8.2. Основы организации учетного труда

8.2. Основы организации учетного труда

Главной силой в проведении мероприятий, направленных на превращение учета в действенное орудие контроля и управления и его совершенствования, являются кадры. Успехи, достигнутые в деле постановки учета и отчетности, в правильной организации учетного труда, в первую очередь обусловлены отношением работников учета к труду и пониманием ими целей учета.

Учетная работа складывается из разнородных операций и функций, требующих для своего выполнения различной специализации и квалификации работников. Под квалификацией учетных работников понимаются определенные специальные знания, умения и навыки, необходимые для выполнения определенной учетной работы по должности.

Под квалификацией работ понимается степень сложности и ответственности выполнения учетной работы, свойственной соответствующей должности.

Квалификация работников учета и учетных работ служит основой для правильной расстановки работников с учетом уровня их знаний и навыков, которые должны соответствовать характеру работ, закрепленных за отдельными рабочими местами, и мероприятий по повышению квалификации работников.

Квалификация работников учета и учетных работ имеет большое значение для правильной организации заработной платы.

На промышленных предприятиях все учетные работники разделяются по должностям: главный (старший) бухгалтер[2], бухгалтер, счетовод. К работникам, занимающим эти должности, предъявляются определенные требования в отношении их квалификации.

Главные (старшие) бухгалтеры и их заместители должны обладать общеэкономической и специальной теоретической подготовкой и достаточным опытом работы в области учета, контроля и анализа хозяйственной деятельности предприятия, а также хорошо ориентироваться в вопросах организации производства, права и финансов.

Старшие бухгалтеры должны обладать общеэкономической и специальной теоретической подготовкой и опытом работы в области учета, контроля и анализа на определенном участке работы предприятия, а также иметь навыки в выполнении технической учетной работы группы главной бухгалтерии.

Бухгалтер должен иметь теоретическую подготовку по бухгалтерскому учету в промышленности, владеть техникой учета и уметь работать на технических средствах учета.

Счетовод должен иметь общую подготовку для выполнения учетных работ по составлению и обработке документов и записи хозяйственных операций в учетные регистры, производить таксировку, подсчеты и т. д., а также уметь работать на компьютере.

Этими должностями не ограничиваются штаты учетных работников. На каждом предприятии имеются кассиры, а иногда – помощники бухгалтеров, учетчики. На крупных предприятиях устанавливаются должности бухгалтеров-ревизоров и бухгалтеров-методологов.

Требования к помощникам бухгалтеров и учетчикам в отношении знаний и опыта должны быть предъявлены как к счетоводам, а к бухгалтерам-ревизорам и бухгалтерам-методологам – как к старшим бухгалтерам.

Для определения пригодности учетного работника к выполнению возложенных на него обязанностей по занимаемой должности при приеме на работу устанавливается испытательный срок.

Успех работы учетного аппарата прежде всего зависит от квалификации работников. Поэтому руководитель учета обязан организовать повышение и систематический инструктаж учетных работников предприятия.

Руководитель учетного аппарата, являясь организатором учета и труда учетных работников, обязан хорошо знать технику работы и всемерно ее упрощать и совершенствовать, использовать все возможности для систематического роста производительности труда и качества работы учетных работников, для снижения расходов по ведению учета.

Расстановка работников учета требует прежде всего тщательно продуманного разделения труда, способствующего лучшему использованию рабочего времени, росту производительности труда и согласованной, слаженной работе всего учетного аппарата предприятия. Разделение труда состоит в расчленении учетных работ и в их распределении между участками и отдельными исполнителями.

Основными условиями правильной расстановки учетных работников по участкам работ являются:

• приближение учетных работников к цехам, отделам и другим хозяйственным звеньям предприятия с целью основательного изучения особенностей их работы;

• обеспечение работнику не только участка работы, соответствующего его квалификации и призванию, но и условий дальнейшего роста и делового уровня;

• эффективное использование рабочего времени каждого работника и повышение производительности его труда.

Приближение учетных работников к цехам и отделам создает условия для своевременного выполнения работ по учету и контролю и превращает учет в действенное средство борьбы за повышение экономических показателей деятельности предприятий. В этих условиях создаются большие возможности для обеспечения руководителей учетными данными, необходимыми для руководства работой различных звеньев предприятия.

Однако приближение учетных работников к цехам, отделам и хозяйственным звеньям предприятий не связано с децентрализацией учета и учетного аппарата. При правильной расстановке учетных работников вполне возможно при централизации учета и учетного аппарата поддерживать повседневную и тесную связь работников главной бухгалтерии с цехами и отделами и осуществлять учет и контроль их деятельности.

