6. Методы, средства и приемы экономии времени в управленческом труде

6. Методы, средства и приемы экономии времени в управленческом труде

Почти две трети времени руководителя занимают регулярно повторяющиеся работы, поэтому, рационализируя затратны времени на них, важно добиваться, чтобы эти заранее известные виды работ выполнялись согласно определенной, твердо установленной системе ив пределах нормального рабочего времени.

Великий человек идет впереди своего времени, умный идет рядом с ним на всяком пути, хитрый старается порядком использовать его, глупый становится ему поперек дороги.

Э. Бауэрнфельд

Время довольно длинно для тех, кто им пользуется; кто трудится и кто мыслит, тот расширяет его пределы.

Вольтер

Берегите время: это — ткань, из которой сделана жизнь.

С. Ричардсон

Тот, кто не научился у течения времени, не научится уже ничему ни у какого наставника.

Рудаки

Я написал длинное письмо, потому что у меня не было времени, чтобы написать короткое.

Б. Паскаль

Порядок учит сберегать время.

И.В. Гёте

6.1. РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ ЗАТРАТ ВРЕМЕНИ НА РЕГУЛЯРНО ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ РАБОТЫ

Анализируя всю свою каждодневно повторяющуюся работу и постигая характер каждой операции, руководитель может найти множество путей для экономии времени. Систематическая, повседневная, целенаправленная работа в соответствии с расписанием, четкое определение и проведение собраний, совещаний и заседаний с детальной подготовкой обсуждаемых и решаемых вопросов, их регламентированность, ритмичность позволяют значительно уменьшить затраты времени. Надо добиваться того, чтобы подчиненные знали часы, дни и время приема, когда и с кем можно решать вопросы в отсутствии руководителя. Каждодневная практическая деятельность руководителя должна быть направлена на совершенствование порядка и методов выполняемых им работ. Проанализируйте типичную схему вашей каждодневной работы и определите, важна ли именно такая последовательность для результатов ее выполнения. Не тратите ли вы первый утренний час работы на решение задач вне зависимости от того, когда в течение дня вам потребуются их результаты? Умеете ли вы подождать с выполнением очередной текущей работы до тех пор, пока не выполните какое-то наиболее важное дело? Выработали ли вы у себя привычку предварительно готовиться ко всякой работе или деятельности? Классики праксеологии справедливо отмечают, что секрет хорошей импровизации — в хорошей подготовке. Этот парадокс выражает трезвую и простую по своей сути истину. Действительно, легко приходят в голову удачные мысли только тому, кто к ним подготовлен. И, наверняка, только тот гладко говорит стихами, всегда имея их в запасе, кто заранее практиковался в произношении многих рифм. Смысл этого высказывания сводится к утверждению, что непременным условием осуществления чего-то без спешного приготовления является заблаговременная подготовка. Может быть, это слишком смелое обобщение, и, возможно, бывают случаи абсолютной импровизации. Однако, вне всякого сомнения, такие случаи составляют весьма редкие исключения. Обычная практика подтверждает преобладающую долю подготовки в развитии всякого рода усовершенствования и позволяет сформулировать следующую общую рекомендацию (которая, впрочем, является применением принципа антиципации). Пусть к началу данного действия оно будет полностью подготовлено; поздно браться за упаковку чемоданов, когда пора уже уезжать. Так не будем же жалеть ни времени, ни труда на выполнение подготовительных действий, за исключением, разумеется, тех, которые заведомо были бы невыполнимыми или в выполнении которых нет особой надобности. «Не натягивай тетиву лука, если колчан пуст», — гласит корейская поговорка. Подготовительными действиями по отношению к данному действию являются такие, которые делают возможным или облегчают его выполнение, либо такие, которые делают возможным более успешное его приведение. Не увлекаетесь ли вы заседаниями и особенно в первые часы работы? Не проводите ли их для «галочки» или по указанию свыше? Помните, что особое увлечение заседаниями проявляют слабые руководители, имеющие невысокие деловые качества. Если же вы проводите деловое совещание с целью коллективного обсуждения, выработки правильного решения и ускорения его реализации, то обеспечьте его эффективность и действенность путем: а) четкой подготовки и правильной организации его работы; б) определения довольно конкретного круга решаемых вопросов: в) приглашения минимального числа действительно необходимых работников; г) установления четкого регламента и действенных мер его соблюдения. Имейте предварительное мнение по обсуждаемому во-просу. Начинайте совещание в строго назначенное время, даже если и не все еще явились. Если отсутствуют работники, ответственные за рассматриваемые вопросы, или их прямые исполнители, установите причину отсутствия и перенесите совещание. Проведите с ними соответствующую беседу. Если надо, наложите взыскание. Уверенно руководите ходом совещания. По-деловому, конкретно сформулируйте цель его, предложите регламент, определите общую продолжительность совещания. Добивайтесь в ходе обсуждения деловитости, направляйте прения в нужное русло, следите за регламентом. Вопросы ставьте перед всеми или конкретно предложите высказаться работнику, чье мнение весьма важно. Выступая, будьте сосредоточенны, учитывайте состав, уровень и интересы слушателей, владейте собой. Завершая совещание, подведите его итоги. Поручите подготовку решения или сформулируйте программу дальнейшей работы над проблемой. Обеспечьте наличие стенограммы, протокола или магнитофонной записи. Действуйте так, чтобы у подчиненных осталось впечатление действенности и необходимости данного совещания.

