4.4. Ввод начальных данных

4.4. Ввод начальных данных

В случае, если предприятие хочет начать использовать программу «1С: Предприятие Торговля+Склад» в момент, когда деятельность уже велась, а хозяйственные операции уже совершались, т. е. не «с нуля», возникает необходимость внести начальные данные, которые сформировались на предприятии к данному моменту.

В данном случае можно вести речь о следующих остатках:

– остатках в кассе предприятия;

– остатках на расчетных счетах предприятия;

– остатках взаиморасчетов с подотчетными лицами предприятия;

– остатках товарно-материальных ценностей на складах предприятия;

– остатках товарно-материальных ценностей предприятия, стоящих в резерве;

– остатках товарно-материальных ценностей, переданных на реализацию контрагентам предприятия;

– остатках реализованных товарно-материальных ценностей комитентов предприятия;

– остатках взаиморасчетов с покупателями предприятия;

– остатках взаиморасчетов с поставщиками предприятия;

Документ «Ввод остатков ТМЦ» является обобщенным документом, с помощью которого вводятся начальные остатки соответствующих партий ТМЦ. При помощи документа «Ввод остатков ТМЦ» можно в момент подготовки к эксплуатации программы «1С: Предприятие Торговля+Склад» напрямую сформировать остатки на складах и ввести соответствующие партии ТМЦ без выписывания фиктивных документов. При этом проведение данного документа фиксирует не только формирование остатков товарно-материальных ценностей на соответствующем складе предприятия, но и задает соответствующую информацию по партиям ТМЦ. Необходимо учесть то, что товары из одной партии, например партии принятых на реализацию товаров одного комитента, могут находиться на нескольких складах. В этом случае пользователю следует оформлять отдельный документ ввода остатков на каждый склад.

В конфигурации предусмотрено разделение учета ТМЦ по фирмам и складам (материально-ответственным лицам). Соответственно для каждого сочетания фирма-склад необходимо будет оформить отдельный документ ввода остатков ТМЦ. По кнопке <Операция> в документе «Ввод остаток ТМЦ» определяется заданный вид операции. Этим выбором вида операции и выбранным статусом партии (поле «Вид ТМЦ») определяется вида партии вводимых остатков. В зависимости от установленного вида операции изменяется экранная форма документа и информационная строка с названием документа – «Ввод остатков ТМЦ на складе», «Ввод остатков ТМЦ переданных», «Ввод остатков ТМЦ реализованных».

В документе «Ввод остатков ТМЦ» существует две закладки – «Шапка» и «Табличная часть». На закладке «Шапка» задаются параметры и заполняются реквизиты документа. На закладке «Табличная часть» заполняются сведения о номенклатурных позициях товарно-материальных ценностей – наименовании, количестве, себестоимости, продажной цене, номерах ГТД, стране происхождения, дополнительных свойствах партии ТМЦ (цвет, размер и т. д.).

Ввод остатков ТМЦ на складе.

В документе необходимо выбрать операцию (кнопка <Операция>) – «Остатки ТМЦ на складе». После этого экранная форма документа и название документа изменятся. С помощью данного документа вводятся остатки всех партий ТМЦ, хранящихся на выбранном складе фирмы. Статус партии определяется в поле «Вид ТМЦ». Количество создаваемых документов определяется тем объемом имеющейся информации об остатках партий товарно-материальных ценностей, которой располагает пользователь. Если пользователь имеет только общую информацию об остатках ТМЦ и не может ее детализировать до уровня статуса партии ТМЦ, то пользователь может оформить один документ с видом ТМЦ «Товар (купленный)». При этом информацию о поставщике пользователь может не указывать. В зависимости от вида выбранного склада (оптовый или розничный) изменяется тип документа: Ввод остатков ТМЦ на складе или Ввод остатков ТМЦ на складе (розница). Это изменение фиксируется a информационной строке с названием документа.

На закладке «Табличная часть» в графу «Сумма (руб)» вводится суммарная себестоимость (без учета НДС) остатков ТМЦ в валюте бухгалтерского учета. В графе «Всего (руб)» рассчитывается общая себестоимость остатков ТМЦ с учетом налогов. В графе «Всего (USD)» рассчитывается общая себестоимость вводимых остатков ТМЦ в валюте управленческого учета. Сумма пересчитывается по курсу, заданному в справочнике «Валюты» на дату создаваемого документа. Итоговые суммы в валюте бухгалтерского и управленческого учета (пересчитанная по курсу) могут быть произвольно откорректированы пользователем. При вводе остатков на розничном складе дополнительно необходимо заполнить информацию о продажной цене, по которой ТМЦ будет учитываться и продаваться в розницу (Прод. цена). Отпускная цена заполняется всегда в валюте бухгалтерского учета (руб.). Параметры партии: свойство, страна происхождения и номер ГТД вводятся в соответствующие графы спецификации документа.

Ввод остатков ТМЦ, переданных на реализацию контрагентам.

