7.2.1.4. Microsoft Access
7.2.1.4. Microsoft Access
В каждой области деятельности создаются собственные базы.
База данных (БД) – это совокупность взаимосвязанных и упорядоченных данных, которая обеспечивает их оптимальное использование в определенной области человеческой деятельности.
С точки зрения компьютера, база данных физически представляет собой файл базы данных. В MS Access такой файл имеет расширение. MDB. Сама база данных состоит из определенного количества таблиц В свою очередь, таблица состоит из полей (столбцов), содержащих данные одинакового типа или предназначенных для их ввода. Например, если вы создали поле Адрес, значит в нем должны храниться адреса, но никак не фамилии, которые следует помещать в свое отдельное поле – Фамилии, также предварительно созданное. Такой принцип размещения данных позволяет максимально использовать возможности системы управления базами данных, например, сортировку, запросы и т. д.
Прежде чем приступить к изучению программы MS Access необходимо уяснить некоторые понятия, применяемые в программе.
Таблицы служат источником данных для запросов, форм и отчетов. Запрос – это средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенного пользователем условия. Запросы позволяют создавать виртуальные таблицы, которые состоят из вычисляемых полей или полей, взятых из других таблиц. В MS Access может использоваться несколько типов запросов: для отбора, добавления или удаления данных. Для описания запроса используется стандартный язык SQL (Structured Query Language – язык структурированных запросов). Он является стандартом для многих программных продуктов, особенно СУБД, но это уже область деятельности программистов, поэтому в MS Access используется представление запроса в виде диалогового окна. Все его элементы соответствуют определенным командам SQL, хотя пользователь может об этом даже не знать. Зато программист всегда может перейти от диалога к хорошо известным ему командам.
Запрос удобно использовать и в качестве «буфера» между таблицами и формой. Можно считать, что запрос – это та же таблица, только создаваемая в памяти компьютера на время работы программы. В запросе можно создавать вычисляемые поля, которых нет в исходных таблицах, сортировать и отбирать данные. При этом информация в исходных таблицах остается неизменной.
Форма представляет собой окно диалога или документ в электронном варианте. Любой пользователь работает со множеством диалоговых окон в программах, сконструированных для Windows. В MS Access пользователи сами могут создавать для себя окна не хуже фирменных, но именно с той информацией, которая им необходима. Форма может представлять собой документ, который надо выводить на печать. Служебные элементы формы не распечатываются, и пользователь получает на бумаге полноценный документ.
Отчет – средство создания сложных (в частности многостраничных) документов и вывода их на печать. Отчеты создаются на основе форм или отдельно, при помощи специальных средств. Особенность отчета заключается в том, что он формируется каждый раз заново, после того, как пользователь захочет его открыть. Поэтому иногда приходится ждать несколько секунд, пока форматирование отчета будет завершено. Зато в отчетах всегда присутствует актуальная информация.
В MS Access существуют две системы для создания программ обработки данных. Первая, позволяющая создавать макросы, упрощена настолько, что пользователь создает программы в режиме диалога, имея все необходимые подсказки. Вторая основана на использовании языка Visual Basic. Программы в этом случае хранятся в так называемых модулях. Эта система более сложная, но зато она обладает большими возможностями.
Создание файлов, таблиц и полей базы данных
Для создания файла выполним последовательно 8 операций.
Выполните команду Создать. (New Database) меню Файл (File). Откроется диалоговое окно Создание базы данных (New Database).
Наберите имя файла создаваемой базы данных в поле Имя файла (File Name) – до 8 знаков без пробелов и нажмите кнопку ОК.
Для этой же операции в ряде случаев удобно пользоваться командой Сохранить как (Save As).
Теперь файл базы данных существует на жестком диске, и можно приступать к формированию внутренней структуры данных.
Следующий шаг – создание таблицы базы. Ее можно разрабатывать как самостоятельно (для чего нужен определенный опыт и заранее четко продуманный план и структура таблицы), так и с помощью Мастера (Table Wizard).
1. Укажите стрелкой мыши на ярлык (Table) и щелкните левой кнопкой мыши.
2. Нажмите находящуюся рядом кнопку Создать (New). Откроется диалоговое окно Создание таблицы (New Table) с кнопками Мастер (Table Wizard) и Новая таблица (New Table).