Каждому учетному работнику должен отводиться определенный участок работы в соответствии со специальностью, удовлетворяющей требованиям предприятия и в зависимости от подготовки, склонностей и навыков того или другого исполнителя.

Такой подход к расстановке работников учета создаст условия для достоверного, научно обоснованного отражения хозяйственной деятельности предприятия, составления доброкачественной отчетности и глубокого анализа учетных и отчетных данных, а также и для дальнейшего совершенствования учета и повышения уровня учетной работы.

Каждое предприятие имеет значительные резервы для повышения производительности учетного труда.

Не везде еще труд работников учета используется достаточно эффективно. На многих предприятиях квалифицированные руководящие работники выполняют техническую работу (выписка счетов-фактур, запись данных в аналитические счета, составление оборотных ведомостей и т. д.). Немалая часть времени исполнителей тратится на выполнение неучетных работ.

Согласованная и слаженная работа учетного аппарата, способствующая рациональному использованию рабочего времени и повышению производительности учетного труда отдельного работника и всего учетного аппарата, требует целесообразного, тщательно продуманного разделения труда.

Разделение учетного труда может осуществляться по следующим основным признакам: а) по технической однородности работ (функциональное разделение); б) по обособленности выполнения работ (оперативное разделение); в) по объему работ (смешанное разделение).

Разделение труда по технической однородности работ предполагает централизованное построение учетного аппарата и выполнение каждым работником технически однородных работ. Например, работа по учету заработной платы в этом случае должна быть распределена следующим образом: один работник принимает и проверяет первичные документы; второй – производит по этим документам исчисление заработка; третий – записывает данные из них в накопительные регистры и составляет платежные ведомости и т. д.

Схематически разделение труда по учету заработной платы при его делении по технической однородности представляется в следующей схеме (рис. 12).

Рис. 12. Схема разделения труда по учету заработной платы

Положительной стороной разделения учетного труда по технической однородности работ является сокращение затрат рабочего времени, связанных с переходом работника от выполнения одних работ к другим, и наиболее целесообразное использование каждого учетного работника в зависимости от его квалификации. Такое разделение труда позволяет шире использовать компьютерную технику, а также создает условия для нормирования учетного труда.

Отрицательными сторонами такого разделения учетного труда являются: разрыв единого учетного процесса при недостаточной ответственности за отдельные его элементы; узкая специализация учетного работника и ограничение в применении его труда на другой работе. Очень часто такое разделение учетного труда, особенно в напряженные периоды работы, затрудняет свободу маневрирования в использовании отдельных работников. В эти периоды работы обычно образуется перегрузка одной части аппарата и недогрузка другой.

Разделение учетного труда по признаку обособленности выполнения работ предполагает построение учетного аппарата в соответствии со структурой предприятия, при котором весь цикл работы по учету отдельных операций совершается и заканчивается в пределах данного рабочего места только одним работником или частью учетного аппарата. Например, по учету труда и заработной платы одним работником она выполняется полностью по одному или нескольким цехам, вторым работником выполняется та же работа по другим цехам, третьим – по отделам заводоуправления и т. д.

Каждым работником учета в этом случае выполняется следующая работа:

• прием и проверка сменных рапортов, нарядов, табелей и других документов;

• таксировка и исчисление зарплаты;

• запись заработка в накопительную ведомость;

• подсчет накопительной ведомости и составление расчетной ведомости на заработную плату;

• выписка платежных ведомостей на зарплату;

• составление бухгалтерских проводок по зарплате.

К положительным сторонам разделения учетного труда по обособленности выполнения работ относятся: возможность большого приближения учетного аппарата или отдельного работника к учитываемым им оперативным частям и объектам учета; полное представление о ходе учетной работы каждым работником, создающее у него больший интерес к порученным обязанностям, большая возможность временного замещения отсутствующих, одинаковые работы. Кроме того, такое разделение труда создает условия для лучшего выполнения работ, усиливает ответственность за их выполнение и устраняет обезличку.

Отрицательными сторонами этой формы разделения учетного труда являются: потребность в работниках более высокой квалификации; использование квалифицированного работника на технических учетных работах; сокращение возможностей применения механизации учета.

На практике как первая, так и вторая формы разделения учетного труда в законченном виде встречаются редко. Чаще всего можно встретить разделение труда по объему работ (смешанное разделение). Разделение труда по объему работ создает условия для полной и равномерной загрузки каждого учетного работника.

