Зарисовка из жизни, или Проблемы с «дебиторкой» во всей красе

Зарисовка из жизни, или Проблемы с «дебиторкой» во всей красе

До того как мы начнем рассматривать вопросы построения системы работы с дебиторской задолженностью и взыскания долгов, давайте поговорим о том, как все зачастую происходит на практике. Для этого представим себе небольшую российскую компанию, занимающуюся закупкой и последующей продажей металлопроката. Назовем ее условно ООО «Торговая компания “Металл”».

Во владении компании находятся арендованные на постоянной основе офис и склад. Доставка металлопроката осуществляется посредством нанимаемых транспортных компаний. Штат компании включает отдел продаж, бухгалтера, логиста и складских работников.

Финансовым анализом, планированием и бюджетированием в указанной компании занимается генеральный директор Иванов Иван Иванович, который также является и ее единственным владельцем. Управление задолженностью проходит, как правило, достаточно поверхностно, от случая к случаю. В компании никто не может четко ответить на вопросы о структуре и величине постоянных и переменных затрат, [3] о предельно допустимой величине дебиторской задолженности и т. п. Такая неразбериха приводит к постоянной нехватке оборотных средств, порожденной постоянными проблемами с поступлением от дебиторов и распределением между кредиторами денежных ресурсов. Нехватка оборотных средств, как правило, компенсируется овердрафтами [4]  и кредитами, однако денег по-прежнему не хватает, ведь как были перебои с платежами от клиентов, так они и остались.

Одновременно отдел продаж в полную силу занимается реализацией продукции. Сотрудникам со стороны руководителя – Ивана Ивановича постоянно ставятся задачи по увеличению объемов продаж, освоению новых регионов и повышению оборотов. Стремясь выполнить задачи, поставленные руководителем, сотрудники отдела продаж устанавливают новые контакты и работают со все большим числом клиентов, предоставляя отсрочку платежа и различные скидки. И такое, казалось бы, похвальное рвение в ряде случаев становится причиной многих проблем.

Во-первых, в целях завоевания новых партнеров и получения больших объемов закупок продавцы предоставляют клиентам значительные скидки. При кажущейся на первый взгляд разумности подобного подхода более внимательное рассмотрение показывает, что совершаемые сделки порой проходят в ноль, а иногда приносят убыток компании. Например, фирма продает клиенту партию продукции на общую сумму 1 000 000 рублей. Разница между закупочной и реализационной стоимостью продукции с учетом транспортных затрат составляет 5 %. При этом если сотрудник отдела продаж предоставит клиенту скидку в 2 %, то кажется, что компания все равно должна заработать на этой сделке 30 000 рублей. Но при ближайшем и внимательном рассмотрении оказывается, что в данной схеме не был учтен важный момент. Помимо переменных затрат на маржинальную прибыль [5] от сделки в 5 % приходится часть постоянных затрат (аренда офиса и склада, окладная часть заработной платы сотрудников компании и т. п.) на сумму 25 000 рублей. В итоге реальный доход от одной сделки на сумму 1 000 000 рублей составляет 5000 рублей. И то при условии, что клиент расплатится вовремя. Конечно, приведенный пример содержит несколько упрощенную и гипертрофированную модель, однако верно передает суть вопроса. [6]

Во-вторых, стремясь увеличить объемы продаж, коммерческий отдел зачастую организует отгрузку продукции (оказание услуг, выполнение работ) до того, как контрагент будет проверен на благонадежность и платежеспособность, [7] а также до того, как будет заключен договор, подписана спецификация, и т. п.