Коммуникации, принятие решений и лидерство в целях повышения производительности

Коммуникации, принятие решений и лидерство в целях повышения производительности

В этом разделе мы обсудим зависимость производительности от коммуникаций, принятия решений и лидерства. Затем мы расскажем, как менеджеры разных уровней могут повысить производительность своей организации, занимаясь повседневной работой.

Коммуникации и производительность

Информационное общество

Как говорится в бестселлере «Мегатренды», посвященном тенденциям развития современного общества, «сегодня мы переходим от постиндустриального общества к информационному». Сектор информации и объем работы, непосредственно связанной с информацией, неуклонно растут. Точный объем информационного сектора в экономике оценить трудно, поскольку многие виды деятельности, особенно в сервисной сфере, включают информационный компонент, но совершенно очевидно, что этот сектор стремительно увеличивается. В 1979 году офисные служащие стали самой большой по численности профессиональной категорией. Исследование Д. Берча показало, что всего 5 % из почти 20 млн. новых рабочих мест, созданных в 1970-х годах, были созданы в промышленном секторе (т. е. почти 90 % пришлось на информационную и сервисную сферы).

Но рост информационного сектора – лишь одна из причин, по которым эффективный менеджмент процесса коммуникации столь важен сегодня с точки зрения производительности. Технические достижения в сфере обработки информации – компьютерная техника, спутниковая связь, глобальная телефонная и телевизионная сеть – радикально повысили объемы передачи информации и сократили время ее передачи. Время передачи информации – термин, предложенный Нейсбиттом, – это время от момента передачи сообщения до момента его приема. Компании West India, например, в свое время требовались месяцы, чтобы узнать, дошли ли ее суда до места назначения, сегодня же она получает эту информацию в считанные секунды после прибытия кораблей.

Но увеличение объема информации и скорости ее передачи – палка о двух концах. Это, несомненно, повышает потенциал принятия обоснованных и своевременных управленческих решений и способствует четкой координации деятельности физически разобщенных подразделений. Вместе с тем огромный объем информации все больше затрудняет поиск и выделение нужных и релевантных сведений. Сокращение времени передачи информации означает, что у менеджеров остается все меньше времени на ее сбор и использование.

Если говорить об объемах, то в области коммуникации действуют те же ошибочные предпосылки, что и в производственной сфере. Увеличение объема информации не повышает производительности коммуникаций – она повышается благодаря использованию качественной информации. Информация – один из основных вводимых ресурсов производительности. Эффективное и результативное использование информации становится все важнее для роста производительности организации в целом. И чтобы добиться этого, необходимо учитывать взаимосвязь между технологией, людьми, структурой организации и внешней средой.

Коммуникационные технологии

Создание новых технологий для обработки информации привело к повышению производительности, сравнимому с тем, которое в годы промышленной революции обеспечили в производственной сфере стандартизация и конвейеры. Организации, не использующие новые информационные технологии, просто не могут конкурировать в современном информационном обществе.

В общем и целом, выгоды от новых информационных технологий проявляются больше всего, когда они используются для решения повторяющихся задач, связанных с программируемыми решениями, либо для задач, связанных с выполнением больших объемов чисто механического труда. Такие задачи составляют на удивление большую долю даже работы, которую большинство из нас считают в высшей степени творческой или оригинальной.

Коммуникационные технологии – отнюдь не панацея для решения проблем производительности. Чтобы обеспечить получение нужной информации в нужное время нужными людьми, необходимо тщательно интегрировать ее в информационную систему менеджмента организации. Новейшие технологии в сфере коммуникаций еще больше усиливают потребность организации в эффективном использовании старого доброго двустороннего личного общения. Как уже говорилось, организации надо достичь оптимального баланса между высокими технологиями и тесным соприкосновением. Чтобы люди поняли преимущества новых технологий и преодолели страх перед ними, их необходимо специально обучать этому.

Коммуникации с внешней средой

Вследствие зависимости от внешних сил для повышения производительности организации необходимы эффективные коммуникации с элементами внешней среды. Благодаря общению с потребителями еще до создания нового продукта фирма обеспечивает его соответствие реальным критериям качества. Связь с поставщиками позволяет обеспечить нужное количество и качество поступающих в систему материалов и других важных ресурсов. Коммуникации с правительственными органами нередко позволяют достичь неофициальных договоренностей, избавляющих фирму от дорогостоящих мероприятий по госрегулированию. Максимальное повышение эффективности коммуникаций с внешней средой приобретает особое значение в условиях постоянных перемен и сокращения времени передачи информации.