6.2. РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ ЗАТРАТ ВРЕМЕНИ НА НЕРЕГУЛЯРНЫЕ И НЕПРЕДВИДЕННЫЕ РАБОТЫ

Затраты времени на кратковременные нерегулярные работы целесообразно включать в резерв рабочего плана и расписания, не нарушая при этом выполнение запланированных работ. Работы же, влекущие за собой нарушение графика на длительное время, целесообразно выполнять, стремясь к тому, чтобы они могли принести максимальные результаты, скажем, в области перспективных решений, анализа собственной прошлой деятельности, поиска новых путей к совершенствованию организации и управления. При этом, корректируя график предыдущего или последующего дня, рекомендуется возлагать менее важные задачи на заместителя или секретаря. При систематическом характере сверхурочных работ, обусловленных увеличением задания, выход следует находить в совершенствовании организации работ, в новом распределении функций, в улучшении методов и техники работы.

6.3. ИСПРАВЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ НАВЫКОВ

Предполагается процедура реальной оценки и определения эффективности работы с помощью анализа результатов ведения журнала по изучению трудовых навыков и рабочих привычек. Простые арифметические расчеты подскажут вам, какая часть вашего времени идет на каждый вид работы и каков ее удельный вес по отношению к общим результатам. Вы легко сможете определить, как расходуется время на: получение необходимой информации; определение очередности и составление графика работ для достижения конкретных результатов; распределение заданий и передачу полномочий по контролю за их выполнением; то, чтобы давать нужные советы и оказывать помощь подчиненным; подготовку докладов и сообщений руководству; разрешение проблем, возникающих у подчиненных; прочие вопросы, не поддающиеся классификации. Наряду с этим вы сможете определить, сколько времени вы тратите на каждый из вышеназванных видов работ, связанных с установившейся практикой или с решением повторяющихся задач и сколько на одноразовые, решающие действия. Это позволит вам, оценивая одноразовые задачи, избегать ошибок, учиться на них. У вас будет запись не только того, что вы сделали, но и того, какие идеи были осуществлены и какие нет, а также анализ причин, вызвавших их. Это поможет вам выявить причины успехов и неудач. Вы сможете действительно начать учиться на опыте, проверять свое суждение о людях и идеях, просматривая время от времени такой журнал. Эти записи помогут вам авторитетно ссылаться на прошлые успехи и неудачи, когда вам это понадобится. Выполняя эту работу, необходимо, вместе с тем, учитывать, что, хотя разумное использование времени и повышает эффективность вашего руководства, оно не дает существенного выигрыша во времени. Нужно изыскать добавочное время, необходимое вам для повышения квалификации, экономя его на повторяющихся операциях и закостенелых привычках. Бизнесмены и менеджеры должны учитывать, что организации, как и люди, — это собрания привычек. Это существующие нормы, системы, процедуры, своды писаных и неписаных правил. «Мы всегда так делаем», — говорит большинство пассивных и обюрократившихся исполнителей, оправдываясь традициями. Психологи и физиологи называют это явление привыканием и измеряют его с помощью энцефаллограмм, фиксации движений глаза и электрического сопротивления кожи. Повторите резкий звук с интервалом в пять секунд и измерьте его воздействие на животных или человека. Первый звук вызовет резкий скачок сопротивления кожи. Второй сигнал вызовет более слабую реакцию, третий — еще меньшую, поскольку возникает эффект привыкания. Когда мы смотрим на незнакомое изображение, взгляд фиксируется на одной части и пропускает остальное. Менеджеры и бизнесмены должны исходить из того, что устоявшиеся привычки служат основным препятствием в постоянной борьбе за соответствие меняющемуся миру, Психолог и философ Уильям Джеймс, говоря о силе привычки в бескризисно живущем обществе, еще в 1890 году отмечал мрачную картину безысходности и отчаяния, когда писал: «Привычка есть, таким образом, чудовищный маховик общества, его наиболее дорогой консервант». Каждому бизнесмену и менеджеру, желающему изменений и улучшений, для ломки привычек нужны мотивация, желание и воля. В этой связи каждому нашему предпринимателю будет полезно ознакомиться с теорией благоразумия Дж. С. Милля, который писал, что необходимы умение и опыт руководителей и исполнителей, что итоги усиливает «не страстная и молниеносная, а постоянная и продолжительная, регулярная и вошедшая в жизнь» работа. В своем главном произведении — «Системе логики» — он рассматривает общие принципы результативного действия, называя их правилами. Это, несомненно, как пишут исследователи, обобщения отдельных наблюдений, которые никогда не охватят всех возможных вариантов. «Таким образом, мудрый практик, — пишет Милль, — должен считать практические правила поведения только временными. Будучи составленными для случаев наиболее многочисленных или наиболее обычных, эти правила указывают образ действия, имеющий больше шансов оказаться правильным в тех случаях, когда нет времени или средств анализировать обстоятельства данного случая или когда в оценке их мы не можем положиться на свое суждение. При этом для нас не является излишним выполнение (когда это позволяют обстоятельства) того научного процесса, при помощи которого мы могли бы построить правило, имея в виду данные нашего частного случая. В то же время правило может в самый удобный момент напоминать нам, что данный образ действия мы сами и другие люди нашли вполне пригодным для наиболее часто встречающихся случаев, так что если он не применим в данном случае, то причина этого заключается, вероятно, в каком-нибудь необычном обстоятельстве». Милль великолепно отдает себе отчет в том, что правила всегда несовершенны, между прочим, из-за того, что «они не пытаются охватывать больше условий, чем те, которые следует принимать в расчет в обыденных случаях». Милль обнаруживает связь, которая соединяет научные утверждения, констатирующие, что есть что-то, с практическими утверждениями, указывающими, что следует сделать, чтобы достичь желанной цели. «Итак, основания для всякого правила искусства надо искать в теоремах науки, — пишет Милль. — Каждое искусство, каждая система искусства состоит из правил и из теоретических положений, оправдывающих эти правила». Всякое искусство заключается в образовании правил поведения, необходимых с точки зрения потребностей практической жизни.