3. Нажмите кнопку Мастер (Table Wizard) этого окна. Откроется первое диалоговое окно Мастера – Разработка таблицы (Table Wizard).
4. В первом (левом) списке – Образцы таблиц: (Sample Tables) выберите название типа таблицы (например, Заказчики (Customers) или Адреса (Mailing List) и т. д. – в зависимости от назначения таблицы).
5. Во втором списке – Образцы полей: (Sample Fields:) последовательно выберите поля, необходимые для включения в таблицу (помните, что данные поля будут столбцами вашей таблицы). Для этого сначала щелкните стрелкой мыши по нужному полю в списке, а затем нажмите находящуюся правее кнопку «>». Проделайте эту операцию для каждого из подлежащих включению в таблицу полей.
6. Нажмите кнопку Далее> (Next>). Появится второе диалоговое окно Разработка таблицы (Table Wizard).
7. Здесь введите имя вашей таблицы и нажмите кнопку Далее> (Next>).
8. Появится третье диалоговое окно Мастера. Здесь вы можете убедиться, что произведенные установки правильны, вернуться в случае чего обратно, либо нажать кнопку Готово (Finish).
Структура таблицы базы данных готова. Она имеет указанное количество полей. Поля являются столбцами. Строки пока пусты – в них вы будете вносить соответствующую информацию – записи.
Работа с базой данных
При работе с базой данных удобно использовать стандартные возможности, которые предоставляет Access.
Добавление записи.
Программа добавляет новую запись в таблицу, когда пользователь нажимает клавишу со стрелкой вниз, если курсор находится на последней записи. Но можно использовать и специальную кнопку:
– Новая запись.
Аналогичная кнопка есть и в строке «Запись» в формах.
Удаление записи.
Есть два варианта:
• выделить строку в таблице и нажать клавишу Del.;
• выделить строку (запись) и нажать кнопку:
– Удалить запись.
Сортировка и фильтрация.
Если необходимо отсортировать таблицу по одной из граф, надо установить курсор на эту графу и нажать кнопку:
– Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.
Допустим, надо просмотреть строки таблицы, в которых есть заданное слово. Тут поможет фильтр. Надо выделить искомое слово в любой строке и нажать кнопку:
– Фильтр по выделенному.
Для отмены фильтрации нажмите кнопку:
– Удалить фильтр.
Аналогичные функции доступны и в контекстном меню, связанном с ячейками таблицами, но контекстное меню обеспечивает дополнительные возможности. Например, в таблице указаны цены товаров, и надо просмотреть все товары, цена которых больше 3000 рублей. Установите курсор в графе «Цена» и нажмите правую кнопку мыши. В открывшемся контекстном меню в строке «Фильтр для» введите: >3000. Будет включен режим фильтрации (отбора). Для отмены этого режима используйте кнопку Удалить фильтр.
Поиск
Нажмите кнопку Поиск и введите образец данных. Обратите внимание на опции в окне диалога. Можно искать с учетом клавиатурного регистра (строчные и прописные буквы будут различаться) или без различия строчных и прописных букв, по всей таблице или только по одному полю, вверх по таблице или вниз по таблице и т. д. Если фрагмент найден, то для поиска следующего такого же фрагмента надо нажать кнопку Найти далее в окне диалога Поиск.
Автоматический набор номера.
Если в базе данных введены телефонные номера, можно использовать кнопку:
– Автонабор.
Сначала нужно выделить (мышью) требуемый номер. Выделять номера можно не только в полях, предназначенных для хранения телефонных номеров, но и в любых текстовых данных.
Использование запросов
Через некоторое время ваша база данных примет, скорее всего, довольно внушительный размер, и возникнет необходимость в быстром нахождении информации. Для этого следует использовать Запросы к базе данных.
По своему назначению Запросы можно подразделить на:
Запросы-выборки (Select Queries) – служащие только для выбора информации из базы данных и ее отображения на экране, но не приводящие к изменениям в ней;
Запросы-действия (Action Queries) – служащие для внесения указанных в запросе изменений в определенные данные.
Запросы могут быть как предельно простыми, например – найти все фирмы-покупатели вашей продукции в Москве, так и достаточно сложными, содержащими множество критериев поиска.
