Бизнес-процессы: описание
Бизнес-процессы: описание
Чтобы разобраться с издержками того или иного процесса, нужно иметь достаточно полное его описание. В связи с этим нужно уметь делать такие описания, а это непросто. Сколько раз приходилось наблюдать, как опытный менеджер, который знает свою деятельность, как говорится, назубок, не может составить нормального описания! При этом в голове у него есть полное понимание, как все работает, но на бумаге это превращается в три-четыре строчки текста, которые человек со стороны может даже не понять из-за специфического сленга. Так как же описывать бизнес-процессы?
В каком виде можно в принципе представить информацию о бизнес-процессах, с которой будет работать как минимум несколько человек?
Основные способы описания бизнес-процессов следующие:
• текстовый (естественный язык);
• текстовый (формальное описание);
• графический (свободная нотация);
• графический (формальная нотация);
• комбинированный.
Текстовое описание БП естественным языком – это, по сути дела, описание процесса, которое получается в ходе интервью с экспертом в предметной области. Эксперт описывает общую последовательность процедур и то, что делается в ходе каждой процедуры. Недостатки этого способа представления – неструктурированность сведений и их сравнительно большой объем, который будет сложен для понимания процесса в целом.
Текстовое описание формализованным языком – это описание БП с помощью заранее определенных словесных конструкций и оборотов, подобно словесному описанию алгоритма программы (ЕСЛИ… ТО… ИНАЧЕ… и т. п.). Кроме того, при описании формализованным языком уже существует определенный глоссарий терминов предметной области, что немаловажно для правильного понимания процесса. Недостатки данного способа представления информации – сравнительно большой объем, что может затруднить понимание процесса.
Графический способ описания БП позволяет более наглядно и в компактной форме представить всю последовательность и логику исполнения процесса. Свободная нотация означает, что те графические символы, которыми представляют на диаграмме элементы БП, устанавливаются аналитиком произвольно, исходя только из собственных вкусов и предпочтений. Недостаток свободной нотации заключается в том, что поскольку правила графического представления четко не сформулированы и неизвестны никому, кроме человека, описывающего процесс, то читать такую диаграмму будет довольно затруднительно постороннему человеку.
Формализованная графическая нотация описания БП хороша тем, что имеет четко установленные правила представления информации и они хорошо известны и общепризнанны специалистами в области моделирования БП. Кроме того, этим формализованным нотациям, как показывает практика, можно достаточно легко обучить экспертов, которые после непродолжительного объяснения правил описания смогут хотя бы читать графические схемы и понимать их.
Однако у графических способов представления информации о бизнес-процессе есть и недостатки. На диаграмме бывает довольно сложно отобразить отдельные характеристики процедур, и тут мог бы помочь дополнительный текстовый комментарий к диаграмме.
Крайне важно при создании графического представления БП пользоваться стандартизованными нотациями графического описания. Они хорошо известны среди специалистов, существуют довольно продолжительное время и поддерживаются рядом специальных программных продуктов (CASE-средствами). Поэтому модели, созданные по стандартизованным правилам описания, легко воспринимаются всеми заинтересованными лицами и передаются от исполнителя заказчику в электронном виде.
В настоящее время широко используются и пользуются большой популярностью несколько стандартов моделирования бизнес-процессов:
• семейство стандартов IDEF (в частности, IDEFo, DFD, IDEF3);
• семейство стандартов ARIS (в частности, нотация eEPC);
• семейство стандартов UML (Usecase diagram, activity diagram).
Каждое из этих семейств стандартов представляет собой определенную методологию и реализовано рядом программных продуктов (CASE-средств). Наиболее известное программное обеспечение (ПО), реализующее ту или иную методологию, представлено в табл. 3.2.
Таблица 3.2. Основные нотации моделирования бизнес-процессов
Разумеется, в таблице представлены далеко не все программные продукты, которые реализуют ту или иную нотацию описания. На самом деле их значительно больше.
Среди специалистов в области моделирования бизнес-процессов часто возникают споры о том, какую методологию лучше использовать для создания моделей? Каждая из этих методологий имеет свои достоинства и недостатки, какие-то моменты удобнее и эффективнее отражать в той или иной нотации. Однако на наш взгляд однозначного ответа нет. Выбор той или иной методологии зависит в первую очередь от целей и задач описания БП. При этом надо учитывать также степень владения командой аналитиков той или иной методологией, наличие соответствующего ПО, да и просто личные предпочтения руководства проекта. В любом случае, важно, чтобы каждый специалист понимал основные принципы каждой из методологий и умел читать диаграммы, подготовленные с их использованием.
Важно лишь подчеркнуть, что грамотная схема бизнес-процесса должна отвечать на ряд вопросов о нем. Это следующие вопросы:
• каковы «вход» и «выход» процесса в целом;
• из каких процедур состоит процесс;
• кто выполняет каждую процедуру;
• что получается в результате ее выполнения;
• кто получает результат и как он его использует;
• какие исключительные ситуации (разветвления) возникают в процессе?
Вот пример неинформативной схемы процесса (рис. 3.3):
Рис. 3.3. Пример неинформативной схемы бизнес-процесса
На этой схеме не видно:
• после какого события или факта процесс начинается;
• кто в нем участвует (является его исполнителем);
• что делает каждый исполнитель;
• что является результатом выполнения всего процесса и результатом работы каждого исполнителя;
• какие могут быть разветвления и в каких случаях.
А вот фрагмент схемы того же процесса, подготовленной в кросс-функциональной нотации (рис. 3.4).
Рис. 3.4. Фрагмент схемы бизнес-процесса в кроссфункциональной нотации
Более подробно описание кроссфункциональной нотации моделирования бизнес-процессов, а также обзор прочих популярных нотаций см. в приложении III.
Для целей оптимизации издержек в бизнес-процессах их модели следует сопровождать дополнительными характеристиками процедур, такими как:
• продолжительность выполнения процедуры;
• нормы расхода материальных ресурсов на единичное выполнение процедуры;
• ставка оплаты труда исполнителя процедуры;
• иные характеристики, которые потребуются для анализа издержек, специфические для данного бизнес-процесса.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.