6.4. УСТРАНЕНИЕ ВРЕДНЫХ ПРИВЫЧЕК

Умение повысить работоспособность, продлить жизнь — это прежде всего умение не сокращать ее за счет вредных привычек и слабостей. Целенаправленно проверьте с этой точки зрения всю вашу жизненную позицию. Если вы имеете пристрастие к курению, то реально представьте возможные отрицательные последствия этой вредной привычки. Рассмотрите ее как один из видов наркомании, определите вашу физическую и психологическую зависимость от никотина. Исходите из того, что курение табака является первопричиной ухудшения здоровья, вызывает рак легких, хронический бронхит, эмфизему и сердечно-сосудистые заболевания. От злоупотребления табаком в странах «общего рынка» погибает в четыре раза больше людей, чем в результате автодорожных катастроф. Осмыслите эту информацию. Определите сложности, возникающие при попытке бросить курить. Займите активную позицию по борьбе с этой вредной привычкой, выработайте определенную тактику. Используйте конкретные рекомендации по данному вопросу Исполнительного комитета Международного противоракового союза. Для уменьшения опасности курения придерживайтесь следующих некоторых советов: старайтесь выкуривать как можно меньше сигарет; затягивайтесь менее часто и менее глубоко; не оставляйте сигарету во рту между затяжками; выбрасывайте сигарету недокуренной примерно на одну треть; предпочитайте сигареты с фильтром. Займитесь улучшением условий своего труда. Изучите каждое приспособление применительно к вашим условиям работы и, если какое-нибудь из них замедляет работу, избавьтесь от него. Сделайте для себя твердым правилом не вводить никаких новшеств и изменений до тех пор, пока не убедитесь, что они полезны и необходимы. Следуйте требованиям психофизиологии умственного труда и технической эстетики. Помните, что накопленный опыт свидетельствует о возможности роста производительности труда более чем на 50% лишь за счет этих факторов.

6.5. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ВСЕСТОРОННЕЙ ИНФОРМИРОВАННОСТИ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ МЕРОПРИЯТИЙ

Любая деятельность, связанная с задачами, которые решает руководитель, непременно должна сопровождаться работой с информацией. Использование информации, идущей от исполнителей, коллег, широких масс трудящихся, поможет руководителю лучше ориентироваться в сложившейся ситуации, своевременно принимать меры, касающиеся сферы его деятельности. Системный метод анализа, рационализации и повышения качества работы руководителя сохраняет свою целостность и действенность благодаря получению, использованию и передаче информации. При этом предполагается сбор предварительной информации, необходимой для формирования профессиональной квалификации, и сбор текущей информации, необходимой для выполнения конкретной задачи, ознакомление с инструкциями, приказами, положениями, методиками, программами, планами, графиками, отчетами, нормативами, литературой, проведение экспериментов, хрономегражных наблюдений и т. п. Выполняемая работа предполагает также получение управленческой информации из книг, монографий, периодики, а также на совещаниях и беседах, в результате личных наблюдений руководителей при посещении ими рабочих мест, во время командировок, экскурсий, при осмотре выставок и т. д. Особое внимание при этом необходимо уделять информации менее доступной, в частности ведомственным изданиям (каталогам, проспектам), перечням патентов, учебным фильмам и др. При сборе информации необходимо использовать также способы, при которых может быть обеспечено выполнение условий: а) достоверности информации (устранение искажений, изменений при записи и хранении); б) мобильности (быстрое перемещение от места получения информации к месту ее обработки); в) простоты сбора и передачи (перемещения) информации; г) экономичности в деле сбора и передачи информации; д) доступности и применения технических средств.

6.5.1. Обработка информации, отбор, систематизация, анализ и обобщение полученного материала.