Коммуникации с людьми

Сегодня все больше организаций понимают, что наилучшее место для поиска идей по повышению производительности – это уровень непосредственного выполнения рабочих задач. Чтобы собрать такие идеи и реализовать наилучшие решения, менеджменту нужна эффективная система коммуникаций, идущих как сверху вниз, так и снизу вверх. Частично этого можно достичь благодаря формальным средствам, например ящикам для предложений или собраниям коллектива. Но самое важное – сформировать атмосферу доверия, в которой люди смело говорят о любых проблемах и не относятся к нововведениям, как к заговору менеджмента с целью лишить их работы.

Необходимость создания эффективных официальных каналов и процедур коммуникации очевидна, но в последние годы становится все понятнее, что не менее важную роль в повышении производительности играют неформальные каналы. Частично это обусловлено резким увеличением объема информации и сокращением времени ее эффективного использования. Неформальные коммуникации – как горизонтальные, так и вертикальные – ускоряют поступление информации туда, где она необходима. Они также заполняют пробелы в информационной системе, что очень ценно, учитывая, что в современной среде постоянных перемен даже самая совершенная информационная система менеджмента не способна удовлетворить все потребности менеджмента в информации. Неформальные коммуникации помогают лидерам организации сформировать ощущение тесного соприкосновения, которое просто необходимо, чтобы направить усилия небольших и неформальных групп на повышение производительности.

Информационные сети – относительно новое явление; это квазиузаконенная версия неформального канала коммуникации. Они могут быть в высшей степени организованными и абсолютно неформальными и являются средством совместного использования информации, представляющей специальный либо профессиональный интерес для организаций и отдельных лиц, практически не связанных друг с другом. Концепция таких сетей становится все популярнее в связи со все возрастающей трудностью отсева нужной информации от общего объема доступной информации по конкретному вопросу. В наше время такие сети широко используются в области социальных проблем и политической деятельности и пользователями ПК.

Принятие решений и производительность

Используя информационные технологии, можно повысить производительность самого процесса принятия решений. Качественная информация, т. е. релевантная, точная и своевременная информация, несомненно, является необходимым условием для принятия качественных решений. Информационные технологии могут напрямую улучшить процесс принятия решений, позволяя менеджеру использовать больший объем информации и устраняя некоторые наиболее трудоемкие операции. Например, менеджер по финансам благодаря соответствующим компьютерным программам сможет рассмотреть намного больше возможных альтернатив, чем его коллега, который затратит не один день на традиционные расчеты.

Как мы знаем, в организации все взаимосвязано. Недорогие компьютерные технологии способны полностью изменить структуру компании. Сегодня многие решения, ранее требовавшие привлечения специалистов, принимаются менеджерами низового звена, например мастерами и бригадирами. А если менеджер может принимать более качественные решения и перерабатывать больший объем информации, то увеличивается объем вопросов, подконтрольных ему, и расширяется сфера его ответственности. Кроме того, внедрение новых коммуникационных технологий позволяет избавиться от проблем, связанных с управлением географически разбросанными подразделениями.

Уже сегодня в плане повышения производительности сделано многое. В одном из недавних отчетов говорится:

Менеджеры высшего звена поняли, что большую часть информации, которую раньше собирали менеджеры среднего уровня, быстрее, экономичнее и с большей степенью точности можно собрать с помощью компьютеров, и начали считать средний уровень управления «лишним». Они стали относиться к своим, ими же созданным «феодальным поместьям», как к огромным затратным центрам, мало что делающим для получения прибыли, но требующим больших накладных расходов. Менеджеры, которые раньше с огромным желанием расширяли штат, рассматривая его как символ своей власти, сегодня с завистью смотрят на японских конкурентов, которые поняли, что «меньше» иногда означает «больше»… Корпоративная структура приспосабливается к более широкому сбору информации и к организации потока информации непосредственно из цехов в кабинеты высшего руководства без редакции, контроля и дополнительных мнений, т. е. без всего того, что раньше входило в функции менеджеров среднего звена.

Лидерство и производительность

Лидерство – это качество многих великих менеджеров, которому трудно дать определение, но которое имеет огромное влияние на производительность. По мнению Т. Питерса и Р. Уотермана, многие преуспевающие компании, «например IBM, P&G, Emerson, J&J и Dana, сформировали свой имидж благодаря одному человеку… Они создали культуру, впитавшую ценности и принципы их великих лидеров, и эти ценности живут и действуют уже много десятилетий после ухода этих великих гуру».

Участие работников и качество решений

Харизматические лидеры часто добивались феноменальной кратковременной производительности. Но в современном мире сложных организаций лидерство, основанное на участии людей в управлении, является намного более эффективным способом обеспечения стабильного и длительного роста производительности. Опрос исследовательской фирмы Gallup показал, что большинство рабочих США считают, что, если им позволят участвовать в решении вопросов, связанных с их работой, они будут работать старательнее и лучше. Неудивительно также, что, по их мнению, эти дополнительные усилия должны быть вознаграждены.