Использование запросов весьма удобно, как минимум, по трем причинам. Во-первых, это возможность «гибкого» поиска информации, благодаря применению нескольких критериев Во-вторых, возможность поиска в нескольких полях базы данных (в отличие от команды Найти (Find). Наконец, в-третьих, это отсутствие необходимости каждый раз заново формировать часто повторяющийся Запрос. Единожды создав Запрос, вы можете сохранить его и в дальнейшем использовать многократно.
Чтобы создать Запрос к базе данных сделайте следующее:
В окне базы данных, для таблицы которой необходимо создать Запрос, щелкните по ярлыку Запрос (Query).
Нажмите кнопку Создать (New). Откроется диалоговое окно Создание запроса (New Query).
Нажмите кнопку Новый запрос (New Query) этого диалогового окна Откроется диалоговое окно Добавление таблицы (Add Table) со списком Таблица/Запрос (Table/Query).
Выберите из списка необходимую таблицу базы данных, подсветив ее название курсором, и нажмите кнопку Добавить (Add) диалогового окна Добавление таблицы (Add Table).
Нажмите кнопку Закрыть (Close) диалогового окна Добавление таблицы (Add Table).
Откроется окно Запрос-выборка (Select Query).
К этому моменту предварительные данные для запроса отобраны, и необходимо сформировать сам запрос.
Определите поле и поля, в которых будет производиться поиск. Для этого дважды щелкните клавишей мыши по необходимому полю (например – Фирма в списке Покупатели). Повторите эту операцию для каждого из нужных полей – Город, Адрес и т. д.
Имена выбранных таким образом полей последовательно помещаются к первой, второй и т. д. колонках в нижней части окна Запрос-выборка (Select Query).
Щелкните клавишей мыши по строке Условия отбора (Criteria).
Нажмите кнопку Построить (Build) на панели инструментов. Откроется окно Построитель выражений (Expression Builder).
Напечатайте текст Запроса и нажмите ОК.
Выполните команду Выполнить (Run) меню Запрос (Query). На экране появятся результаты выполнения Запроса.
Чтобы сохранить Запрос для дальнейшего использования:
Выполните команду Сохранить запрос (Save Query) меню Файл (File).
В открывшемся диалоговом окне Сохранить как (Save As) наберите с клавиатуры имя Запроса и нажмите ОК или клавишу <Enter>.
Чтобы впоследствии воспользоваться уже существующим запросом:
Откройте окно базы данных.
Щелкните по ярлыку Запрос (Query).
Укажите курсором мыши имя Запроса и нажмите кнопку Открыть(Open).
После этих действий на экране появится результат выполнения запроса.
Подготовка отчетов
Создание отчетов – относительно несложный процесс, поскольку в нем участвуют различные Мастера, помогающие выполнять задачу.
Для подготовки отчета по какой-либо из существующей баз данных сделайте следующее:
Откройте окно базы данных.
Щелкните клавишей мыши по ярлыку Отчет (Report) и нажмите кнопку Создать (New). Откроется диалоговое окно Создание отчета (New Report).
Выберите необходимую таблицу и затем нажмите кнопку Мастера (Report Wizard). Откроется диалоговое окно Мастера по разработке отчетов (Report Wizard) со списком в поле Выберите мастера: (Which Wizard do you want).
В зависимости от целей отчета выберите наиболее подходящий Мастер. Предварительно можно ознакомиться с назначением каждого. Подсвечивайте курсором название каждого Мастера и читайте в нижней части диалогового окна пояснение результатов, которых можно достичь с помощью этого Мастера.
Осуществив выбор, нажмите ОК.
Откроется первое диалоговое окно указанного вами Мастера. Дальнейшие действия по сути ничем не отличаются от использования любой другой Мастер-программы MS Office. Следуйте указаниям Мастера, передвигаясь по его диалоговым окнам с помощью кнопок Далее> (Next>), <Назад (<Васк).
Если у вас возникнут затруднения – нажмите кнопку Совет (Hint) – она присутствует во всех диалоговых окнах Мастеров по разработке отчетов.
Закончив формирование отчета, нажмите кнопку Готово (Finish) диалогового окна Мастера. Готовый отчет появится на экране.
Сохраните отчет с помощью команды Сохранить (Save) меню Файл (File), напечатав его имя в открывшемся диалоговом окне Сохранить как (Save As) и затем нажав ОК или <Enter>.
Теперь в любой момент вы можете распечатать отчет с помощью команды Печать (Print) меню Файл (File).
Данный текст является ознакомительным фрагментом.