Предполагается не только регистрация, обработка и оценка той или иной информации в виде акта управления, но прежде всего разработка и применение целесообразной, наиболее простой и притом исчерпывающей системы информации о процессе управления и рациональных действий. Целесообразно продумать вопрос о цельной системе, лишенной дублирования, организованной так, чтобы управленческие органы получали информацию обработанной и проверенной. Стремитесь к тому, чтобы получаемая информация была определенной, точной, ясной, однозначной, наглядной, достоверной, полной и объективной, краткой, четко выражающей главные положения и взаимосвязи, своевременной и законченной. Используйте средства для документирования, приема и обработки информации. С целью улучшения хранения информации рекомендуется использовать компьютерную технику, перфокарты, различные карточки, бланки, журналы учета, блокноты. Наряду с этим целесообразно также хранить нужную информацию и в более простых системах, используя для этого папки, различного рода альбомы, конверты, ящики, подставки и футляры, картотеки и т. п. При этом важно, чтобы они не занимали много места и чтобы поиск в них нужной информации был минимальным. Старайтесь обеспечить такую форму и систему информации, при которой она воспринимается зрительно во всем комплексе взаимосвязей и взаимозависимостей.

6.5.2. Передача информации исполнителям.

Продумайте систему передачи информации исполнителям в виде приказов, распоряжений, инструкций, программ, методик и т. п. Добивайтесь почти автоматического действия этой системы. Учитывайте, что руководитель должен выбирать, но как можно реже разыскивать информацию, в связи с этим важная роль в передаче информации отводится специальному аппарату при руководителе, который призван осуществлять сбор, анализ и подготовку материалов для принятия решений. При этом на всех ступенях иерархии управления целесообразно продумать и установить основные маршруты информации посредством инструкций и т. п., что позволит установить систему своевременного получения информации, сэкономит время на поиск сведений.

6.5.3. Рациональная организация информационной работы.

Оптимальная постановка работы по информации является важнейшим условием деятельности руководителя. Ее необходимость вызвана тем, что малоопытные руководители, работающие подчас в нестабильных условиях, часто испытывают недостаток в информации, что весьма отрицательно отражается на качестве их работы. Причиной этого является неумение мобилизовать доступные источники информации, подбирать нужных информаторов, неумение рационально организовать чтение, а также задавать вопросы и терпеливо выслушивать пояснения. При этом забывается, что обязанность принимать мудрые и зрелые решения требует умения собирать и накапливать сведения. Часто обстоятельства складываются так, что нужно быстро записать информацию о содержании какого-либо вопроса, а также фамилии и адреса, названия публикаций, дословные цитаты, номера телефонов. В таких случаях правильно поступает тот, кто записывает все в соответствии с порядком изложения, т. е. в таком порядке, в каком бы он сам повторял эту информацию в связном изложении кому-либо другому. При другом методе фиксирования информации можно легко перепутать телефоны, цитаты и другие части информации, отдельные мелкие детали которых являются весьма существенными (достаточно перепутать одну цифру в номере телефона, и вся информация уже не пригодна). А путаница вносится в эти детали потому, что подробная запись отвлекает внимание от самых важных деталей и приводит к их искажению. В таких случаях следует немедленно записывать номера и дословные цитаты, фамилии и адреса, — а описательное содержание вопроса добавлять к этому позже. Работа предполагает внедрение новейших технических средств обработки информации, включая известные сред^ ства механизации и регистрационную технику, контактное копирование документов, оптическую и микрорепродукцию (микрофильмирование) и т. п. с тем, чтобы разработать единую систему минимальной и достаточной информации, необходимой для руководителя. Задача состоит в нахождении оптимума количества и качества принимаемой и передаваемой информации. Необходимо учитывать, что этот оптимум имеет индивидуальные особенности и весьма изменчив, поскольку на него воздействуют объективные обстоятельства, зависящие от методов осуществления руководства, внутреннего и внешнего воздействия на них, а также субъективных — образования и опыта руководителя, методов его умственной работы, организаторских способностей, стиля работы с людьми, его физического и морального состояния.

6.6. ИЗУЧЕНИЕ ПЕРЕДОВОГО ОПЫТА ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СТИЛЯ И МЕТОДОВ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ

Устанавливайте непосредственные связи с руководителями и соответствующими службами других организаций, с научными учреждениями и учебными заведениями с целью изучения достижений науки, техники и передового опыта на родственных предприятиях, в том числе и за рубежом. Изучайте и используйте лучшее в своей деятельности. Привлекайте специалистов научно-исследовательских организаций и вузов для исследований, консультаций и экспертиз по вопросам совершенствования управления, деятельности подчиненных вам руководителей функциональных и линейных подразделений. Вводите все новое и прогрессивное в данную систему и с помощью обратной связи совершенствуйте свою дальнейшую деятельность, стиль и методы руководства. Обучайте эффективным методам вверенных вам руководителей более низкого ранга управленческой иерархии. Используйте в своей работе праксеологические приемы и способы действий академика Т. Котарбинского, описание которых приводится ниже.

