4.5. Учет дебиторской задолженности работников

Учет дебиторской задолженности работников ведется на счетах 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» и 2150 – «Долгосрочная дебиторская задолженность работников», где отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности работников подотчетным суммам, командировкам, по предоставленным работникам краткосрочным и долгосрочным займам, а также расчеты по возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и другие), причиненного организации работником, сроком до одного и свыше одного года.

Подотчетные лица – круг работников организации, которые имеют право на получение авансом наличные суммы денежных средств в подотчет на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы (служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, оплачивают почтовые переводы и осуществляют прочие расходы).

Эти расходы не всегда возможно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков, в силу чего для их оплаты и осуществления других аналогичных расходов работникам выдают в подотчет согласно расчету, утвержденному руководителем организации, наличные деньги. Авансы выдаются не ранее наступления действительной необходимости в расходах и только тем сотрудникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществление расходов из подотчетных сумм, а также лицам, направляемым в служебные командировки.

Основными нормативными документами, в которых описаны положения о материальной ответственности, является статьи 91и 92 Закона РК «О труде в Республике Казахстан».

Материальная ответственность означает, что работник должен обеспечить сохранность имущества, денежных средств и других ценностей организации, к которым они имеет доступ при исполнении своих обязанностей.

Командировка – направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

Документальное оформление командировочных расходов регулируется следующими законодательными и нормативными правовыми актами:

1. Трудовым кодексом Республики Казахстан (с изменениями и дополнениями по состоянию на 07.11.2014 г.).

2. Налоговым кодексом Республики Казахстан (с изменениями и дополнениями по состоянию на 15.01.2014 г.).

3. Постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года N 1428 «Правила о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан».

4. Учетной и налоговой политикой организации.

5. Индивидуальными трудовыми, коллективными договорами.

6. Положениями о служебных командировках организации.

Перед выездом в командировку работников руководителю организации руководители структурных подразделений подготавливают служебную записку, с указанием основания, пункта назначения, периода и даты командировки, и после подписания ее передается в департамент по управлению персоналом для оформления приказа на командирование.

Бухгалтер, получив приказ на командирование работников, проверяет корректность его составления и проверяет правильность оформления приказа:

– назначение выплаты;

– период командировки;

– подписи ответственных лиц организации.

В случае, если приказ составлен (оформлен) неправильно, информирует департамент по управлению персоналом, о необходимости его исправления.

В случае, если приказ составлен (оформлен) правильно, бухгалтер производит расчет денежного аванса, который относит в подотчет командируемым.

Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем.

При оформлении командировочного удостоверения указываются наименование организации, фамилия, имя, отчество, работника, направляемого в командировку, его должность, наименования структурного подразделения, в котором он работает. Поскольку командировочное удостоверение выписывается на основании подписанного приказа (распоряжения) о направлении в командировку, то указывается место назначения и целесообразно указать также цель командировки.

Фактическое время пребывания в месте командирования определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в пункт назначения и дате выбытия из пункта назначения, которое заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение является отчетным документом по месту и срокам пребывания в служебной командировке.

Не требуется оформлять командировочное удостоверение, если организация направляет своего работника в страны дальнего и ближнего зарубежья. Такие загранкомандировки оформляются только приказом руководителя о направлении одного или нескольких работников в краткосрочную командировку за границу с указанием места, цели и срока командировки. никаких отметок о пребывании в месте командировки в документах командированного не делается. По возвращении из загранкомандировки работник, кроме авансового отчета, представляет копию загранпаспорта, в котором имеются отметки контрольно-пограничных пунктов Республики Казахстан и по этим отметкам определяются даты пересечения границы, т.е. время пребывания в командировке.

В соответствии с п. 6 Правил, днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспорта на место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выезда считаются текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки. Если станция отправления вокзал, пристань или аэропорт находится за чертой населенного пункта, то день выезда в командировку исчисляется указанными выше способом с учетом времени, необходимого для проезда к месту отправления транспорта. Днем приезда из командировки считается день фактического прибытия поезда, автобуса или другого транспортного средства, на котором работник прибыл на место постоянной работы, но опять-таки с учетом времени проезда от места прибытия транспорта до населенного пункта. В случае несвоевременного прибытия или отправления поезда перевозчик по просьбе пассажира выдает ему документ, свидетельствующий об опоздании поезда.

В соответствии со статьей 152 Трудового кодекса РК, за время командировки за работником сохраняются места работы (должность) и заработная плата. Работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

а) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в т.ч. за время в пути;

б) расходы по проезду к месту назначения и обратно;

в) расходы по найму жилого помещения.

Суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика. Кроме того, согласно подпункту 4 пункта 3 статьи 155, не рассматриваются в качестве дохода физического лица компенсации при служебных командировках за каждый календарный день нахождения в командировке – в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке.

Командированному работнику выдается аванс по смете в валюте той страны, куда он направляется, при отсутствии какоголибо вида валюты, расчет производится в свободно-конвертируемой валюте. При сдаче авансового отчета командированному работнику возмещаются суточные в пределах норм, установленных законодательством для каждой страны, а также расходы, подтвержденные документально по проезду к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, расходы по найму жилого помещения.

Расчетная сумма командировочных расходов вносится бухгалтером в формируемый реестр оплаты платежей, который направляется на согласование уполномоченным работникам.

Подписанный реестр платежей, вместе с прилагаемым Приказом на командировку передаются специалистам в бухгалтерию, осуществляющим перечисление авансов командировочных расходов на лицевые карт-счета работников или в кассу.

По возвращении из командировки работник обязан предоставить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагается командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду, расходы при оформлении выездной визы, копия загранпаспорта.

При сдаче авансового отчета командированному работнику возмещаются суточные в пределах установленных нормативов и расходы, подтвержденные документально: фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь (стоимость проездных документов, услуги предварительной продажи билетов, расходы обязательного страхования пассажиров на транспорте, расходы по пользованию постельными принадлежностями, расходы по проезду транспортом общего назначения до пункта, находящегося за чертой города, расходы по оплате услуг камер хранения при задержках транспортных средств, расходы, связанные с перегрузом при отправке производственного оборудования, подтверждение документально и т.д.); фактически произведенные расходы по найму жилого помещения, включая оплату расходов за бронь (плата за проживание, услуги по бронированию мест в гостинице, расходы за телефон, телевизор и холодильник, если ими укомплектован номер, плата за междугородние переговоры по вопросам, связанным с командировкой, подтвержденная документально).

Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета, учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой организации. При этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

Если расчеты с подотчетными лицами производятся в иностранной валюте (при служебных командировках, оплате представительских и других расходов за рубежом) операции с иностранной валютой по счетам 1250 и 1010 отражаются в тенговом эквиваленте. Возникшие положительные или отрицательные курсовые разницы отражаются по счетам 6250 – «Доход от курсовой разницы» и 7450 – «Расходы по курсовой разнице».

Учет представительских расходов. В процессе деятельности работники организации могут получать наличные деньги в подотчет на представительские расходы.

К представительским расходам, связанным с деятельностью организации, относят расходы по приему и обслуживанию лиц представителей других организаций, производимые в целях установления деловых контактов, поддержания взаимного сотрудничества, проведения совещаний и других мероприятий, непосредственно связанных с его деятельностью; а также в целях организации и проведения заседаний совета директоров или иного органа управления организации, кроме исполнительного органа.

К представительским расходам относятся расходы на транспортное обеспечение указанных лиц, питание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Документы, подтверждающие расходы на мероприятие представительского характера, должны быть разработаны организацией и утверждены в учетной политике. В качестве основополагающих документов для оформления представительских расходов могут быть использованы:

приказ с обоснованием проведения мероприятия по приему представителей других юридических лиц, участников правления, совета директоров, ревизионной комиссии;

– программа пребывания и проведения делового приема, вкоторой отражаются сведения о дате и месте встречи представителей; ожидаемое количество участников; перечень обсуждаемых вопросов;

– смета расходов с обоснованием каждой статьи расходов.

После подписания приказа о проведении приема и обслуживания лиц в целях поддержки взаимного сотрудничества (проведения совета директоров или собрания акционеров) бухгалтерия выдает подотчетному лицу сумму, утвержденную сметой.

Подотчетное лицо по окончании мероприятия, организованного во исполнение приказа, представляет в бухгалтерию: авансовый отчет с первичными документами, подтверждающими расходы (кассовые ордера, фискальные кассовые чеки, закупочные акты, счета, билеты, договора аренды и т.п.), акт об исполнении сметы, утвержденный руководителем.

Не допускается списание с подотчета сумм без документов, обеспечивающих достоверность расходов.

В соответствии с положениями главы 36 Гражданского Кодекса РК и на основании заявления работника и распоряжения руководителя организации, между сотрудником и организацией заключается договор о беспроцентном займе. На основании заключенного договора работнику выдается ссуда, которая отражается двойной записью:

Данный текст является ознакомительным фрагментом.