Электронная почта

Электронная почта

Электронная почта также служит для напоминания, уведомления клиента, отправки копий документов. Обычно существуют шаблоны каких-то уведомлений, которые рассылаются должникам после определенного количества дней просрочки платежа. По своему содержанию они напоминают письма-претензии, содержат основные условия работы, информируют об изменении этих условий.

Интернет очень сильно упростил жизнь тем, кто вынужден иметь дело с информацией и сообщениями. Разослать приглашения, предложения, напоминания и требования не составляет никакого труда.

Общение с клиентами по электронной почте включено в регламент работы кредитного контролера. Основным содержанием этой работы является отправка уведомлений, претензий, графиков погашения, ведение переговоров.

Целесообразно приготовить так называемые «рыбы». Их следует разделять на:

– напоминания о приближающемся сроке оплаты нейтрального содержания: «Уважаемый г-н Злодеев! Напоминаем Вам, что по условиям договора поставки грядет срок оплаты! Спасибо вам за то, что вы у нас есть!»

– напоминания о просроченном платеже: «Уважаемый г-н Злодеев! Напоминаем Вам, что по условиям договора поставки вы должны были нам деньги отдать «вчера», а уже «сегодня». Если снова возьметесь за старое, мы опять Вас накажем! Надеемся, Вы не разочаруете нас!»

– просьбы о составлении гарантийного письма: «Уважаемый г-н Злодеев! Мы так Вас любим, что обещаем: Вам ничего не сделают, если Вы укажете, в какой срок отдадите долг. Но имейте в виду, это должно произойти до указанной нами даты!»

– претензия: «Уважаемый г-н Злодеев! Мы поставили Вам товар согласно Договору на сумму 22 (двадцать два) рубля 33 копейки со сроком выплаты до «позавчера». Вами оплачен товар на сумму 1 (один) рубль 02 копейки. Ваша задолженность составляет 21 (двадцать один) рубль 31 копейку. Предлагаем Вам незамедлительно оплатить имеющуюся перед нами задолженность. В противном случае будем вынуждены!».

Отправляя сообщения, не забывайте, что вам на них могут ответить. Поэтому проверять содержимое почтового ящика стоит не реже, чем каждые 30 минут после отправки писем. Формулируя содержание письма, старайтесь быть немногословным, а отправляя его, проверьте, указаны ли все исходящие сведения, чтобы не услышать по телефону, что клиент письмо получил, но не понял от кого или не разобрался, на чей адрес переслать ответ. Для этого сразу снабдите послание всей необходимой информацией: основной темой, своим именем, фамилией, должностью, местом работы, электронным адресом, а также телефоном и почтовым адресом. Не забудьте об уведомлении о прочтении.