6.7. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЙСТВИЙ

Одним из наиболее распространенных способов эко-номизации действий является их автоматизация, состоящая в том, что интенсивные действия человека заменяются механическими действиями. То, что раньше делалось сознательно и для чего прилагались значительные усилия, теперь можно делать, почти не думая о том, с такой легкостью, что подчас даже невозможно заметить собственных усилий. Об этом уже шел разговор при анализе понятий манипуляционной исправности и навыка. Так как с приобретением навыка достигается именно такая манипуляционная исправность, это же приобретение навыка в результате частого выполнения действий определенного рода либо попыток их выполнения, бесспорно, относится к подготовительным мероприятиям. Именно с приобретением навыка мы приобретаем умение ходить, разговаривать, читать, писать, печатать на пишущей машинке, играть на музыкальных инструментах, кататься на коньках, ездить на велосипеде и т. д. Как правило, труд, затраченный на приобретение автоматизации путем тренировок, окупается. Это происходит в результате экономии усилий и времени, а часто и материала, полученного благодаря автоматизации. Однако автоматизация приобретает такую форму не всегда. В иной форме она проявляется при замене собственной интенсивной деятельности подражательной деятельностью. Мастер приложил большие усилия, разработал новый метод, а ученики освоили его (что несравненно легче, чем сама разработка). Так происходит, например, когда творческий математик находит доказательство новой теоремы, а последователи повторяют это доказательство каждый раз, когда это бывает необходимо. Далее речь пойдет о минусах небрежного автоматизма, здесь же мы останавливаемся на формах рациональной автоматизации. Отметим попутно случай, когда именно подражательство, а не новаторство следует признать преимуществом. Молодая особа приступила к систематическим занятиям по физике. Получив в лаборатории тему экспериментальных семинарских заданий, она начала с размышлений о точности терминов, употребляемых в формулировке темы, и с индивидуальных мероприятий, чтобы указанный опыт выполнить с максимальной точностью при помощи полученной аппаратуры. Работа шла медленно, практикантка вместо того, чтобы проводить опыты, постоянно добивалась разъяснений и мастерила вспомогательные устройства, пока, наконец, не услышала от руководителя такой совет: «Не резонерствуйте с самого начала, делайте так, как все: прежде всего надо овладеть элементарной техникой, а для этого следует вначале просто... обезьянничать». Опуская вопрос о неподходящем выражении, трудно не признать, что инструкция руководителя содержала ценную мысль. В самом деле, в процессе приобретения знаний мы неизбежно проходим фазу подражательства. Только чудак может пренебречь тем, что достигнуто человечеством, и вновь «открывать Америку». И наконец, следует здесь отметить еще одну форму автоматизации: подчинение собственных или чужих действий правилам определенной системы поведения, например, определенному расписанию занятий в течение дня. Приложив раз усилия на обдумывание плана, мы затем повторяем его в форме подражательства, при этом вопрос о распорядке дня уже не забивает нам голову. Не только по этой причине, но и (о чем будет сказано ниже) учитывая необходимую синхронизацию и предварительную договоренность относительно ее, во всяком случае и в связи с этим, современный цивилизованный человек живет «по часам», и, в частности, именно поэтому не один творческий умственный работник навлекает на себя незаслуженные обвинения в нудном педантизме. А между тем подобная автоматизация образа жизни нужна творческим людям именно для того, чтобы они могли посвятить максимум собственной энергии делам, которые главным образом их занимают, а не тратить время на мелочи. Примером может служить поведение Канта, который до такой степени жил «по часам» , что соседи, кажется, проверяли свои часы во время его прогулок. Мы поступили бы неэкономично, если бы отошли от темы автоматизации, не извлекая из нее определенных, не принятых до этого во внимание поучений для освещения разнообразия форм экономизации действий. Это, впрочем, касается также потенциализации и чистой инвигиляции. Ведь во всех этих случаях польза часто заключается в том, что становится возможным делать сразу по меньшей мере два дела. Например, при чистке картофеля, собирании ягод можно что-нибудь обдумывать, пользуясь тем, что машинальные действия не требуют с нашей стороны концентрации внимания на них. Чистая инвигиляция требует, правда, внимания, но если в области событий, за ходом которых мы присматриваем, все делается в соответствии с нашим замыслом и ничто не предвещает нежелательных изменений, то наше внимание настолько мало занято, что становится возможным выполнять несколько действий одновременно. Сельский пастушок в школьном возрасте может выполнять свои школьные задания, одновременно присматривая, чтобы стадо не забрело в посевы. В случае инвигиляции, а также в случае потенциализации часто эко-номизация действия реализуется благодаря тому, что, например, можно одновременно обслуживать несколько механических ткацких станков; охранять покой многих больных; играя в шахматы, можно одним ходом поставить под удар две фигуры; одновременно угрожать выстрелом по нескольким объектам в нескольких различных направлениях. Все это были приемы экономии в результате того, что два дела делаются «одним махом». Рассматривая сущность этого приема в наиболее общей форме, скажем: совмещение по крайней мере двух дел возле данного средства происходит тогда (и только тогда), когда в результате применения данного средства достигаются две цели, получаемые в результате применения по крайней мере двух различных средств. Большая экономия получается в том случае, когда строят два объекта на основе одной документации. Стоимость всего строительства выражается формулой ах + b, где х — число строящихся объектов, а — средняя стоимость объекта, b — стоимость документации. Такое свершение «одним махом» может основываться на потреблении того же объема материалов, на введении в действие тех же механизмов, на выполнении одного импульса вместо нескольких и т. п. Так, например, совмещаются дела, а следовательно, косвенно — и изделия, когда при пользовании копировальной бумагой получают несколько экземпляров текста, чтобы не писать каждый экземпляр" в отдельности. Можно было бы привести множество примеров экономизации, достигнутой таким путем. Франц Пикавт говорил, что, поместив примечание в конце, мы