вопрос тренера должен звучать так: «Какие проблемы вы смогли увидеть их тех, что раньше не замечали?». Ответ на этот вопрос не менее важен, чем акцент на единое представление потока в начальном этапе.

Третий этап – формирование идеального состояния КПСЦ. В соответствующем теоретическом блоке даются принципы построения будущего состояния, управления вытягивающей логистикой, расчёта запасов, а также необходимая символика. Здесь тренеру нужно пристально следить за тем, чтобы формирование будущего состояния шло пошагово, начиная от Заказчика и двигаясь в начало технологической цепочки. Необходимо стимулировать фантазию группы и помогать ей подальше уйти от тех реалий, которые они наблюдали и выстраивали несколько часов назад. Полученное состояние потока должно быть действительно идеальным, потому как в случае практического обучения основная задача заключается в том, чтобы поднять планку представляемого идеала у обучаемых как можно выше. Подталкивать эту планку, во время формирования карты потока идеального состояния – задача тренера (либо руководителя обучения). Основной акцент при обсуждении должен быть поставлен на максимальную идеализацию потока с точки зрения принципов формирования будущего состояния, но никак не с точки зрения реальных возможностей. Всё ли мы сделали идеально? Возможно ли улучшить ещё что-нибудь?

Завершающий этап, формирование плана перехода, тоже имеет свои особенности и «подводные камни». Основное внимание тренера должно быть направлено на формирование плана по шагам, с возможностью осуществления пробных прогонов и обязательной стандартизацией результатов. Нет стандарта – нет улучшения. Часто бывало так, что при практическом обучении составлялись вполне реальные планы по преобразованию потока с реальными фамилиями и сроками, которые впоследствии воплощались в жизнь. В таких случаях все наработанные материалы, в том числе и план, должны быть представлены руководителю выбранного потока. О результатах работы аналогично должно быть доложено одним из представителей обучающихся. Разумеется, докладчики на каждом этапа должны меняться.

Подводя итоги проведённого обучения, группа должна уметь ответить на следующие вопросы:

– Что такое ценность?

– В чём заключается ценность рассмотренного процесса?

– Что такое поток создания ценности?

– Что такое карта потока создания ценности?

– Для чего нужна карта потока создания ценности?

– Для чего нужна диаграмма спагетти?

– Для чего нужна диаграмма Ямадзуми?

– Назовите основные этапы оптимизации потока.

– Что такое время такта?

– Каковы принципы формирования будущего состояния потока?

Для удобства, общий план проведения обучения картированию потока представлен в приложении 6.