Объем учетной работы является основным признаком, определяющим целесообразные формы разделения труда.

Разделение труда между участниками и отдельными исполнителями осуществляется путем закрепления за каждым участком или исполнителем соответствующего объема работы, определенного круга обязанностей.

При расстановке работников по отдельным участкам учетного процесса необходимо исходить из принятой формы организации учета и учетного аппарата (централизация или децентрализация).

Установление численного состава каждого участка (группы) должно обосновываться на определении объема работы, места и способа ее выполнения.

Учетная работа каждого участка подлежит распределению между отдельными исполнителями.

Рабочий день каждого исполнителя должен быть загружен полностью. Если тот или иной исполнитель по своей прямой работе не имеет ежедневной достаточной нагрузки, в его обязанности включается выполнение других работ. Тщательное изучение объема работы и времени, необходимого для каждой операции или комплекса работ, позволяет более эффективно использовать рабочее время каждого исполнителя и создает уверенность в возможности выполнения возложенных на него работ.

В целях предупреждения срывов в выполнении работ отдельными исполнителями при невыходе на работу устанавливается круг совместителей. Совместители выполняют работу в случае болезни, очередного отпуска или невыхода на работу в связи с выполнением государственных обязанностей основными исполнителями.

Функции отсутствующего исполнителя могут передаваться не одному, а нескольким совместителям, за каждым из них закрепляются в зависимости от трудоемкости и в соответствии с его графиком (заданием) тот или другой участок работы. Это необходимо для того, чтобы передача всей работы одному совместителю не привела к большому напряжению, а следовательно, и к невыполнению порученных обязанностей. Совместитель должен быть связан по работе с отсутствующим исполнителем, знать свои дополнительные обязанности и без затруднения их выполнять.

Закрепление как основной работы, так и работы по совместительству за каждым исполнителем должно способствовать всемерному укреплению ответственности за выполнение порученной работы, ликвидации обезлички, а также создавать условия для проявления инициативы каждым исполнителем, для уплотненной равномерной и качественной работы и для накопления необходимых опыта и навыков.

При расстановке учетных работников по участкам и распределении работы между ними необходимо прежде всего выделить более сложные и квалифицированные работы.

На практике довольно часто можно встретить выполнение квалифицированными учетными работниками технической работы. Например, на одном предприятии при большом количестве учетных работников заместитель главного бухгалтера 25 % месячного бюджета времени расходовал на записи хозяйственных операций по счетам аналитического учета и составление по ним оборотных ведомостей. На другом предприятии два старших бухгалтера на техническую работу затрачивали до 40 % своего месячного бюджета рабочего времени.

Пределы целесообразного разделения работ по сложности их выполнения зависят от объема этих работ. В небольшом учетном коллективе объем сложных работ может оказаться недостаточным для обеспечения полной загрузки отдельного исполнителя. В этом случае допустимо выполнение одним и тем же работником всех видов работ. При большом количестве учетных работников вполне возможно разделение учетных работ по их сложности, а также загрузка ими работников соответствующей квалификации.

Целесообразная расстановка учетных работников по участкам работы и правильное разделение их труда должны обеспечить четкую планомерную работу учетного аппарата и высокую производительность труда.

Правильная организация труда – это прежде всего полное и целесообразное использование рабочего времени.

Одной из обязанностей работника учета является соблюдение строжайшей дисциплины и эффективное использование рабочего времени. На каждом предприятии должна быть установлена определенная система табельного учета, обеспечивающая контроль своевременности прихода на работу и ухода с нее.

Существенная роль в укреплении дисциплины труда и полном использовании рабочего времени принадлежит распорядку дня, режиму работы. Режим работы означает такой распорядок и чередование периодов работы и отдыха, которые не допускают потерь рабочего времени.

Общий режим рабочего дня и поведение работников учета подчинены правилам внутреннего трудового распорядка предприятий.

В правилах внутреннего распорядка обычно предусматриваются начало и конец работы и время перерыва. Опыт показывает, что не везде и не всегда такой распорядок обеспечивает правильное использование рабочего дня учетных работников. Для учетного аппарата к общим правилам распорядка необходимо предусматривать дополнительные положения, вытекающие из специфики его работы.