даем таким способом одно примечание к нескольким местам текста. Давнишний способ оповещания населения о распоряжении властей путем многократного устного объявления его содержания на площадях города был примитивен. Гораздо экономнее делается то же самое при вывешивании текста распоряжения в местах, доступных всеобщему обозрению. Вместо того чтобы перевозить каждый объект транспортировки в отдельности, их погружают в общую повозку и перевозят вместе. Часто при перевозках древесины возами вместо погрузки ствола на воз приделывают оси колес прямо к стволу, который как бы сам себе служит возом. Читателю, вероятно, случалось покупать коробку английских булавок, уложенных так, что одна из них служила связкой для остальных. Цехотинские солеварни одновременно выполняют две технологические задачи: повышают насыщенность солью природной солянки перед ее перекачкой в варочный цех, где из нее добывается соль, а также функционируют как ингаляторы, распыляя вокруг частицы йодистых солей. Экономичнее говорить «20 часов», а не «8 часов вечера» и т. п. Это экономичней хотя бы потому, что, вместо того чтобы информировать при помощи числа и дополнения, дается информация только в виде числа. Здесь мы встречаемся с разновидностью экономизации действия, которая достигается путем известного рода совмещения, но не того, о котором упоминалось несколько раньше. Это не сосредоточение двух дел около общего средства, а упрощение, основанное на достижении с помощью одного усилия того, что потребовало бы при ином методе двух различных усилий. А если же пошла речь об этих разных формах совмещения, стоит также отметить, что рационализация нередко основана на чем-то обратном. Ибо зачастую недостатки в управлении порождаются именно тем, что одновременно делается несколько дел: заполняется бланк, даются ответы на вопросы посетителей, а если зазвонил телефон, в ходе этих действий нужно еще снять телефонную трубку и вести спокойный разговор. И нет ничего удивительного, что при таком совмещении действий множатся упущения: что поделаешь, нередко стечение обстоятельств требует подобного исполнения многих дел одновременно. Но этого мы все же должны избегать. Служебные обязанности исполняются лучше, если действия удается расположить в порядке линейной последовательности, чтобы иметь возможность выполнять каждое из них сосредоточенно, думая только об этом. Подтверждают это и учителя, которые стараются искоренить у некоторых учеников плохую привычку говорить одновременно о многих вещах и приучают их говорить отдельно и в определенной последовательности по каждому затронутому вопросу. Когда упрощается работа? Пожалуй, тогда (и только тогда), когда она выполняется поверхностно или с помощью менее сложной системы элементов действия. В обоих случаях кое-что экономится или из собственной энергии, или из той, которая расходуется для выполнения данной деятельности, или из той, которая нужна для того, чтобы разобраться в запутанной системе. Мат в два хода проще, чем мат в три хода. Рассмотрим пример, когда процедура А проще процедуры В. Процедура В заключается в следующем: вращаем рукоятку телефонного аппарата, снимаем трубку, ожидаем сигнала, опускаем монету, ожидаем ответа телефонной станции, после чего называем нужный нам номер, ожидаем ответа «готово», наконец начинаем разговор. Процедура А: снимаем телефонную трубку, ожидаем сигнала, набираем номер и начинаем разговор. Новичок обычно теряется при первых попытках проведения процедуры типа В. Хорошо понимает различия, о которых идет речь, тот, кто однажды приобретал железнодорожные билеты в кассе, где выдают заблаговременно отпечатанные картонки, а другой раз — в кассе, где кассир сам каждый раз заполняет бланк, заглядывая в справочники тарифов и расстояний в километрах между станциями, затем производит умножение, ошибается, перечеркивает, ищет штемпель для компостирования на билете даты выезда и т. д. Вот еще один пример преимущества простоты над сложностью. При простой конструкции колонки в ванной комнате или на кухне достаточно отвернуть кран — это повлечет за собой и вытекание воды, и разгорание пламени подогревателя воды. Наоборот, завертывание крана приостанавливает как вытекание воды, так и горение газа. Попадаются, однако, газовые колонки такой конструкции, при которой обязательно нужно помнить, что сначала следует пустить воду, затем зажечь газ, а прекращая пользование устройством, — сначала погасить газ, затем завернуть кран подачи воды. В этом случае клиентов приучают помнить формулу «вода — газ, газ — вода». И все же горький опыт показывает, что даже эта формула не предохраняет от катастрофических взрывов газа, вызванных излишней сложностью аппаратуры. О большей или меньшей простоте процедуры в области умственного труда можно, например, говорить, анализируя деятельность ученого при обдумывании гипотез, объясняющих данные факты. Не является ли действие более простым, если множество фактов мы объясняем путем подбора какой-либо общей гипотезы, чем если для каждого факта подбирать иную гипотезу? Оказывается, что большая простота привлекательна еще большей правдоподобностью гипотезы. Вот что говорит об этом Т. Котарбинский: «Правдоподобность общего основания различных следствий с точки зрения этих следствий является большей, чем суммарная правдоподобность отдельных доводов, отдельных следствий». Другими словами: более правдоподобным является одно утверждение, совокупно объясняющее определенное число следствий, чем несколько утверждений, каждое из которых объясняет отдельное следствие. Принцип отбора как можно меньшего числа гипотез (доводов) для выяснения данных следствий, сформулированный в известном положении «entia non sunt multiplicanda» (противоречие между определяемым словом и определением), обоснован не только принципом экономии, но прежде всего большей правдоподобностью единого доказательства по сравнению с большим их числом. Рационализаторы в лице теоретиков научной организации труда, руководителей предприятий и учреждений, инженеров предлагают все новые пути превращения труда в более экономный и более производительный. В этих детальных предложениях повторяются общие схемы. Здесь следует обратить внимание на одну из них: имеется в виду то, что французы назвали искусством использования отходов. Отходы одного производства весьма часто могут быть использованы как сырье или полуфабрикаты для другого производства. Таким путем достигается большая экономия материалов. У нас организован прием макулатуры, ведется борьба со сжиганием ее, т. е. с превращением ценного сырья в дым.