Для ввода остатков необходимо установить операцию (кнопка <Операция>) – «Остатки ТМЦ, переданные на реализацию». Этим видом документа вводятся остатки товарно-материальных ценностей, имеющиеся у комиссионера на реализации. При выборе этой операции в форме документа появляется поле «Комиссионер» и реквизиты – «Контрагент» и «Договор». Для каждого комиссионера должен быть введен свой документ ввода остатков. На закладке «Шапка» документа должен быть указан комиссионер и договор, по которому вводятся остатки ТМЦ. Если у комиссионера на реализации остались ТМЦ, имеющие различные статусы партии, например, продукция, материалы (запчасти), купленные товары и товары принятые на комиссию, то для каждого статуса партии необходимо оформить отдельный документ ввода остатков. В том случае, если на реализации у комиссионера остался товар, ранее принятый на комиссию у комитента (Вид ТМЦ – товар (принятый)), то необходимо в полях «Контрагент» и «Договор» (Поставщик партии) указать комитента и договор, по которому товар принимался предприятием на комиссию. Во всех остальных случаях заполнять эти поля не обязательно. На закладке «Табличная часть» данного вида документа появляется графа – «Стоим.», в которой указывается общая стоимость (с учетом налогов) позиции номенклатуры, по которой она была передана на реализацию. Общая стоимость указывается в той валюте, которая определена в договоре комиссионера, указанного в документе.

Ввод остатков реализованных товаров комитента.

В том случае, если на момент оформления ввода начальных остатков товары комитента уже считаются проданными, т. е. оформлен документ отгрузки товаров, принятых на реализацию у комитента покупателю, однако с комитентом за эти товары еще не рассчитались (не оформлен документ «Отчет комитенту»), возникает необходимость занесения начальных остатков по реализованным товарно-материальным ценностям комитента. Вид ТМЦ в этом документе устанавливается в «Товар (принятый)» (данный реквизит становится не доступным для редактирования). В документе указывается комитент и его договор, по которому существуют остатки реализованных товаров, за которые еще не отчитались перед комитентом. Для каждого комитента должен быть оформлен отдельный документ. На закладке «Табличная часть» документа в графе «Стоим. (руб)» указывается себестоимость реализованных товаров в установленной в настройках валюте бухгалтерского учета. При окончательных расчетах с комитентом на основании данного документа вводится документ «Отчет комитенту».

В документе «Ввод остатков ТМЦ» конфигурацией предусмотрен реквизит – «Проект». Проект – это своеобразная метка документа. К проекту могут относится и документы, оформленные для разных контрагентов. Данный реквизит документа может оставаться не заполненным. Очистить поле «Проект» можно по кнопке <X>.

Конфигурация «Торговля+Склад» позволяет корректировать и обрабатывать одновременно целую группу документов. Групповая обработка документов вызывается из пункта «Групповая обработка» главного меню программы «Документы». В настройках обработки можно отобрать список документов для групповой обработки. Произвести отбор можно по виду документа. Можно отобрать документы, принадлежащие одной фирме или одному юридическому лицу, документы оформленные для одного контрагента или в рамках одного договора с контрагентом. Также можно отобрать документы, имеющие одного автора или принадлежащие одному проекту. Можно также произвести отбор по статусу документа (проведенные, не проведенные, помеченные на удаление). В форме обработки предусмотрено два поля со списком документов – «Виды обрабатываемых документов» и «Виды необрабатываемых документов». Список документов, которые необходимо обработать можно уточнить (переместить из поля обрабатываемых документов в поле необрабатываемых и наоборот). Перенос вида документа между полями осуществляется с помощью клавиши <Enter> или двойного щелчка мыши, либо по кнопкам «<-» и «->„. Либо с помощью кнопок „<=„и «=>«пользователь может перенести все виды обрабатываемых документов в то или иное поле выбора. По кнопке <Сформировать> в окно обработки выдается список всех документов, удовлетворяющих условиям, заданным в окне настройки. Установка (снятие) пометки у документа производится с помощью клавиши <Enter> или двойного щелчка мыши. Для установки (снятия пометок) можно пользоваться стандартными кнопками («Пометить все“, «Отменить пометку у всех“, «Инвертировать пометку у всех“). При этом по кнопке <Настройка> пользователь имеет возможность вернуться к настройкам параметров данной обработки.

С документами можно произвести следующие групповые действия:

«Напечатать» (с предварительным просмотром или на принтер без просмотра). По кнопке <Выполнить> будет распечатаны все документы, отмеченные в списке в соответствии с той печатной формой, которая установлена по умолчанию в документе. По кнопке <Печать> распечатывается реестр документов, отмеченных в списке.

«Пометка на удаление» (Поставить, Снять) – помечаются на удаление все отмеченные документы или снимается пометка на удаление со всех отмеченных документов, которые были ранее помечены на удаление.

«Сделать не проведенным» – отменить проведение у отмеченных документов.

«Отнести к проекту» – у отмеченных документов установить выбранный проект.

По кнопке <Выполнить> осуществляется групповая обработка документов.

По кнопке <Настройка> можно вернуться в окно настройки параметров.

По кнопке <Печать> можно распечатать реестр отмеченных документов.

Кнопка <Закрыть> – выход из групповой обработки документов.