Для учетных работников, связанных с непосредственным обслуживанием представителей поставщиков, покупателей и других организаций, рабочих, служащих, должны быть регламентированы часы приема посетителей. К этой категории учетных работников относятся бухгалтеры по учету заработной платы, кассиры, бухгалтеры и счетоводы, оформляющие операции по отпуску продукции и материальных ценностей. Для таких работников необходимо делить рабочий день на две части: одна часть, большая, отводится для выполнения работы по обслуживанию посетителей, вторая часть, меньшая, используется для обработки документов за день и выполнения учетной работы, не связанной с обслуживанием рабочих, служащих и других посетителей.

В распорядке дня должна быть предусмотрена сменность работы, особенно в отчетном периоде.[3] Учетная работа, связанная с проверкой и обработкой первичных документов, сосредоточивается в дни отчетного периода. Значительная часть документов сдается материально-ответственными и другими работниками к исходу рабочего дня. Работник учета вынужден переносить обработку документов на следующий день, что удлиняет отчетный период. К таким работам относится обработка сменных рапортов, нарядов за последние один-два дня, лимитных карт и требований на отпуск материалов, инвентаризационных ведомостей незавершенного производства, а также работа по подсчету и оформлению журналов-ордеров в вечернюю смену.

Правильный трудовой режим не допускает нарушений распорядка дня. Борьба за укрепление трудовой дисциплины в учетном аппарате должна быть в центре внимания руководителей и общественных организаций, предприятий.

Важнейшее значение для лучшего использования работников учета имеет правильная организация рабочего места.

Под рабочим местом работника учета подразумевается не только место, занимаемое работником, но и общая обстановка работы учетного аппарата.

Организация рабочего места каждого работника учета должна соответствовать характеру возложенной на него работы и обеспечить ему необходимые условия для ее выполнения с наименьшей затратой силы и времени.

Общими требованиями рабочего места учетного работника являются:

• создание таких благоприятных условий, при которых работник в состоянии сосредоточить на выполняемой работе свое внимание;

• расположение всех предметов, которыми пользуется работник, должно быть на таком расстоянии и таким образом, чтобы производимая им работа требовала меньшего количества и менее сложных движений;

• определение целесообразных и постоянных мест для рабочих и справочных материалов, счетных машин, приборов и приспособлений.

Рабочие места должны быть оснащены необходимыми приборами и приспособлениями, применяемыми в процессе работы и способствующими наиболее целесообразному размещению, хранению и использованию этих приборов и приспособлений.

Предметы оборудования рабочих мест подразделяются на постоянные, которые должны находиться на рабочем месте независимо от выполняемой работы, и общего пользования (временные), надобность в которых имеется и у других работников бухгалтерии.

К постоянным предметам оборудования учетных работников относятся: папки для входящей и исходящей корреспонденции, ручки, табель-календарь, бланки. Предметами общего пользования считаются общие инструкции, справочники и др.

При планировке помещения, отведенного для учетного аппарата, необходимо прежде всего целесообразно разместить группы и отдельных работников, обслуживающих рабочих, служащих и других посетителей и выполняющих оперативные функции. Остальных работников лучше всего разместить по ходу операций. Там, где позволяет помещение, лучше всего отказаться от мелких комнат и расположить аппарат в больших комнатах.

Распланировка рабочих мест должна быть подчинена принципам единого и целесообразного распорядка, всемерного сокращения пути документооборота, организации наилучшей связи между отделами, а внутри – между работниками.

При планировке рабочих мест необходимо обеспечить их нормальным освещением как в дневное, так и в вечернее время работы.

Стол, стулья и другая мебель, являющиеся, на первый взгляд, самыми обыкновенными предметами обстановки учетного аппарата, играют большую роль в производительности труда работников учета. Мебель должна быть недорогой, конструктивно простой и удобной для работы.

Рабочее место нуждается в поддержании строгого порядка и чистоты, для этих целей устанавливаются определенные правила. Перед началом работы стол приводится в рабочее состояние. На нем не должно быть лишних предметов. После ухода с работы на столах не должно оставаться ни одной папки. Папки, документы и другие предметы следует перенести в шкафы либо убрать в ящики столов.

Бланки и чистую бумагу необходимо хранить в специальных шкафах или на стеллажах, в которых предусматривается достаточное количество полок, причем одни бланки не должны заслоняться другими. В ящиках столов допускается хранить лишь минимальный запас их.

Учетный работник, умеющий организовать свою работу и заранее подготавливающий необходимые ему бланки, документы и другие предметы, несомненно, добьется большей производительности труда, чем другие работники, не обращающие внимания на организацию своего рабочего места.