6.8. МИНИМИЗАЦИЯ ИНТЕРВЕНЦИИ, ИЛИ ИММАНЕНТИЗАЦИЯ

Обзор форм экономизации действий близится к концу. Остается рассмотреть форму минимизации интервенций, которую называют имманентизацией. Имеется в виду замена внешних действий действиями в форме наблюдения и соображения. Стремясь выбраться из помещения, животное, совершая многочисленные пробные движения, производимые расточительно, теряет много сил, прежде чем попадает в спасительное отверстие. Мыслящий человек присматривается к обстановке, обдумывает последовательно, систематически, чтобы не пропустить никакой возможности, оценивает тщетность возможных стараний найти выход в том или другом месте, замечает место, свободное от преграды, и направляется туда. Наталкивание на стены он заменил внутренней работой. В данном случае (и в большинстве случаев) она была более легкой, но мы не утверждаем, что всегда такие внутренние усилия стоят меньше, чем внешние. Вот характерный пример имманентизации, почерпнутый из мелочей повседневной жизни. N. хотел вынуть блокнот из кармана и обнаружил, что вместо блокнота у него в кармане лишь его обложка. Куда мог подеваться сам блокнот? Вместо того чтобы ходить там и сям, искать блокнот по углам и ящикам, N. произвел определенную предварительную умственную работу, и ход.его мысли был следующим: "С момента выхода из дома я не вынимал блокнота, да и карман цел. Поэтому, пожалуй, я оставил его дома. А если я взял его, то когда и где мог выпасть он из кармана? Пожалуй, только при каких-то особых движениях пиджака. Я прикрылся им, когда прилег после обеда, чтобы вздремнуть. Если так, то блокнот наверняка лежит на тахте или соскользнул с нее и упал на пол ". Придя к такому заключению и воочию убедившись, что на тахте нет блокнота, N. отодвинул тахту от стены. Блокнот действительно лежал на полу. Другой пример. Необходимо вспомнить дату собрания, проходившего уже довольно давно. Это можно сделать так: подойти к шкафу с документами, вынуть из него различные связки, найти папку с протоколами собраний и т. п. Но вместо этого можно минуту подумать и, вспомнив, что собрание проходило в соответствии с установленным порядком в первый понедельник месяца, подсчитать в уме эту дату. Затронув вопрос имманентизации, как отмечают классики праксеологии, вы вышли на широкую дорогу. Ведь частным ее случаем является обдумывание плана действий, планирование. Это опять же составляет частный случай подготовительного этапа, который, в свою очередь, является одним из эффективных способов экономизации действий. Принципу экономизации сопутствует принцип активности. А под активностью мы здесь понимаем стремление и выраженную действием готовность взяться за дела и готовность к расходованию скрытых резервов, которые необходимы для осуществления предпринимаемых действий. Поэтому небрежное отношение к обязанности приложить необходимые усилия было бы погрешностью против праксеологии, а эта погрешность с праксеологической точки зрения не меньшая, чем расточительство сил, такое, например, как забивание гвоздя часами или расходование ценного сырья для целей, которых можно достичь, используя другое, гораздо более дешевое. Типичным примером расточительства, соединенного со стремлением идти по линии наименьшего сопротивления, является незавершение начатой работы — столь частый грех неустойчивых индивидов, постоянно начинающих что-либо новое и не доводящих начатое дело до конца. В этом случае значение подготовительного этапа утрачивается. Наконец, к расточительству можно отнести всякого рода излишний вклад, расходование материалов, механизмов, энергии сверх действительной потребности для данной цели, любой предпринимательский плеоназм, всякое расходование внимания на то, что несущественно. Вот одно из применений этой последней истины: «Наказание должно быть экономичным или никогда не быть более тяжелым, чем это необходимо для достижения намеченной цели» (Ман Кунн. «Формирование характера»). Трудно доказать, какой из пороков неправильного действия является худшим с точки зрения эффективной работы: расточительство ли, рассмотрением которого мы заканчиваем анализ экономизации действий, или же легковесный подход к делу. Как бы то ни было, только прилагая максимальные усилия, можно прийти к вершинам творчества и мастерства. Менеджерам и бизнесменам будет также полезно ознакомиться с рассуждениями Джона Локка, изложенными им в работе «Опыт о человеческом разумении», где он пишет о действии, считая его, по сути, либо движением тела, либо мышлением, а также с исследованиями