Неформальные организации и небольшие группы

Как вы узнали из главы 15, ранние исследования поведения людей на рабочем месте показали, что неформальные организации сильно влияют на производительность. Чтобы вся организация была нацелена на повышение производительности, необходимо привлечь к этому вопросу внимание неформальных групп. Направляя их усилия на повышение производительности, в чем особенно преуспели японцы, вы будете иметь в распоряжении весьма эффективное средство постоянного и неуклонного роста производительности. Кружки качества, по сути, – это легализованные неформальные группы, действия которых направлены на достижение формальных целей путем признания руководством их вклада в общее дело и вознаграждения за успехи.

Формирование духа коллективизма

Харизматические лидеры обычно четко знают, что нужно для создания духа коллективизма, необходимого для успеха организации. Дух коллективизма, характерный для всех наиболее преуспевающих организаций, частично определяется неосязаемой, неформальной связью между высшим руководством компании и рядовыми сотрудниками. Ее можно создать, только если лидер организации время от времени выходит за рамки официальных каналов коммуникации и непосредственно общается с людьми на всех уровнях. Как заявил Рене Макферсон, принимая бразды правления Dana Corporation, «ничто так не притягивает людей, ничто так не поддерживает доверие и не развивает энтузиазм, как непосредственное общение». Многие знаменитые и наиболее эффективные менеджеры имели такой дар: Т. Уотсон из IBM, У. Биб из Delta Airlines, Р. Крок из McDonald’s, У. Хьюлетт из Hewlett-Packard и т. д. Описывая жизнь Т. Уотсона, Fortune писала: «Почти каждый вечер он на мероприятиях и празднествах в бесчисленных клубах своих работников. Он общается с ними не как любопытствующий начальник, а как старый друг».

Пикники, спортивные мероприятия и даже маскарады часто используются для создания здорового морального климата в организации. Делая это, как, например IBM, можно добиться надежной неформальной поддержки людей, поскольку им нравится ощущать себя членами одной большой семьи.

Менеджмент в стрессовых и конфликтных ситуациях

Стрессы негативно влияют на производительность рабочих, эффективность менеджмента и, следовательно, на деятельность организации в целом. Конфликты между индивидуумами и группами работников тоже отрицательно сказываются на производительности, поскольку отвлекают от деятельности, направленной на достижение целей организации. Кроме того, конфликт может привести к тому, что люди будут выступать против предложений по повышению производительности труда своих оппонентов, даже если они действительно полезны для организации.

Производительность на разных уровнях менеджмента

Стабильная производительность невозможна без поддержки и участия всех менеджеров организации. Поскольку менеджеры разных уровней выполняют разные управленческие функции, их вклад в повышение производительности тоже будет разным.

Менеджмент высшего звена

Менеджмент высшего звена часто обвиняют, что он мало занимается «реальной» работой организации. Однако, хотя эти сотрудники и не производят непосредственно товары или услуги, их деятельность очень важна для общей производительности компании. Своими решениями, поступками и примером они задают тон во всей организации. Именно высший менеджмент определяет миссию фирмы, ее перспективные цели и политику и решает вопросы инвестирования средств. Менеджеры высшего звена непосредственно взаимодействуют с важнейшими силами внешней среды, в том числе с правительством, банками, СМИ и главами других организаций, в том числе с поставщиками, конкурентами и профсоюзами. Одна из их важнейших задач – донести до акционеров идею важности долговременных инвестиций в производительность, даже если это означает снижение прибыли на данный момент.

Т. Питерс и Р. Уотерман утверждают, что «основная роль высшего менеджмента заключается в управлении ценностями организации». Если менеджмент не прививает людям ценности, нацеленные на повышение производительности, и не оказывает им всемерную поддержку в этом, организация не сможет реализовать свой потенциал в этой сфере.

Менеджмент среднего звена

Выполняя роль буфера, менеджеры среднего звена поставляют большую часть информации, на основе которой высший менеджмент принимает решения. Они непосредственно взаимодействуют с потребителями и поставщиками, определяют цели своих подразделений и управляют системой вознаграждения большинства сотрудников. Наибольшим вкладом менеджмента среднего звена в повышение производительности организации в целом является эффективная и результативная координация всех крупномасштабных усилий.

Менеджмент низового звена

Менеджеры низового звена непосредственно взаимодействуют с рабочей силой. Они являются первым звеном в цепочке коммуникаций снизу вверх и донесении до руководства идей о повышении производительности. Отношение рабочих к организации во многом определяется именно качеством взаимодействия между ними и их непосредственными начальниками. Если менеджеру не удастся создать обстановку доверия, вряд ли можно рассчитывать, что работники будут выдвигать предложения по повышению производительности, что бы ни делалось для этого на уровне высшего руководства. Сегодня самые прогрессивные организации уделяют особое внимание повышению качества менеджмента на низовом уровне и включают эти вопросы в программы развития организации.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.