Основы документооборота по охране труда

Основы документооборота по охране труда

Охрана труда – это система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия. Ошибки и несоответствия в документах и в организации работы по охране труда у работодателя при определенных событиях (травма работника, инспекторская проверка и так далее) могут создать серьезные проблемы и повлечь значительные внеплановые затраты.

Государственные нормативные требования по охране труда осуществляются в соответствии со статьей 211 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ).

Государственными нормативными требованиями охраны труда, содержащимися в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и законах и иных нормативных правовых актах субъектов Российской Федерации, устанавливаются правила, процедуры, критерии и нормативы, направленные на сохранение жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности.

Государственные нормативные требования охраны труда обязательны для исполнения юридическими и физическими лицами при осуществлении ими любых видов деятельности, в том числе при проектировании, строительстве (реконструкции) и эксплуатации объектов, конструировании машин, механизмов и другого оборудования, разработке технологических процессов, организации производства и труда.

Порядок разработки, утверждения и изменения подзаконных нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда, в том числе стандарты безопасности труда, устанавливается Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (об этом подробнее смотрите Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2010 года № 1160 «Об утверждении Положения о разработке, утверждении и изменении нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда»).

Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется – это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и так далее, но самое главное – суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и так далее).

Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным «клиентом» на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за «прохождение» документов. Документы, не учтенные в канцелярии, теряются чаше всего. В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию.

Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборота не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, то есть система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Контроль над составлением и соблюдением инструкций по охране труда обязателен на большинстве производственных предприятий. Можно назвать множество примеров, когда руководители не уделяли достаточного внимания охране труда на своих производственных участках. И каждый раз такая история будет иметь грустный финал. Даже если никто не пострадает физически, руководителю предприятия не избежать материальной ответственности при несоблюдении техники безопасности или при ненадлежащем состоянии документов, связанных с охраной труда.

Если штат предприятия составляет более 50 человек, то по законодательству руководитель предприятия обязан вводить штатную единицу инженера по охране труда, или, как альтернативу, должен заключить договор со специализированной компанией на ведение документации по охране труда (статья 217 ТК РФ). Но если в штате и менее 50 человек, никто не освободит фирму от выполнения этих норм и правил. Так если численность работников организации 50 человек и меньше, то решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда принимается работодателем с учетом специфики деятельности данной организации.

Несоблюдение требований трудовой инспекции чревато штрафами и отстранениями от должностей виновных.

В случае если служба охраны труда (специалист) по охране труда в организации отсутствует, то их функции выполняет работодатель – руководитель организации, иной уполномоченный работодателем работник, либо организация или специалист, который оказывает услуги в области охраны труда, привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору.

Структура службы охраны труда в организации и численность работников службы охраны труда определяются работодателем с учетом рекомендаций федерального органа исполнительной власти, принятых Постановлением Минтруда Российской Федерации от 8 февраля 2000 года № 14 «Об утверждении рекомендаций по организации работы службы охраны труда в организации».

Работа по охране труда в организации проводится на основе распорядительной, учетной и отчетной документации.

Распорядительная документация готовится на стадии создания организации и включает в себя приказы, распоряжения, положения по организации работы по охране труда; должностные инструкции руководителей и специалистов (с указанием обязанностей по охране труда и ответственности за их невыполнение); инструкции по охране труда для работников и на отдельные виды работ; инструкции о соблюдении противопожарного режима и действиях людей при возникновении пожара. Необходимо учитывать и то, что согласно ТК РФ некоторые распорядительные акты работодателя, касающиеся прав и социальных гарантий работников, требуют учета мнения уполномоченного работниками органа.

В первоочередном порядке распорядительными актами должны быть назначены следующие лица:

– должностное лицо (руководитель или его заместитель), ответственное за обеспечение безопасных условий и охраны труда и безопасное производство работ по предприятию в целом;

– должностные лица, ответственные за безопасное производство работ на отдельных участках или в подразделениях предприятия;

– должностное лицо, ответственное за электрохозяйство предприятия, и лицо, замещающее его в период отсутствия;

– другие ответственные лица в соответствии с требованиями отраслевых правил и инструкций по охране труда и иных нормативных актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда.

В организации может иметь место следующая учетная документация, отражающая деятельность по охране труда:

– журнал регистрации входящей документации по охране труда;

– журнал распоряжений по вопросам охраны труда;

– журнал регистрации вводного инструктажа;

– программа вводного инструктажа;

– журнал регистрации первичного инструктажа, повторного, целевого, внепланового инструктажей;

– перечень основных вопросов инструктажа на рабочем месте;

– график проверки знаний по безопасным методам труда;

– перечень работ повышенной опасности или выполняемых в опасных и вредных условиях (при их наличии);

– перечень профессий и работ, для которых работникам необходимо пройти медицинский осмотр;

– журнал регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности (при их наличии);

– перечень выдаваемых бесплатно спецодежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты;

– личная карточка учета спецодежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты;

– журнал регистрации несчастных случаев на производстве;

– извещение о групповом несчастном случае, тяжелом несчастном случае, несчастном случае со смертельным исходом;

– сообщение о последствиях несчастного случая на производстве и принятых мерах;

– папка с документами на пострадавшего от несчастного случая на производстве лица (для представления в органы социального страхования);

– журнал регистрации инструктажа о противопожарной безопасности;

– план противопожарных мероприятий;

– схема эвакуации при пожаре;

– план мероприятий по улучшению условий и охраны труда на предприятии;

– соглашение по охране труда;

– протоколы измерений показателей производственных факторов на рабочих местах;

– материалы аттестации рабочих мест по условиям труда;

– сертификат соответствия требованиям охраны труда.

Как правило, недостатки в организации безопасности, упущения в составлении должностных инструкций не дают о себе знать до момента, когда уже слишком поздно. Чтобы предотвратить риски, следует как можно скорее принять меры для точного соблюдения всех мероприятий по охране труда, проверить аккуратность заполнения трудовых документов. Грамотное составление должностных инструкций на предприятии устранит возможность неразберихи в критической ситуации. Четкое распределение ролей и обязанностей – вот что становится лучшей профилактикой от несчастных случаев и травм на производстве.

Сегодня, в условиях постоянного развития и новаторства во всех отраслях экономики, все большее распространение и популярность приобретает такая услуга как аутсорсинг по охране труда. Это комплексное сопровождение организации по вопросам охраны труда, в процессе ее текущей деятельности. Сервисное обслуживание позволяет снизить уровень финансовых и коммерческих рисков, избежать принятия неверных решений, а также разрешить существующие проблемы.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.