Я. А. Коменского, относящимися к развитию способностей. Исследуя опыт человеческого разумения, Джон Локк обратил внимание на совершенство, которого мы добиваемся путем трудных упражнений. « Какие невероятные, поразительные, на наш взгляд, телодвижения проделывают канатные плясуны и акробаты! Не только в этих, но почти во всех видах физического (manual) искусства разнообразные движения столь же удивительны... Все эти движения, вызывающие удивление и недоступные, почти непостижимые для зрителей, в них не практиковавшихся, являются лишь простым результатом упражнения, усердия людей, чьи тела ничем особенным не отличаются от тел изумленных зрителей. С душой (mind) дело обстоит так же, как с телом: практика делает ее тем, что она есть; и даже в отношении таких преимуществ, которые рассматриваются как природные дарования, мы при внимательном исследовании убедимся, что они в большой своей части являются продуктом упражнения.и доведены до высокой степени развития только путем повторных действий». Но несмотря на то, что обучение ведет к овладению действием, уменьшает последующие усилия, не следует перегибать палку как в умственной работе, так и в физической. «Душа, занятая работой, которая ей не по силам, часто надрывается подобно телу, напрягающемуся при поднятии слишком тяжелого груза, и навсегда приобретает неохоту или отвращение ко всякому сильному напряжению. Надорванная мышца редко восстанавливает прежнюю силу; по крайней мере слабость от растяжения остается потом на длительное время, а воспоминание о нем сохраняется еще дольше, и человек еще долго остерегается подвергать пострадавший орган большому напряжению... К трудным и замысловатым разделам знания, которые являются испытанием для силы мысли и для способности души к полному напряжению, следует подводить разум постепенно и незаметно. При таком постепенном движении вперед ничто не является чрезмерно трудным для него... Мы себе и представить не можем, как далеко может повести человека настойчивость; во всяком случае, по неровной дороге лучше двигаться медленно, чем в спешке сломать себе ногу и стать калекой. Тот, кто начинает с теленка, научится поднимать и быка; но тот, кто будет сначала пытаться поднять быка, может настолько надорвать свои силы, что потом не в состоянии будет поднять и теленка». Свои замечания Локк заканчивает советами, касающимися любой умственной работы. Не следует ставить себе слишком больших заданий, но, с другой стороны, «это не должно, однако, приводить к преувеличенному страху перед трудностями и к ленивой трате времени на обыкновенные и ясные вещи, не требующие ни мысли, ни прилежания. Это унижает и расстраивает разум, делает его слабым и неспособным к труду». Выдающийся польский ученый Я. А. Коменский считает, что действию нужно учить посредством действия. Действующий ученик должен иметь перед собой пример. И здесь мы сталкиваемся уже с проблемами не только педагогическими, но и праксеологическими во всей своей совокупности. «Искусства и умения, — пишет Коменский, — требуют прежде всего трех вещей: а) образца или идеи, то есть какого-то внешнего образа, чтобы, глядя на него, художник мог создать подобный; б) материала, то есть именно того, чему следует придать этот новый образ; в) орудий, при помощи которых это можно сделать». Когда мы будем владеть этими элементами действия, когда увидим, как что-то делается, только тогда мы сможем попробовать сами. Если бы мы вместо этого получили только одни правила, описание работы, то не в любом случае нам удалось бы достичь ожидаемых результатов. Коменский считает, что на основании теоретических указаний нельзя научиться исполнению. Не отрицая необходимости и пригодности теоретических рассуждений, он указывает, что, например, ремесленники не могут сформулировать правил, которые они применяют в своей работе, однако умеют показать, как что-либо делается, и научить этому других. Человек в своей практической деятельности стремится к совершенствованию. Он ищет все время новые идеи, новые образцы. Самым надежным стимулом к творчеству такого типа является анализ чужих изобретений и идей, причем они должны рассматриваться не в соответствии с собственным пониманием, а руководствуясь общепринятым мнением. Мы принимаем во внимание наиболее совершенные, по мнению общественности, изобретения. Но хорошие результаты дает также упорный штурм проблем: «Потому что лишь тот знает дорогу, кто многократно вымерял ее туда и обратно и изучил все встречающиеся на ней здесь и там распутья, пересечения, ответвления».