Создание трудовой обстановки включает также мероприятия, обеспечивающие гигиенические и культурные условия работы, в частности устройство освещения, поддержание чистоты и порядка, создание нормальной температуры, чистоты воздуха.

Осуществление этих мероприятий, связанных с организацией рабочего места, – необходимое условие для нормальной работы учетного аппарата.

Техническое нормирование является основой правильной организации труда и заработной платы.

Организация труда требует установления для каждого работника меры труда, определяющей степень его участия в общественном труде. Такая мера труда исчисляется в нормах времени, т. е. в величине затрат времени на единицу каждой работы, выполняемой работником. Норма времени соответствует норме выработки, определяющей собой то количество натуральных единиц работы, которое должно быть выполнено работниками в определенную единицу рабочего времени (в минуту, час, день).

Установление норм времени на выполнение учетных работ имеет исключительно большое значение для повышения производительности труда, для установления штатов учетных аппаратов, для организации и планирования учетной работы.

Никакие нормы, на каком бы высоком уровне они ни были рассчитаны, не могут рассматриваться как предел производительности труда. По мере овладения техникой эти нормы должны заменяться новыми с учетом достижения передового опыта и общего уровня техники и культуры учетной работы.

В практике применяются два метода установления норм: аналитическо-расчетный и опытно-статистический.

При аналитическо-расчетном методе пользуются способом нормирования по элементам, по отдельным составным частям операций.

При опытно-статистическом методе применяется способ суммарного нормирования, т. е. норма времени устанавливается целиком на все операции, без расчета ее по основным элементам и частям.

Опытно-статистические нормы обычно являются заниженными и не мобилизуют работников на более продолжительную работу.

Нормы, установленные аналитическо-расчетным методом, являются обоснованными нормами, мобилизующими работников на лучшую работу.

Хотя учетный труд существенно отличается от труда производственных рабочих, тем не менее многие учетные работы являются доступными для нормирования.

Большинство учетных работ периодически повторяются из месяца в месяц. К таким работам можно отнести: приемку первичных документов, их таксировку и обработку, запись данных из обработанных документов и накопительные, группировочные и другие учетные регистры, заполнение счетов-фактур, платежных поручений и других документов, составление отчетных таблиц.

Эти работы в большей части являются работами технического порядка и поддаются нормированию. Конечно, есть ряд учетных работ (проверка документов, контрольные функции, анализ) и оперативных функций, выполняемых учетными работниками (представительство, руководство, инструктаж, участие в разработках планов, заданий и др.), которые не допускают распространения на них методов нормирования. Эти особенности должны быть учтены при нормировании учетного труда.

Учетный труд основан на регламентированных методах и приемах работы. Учетной практикой выработан ряд определенных технических приемов, которыми работники учета пользуются в своей повседневной деятельности.

Учетный труд подразделяется на виды работ, каждая из них состоит из ряда операций. Например, работу по обработке счета-фактуры поставщика можно расчленить на следующие операции: а) арифметическая проверка; б) подборка к счету приходных ордеров и актов; в) запись в накопительную ведомость или журнал-ордер; г) передача счета-фактуры по принадлежности или для хранения. Работа по выписке приходного кассового ордера может быть расчленена на операции: а) просмотр документа, по которому надлежит выписка ордера; б) заполнение ордера; в) заполнение квитанции; г) подшивка документа; д) оформление ордера подписями; е) передача кассиру.

Каждая учетная работа является первичным элементом учетного процесса, следовательно, для организации труда и планирования учетной работы нормы времени должны быть установлены отдельно на каждую операцию и всю работу. Но для того чтобы установить эти нормы правильно, т. е. на основе анализа всех факторов, определяющих продолжительность выполнения операций и всей работы, необходимо изучить затраты рабочего времени.

Время рабочего дня подразделяют на время работы и время перерывов.

Время работы – время, когда работник производит действия, связанные с рабочим процессом, а время перерывов – все перерывы в процессе труда независимо от их причин, кроме не засчитываемых в продолжительность рабочего дня, как, например, время обеденного перерыва. Время работы и время перерывов, которое учитывается при расчете норм времени для выполнения отдельных операций всей работы, называется нормируемым временем.

При установлении нормы выработки по каждой операции для учетной работы должна быть определена свойственная ей единица.

Единицей учетной работы по оформлению и обработке одного документа может быть, например, один ордер, один счет, одна ведомость и т. п. При обработке счетов кассира и выписок из счетов банка, а также при обработке документов по заработной плате за единицу принимается обслуживание одного работающего (рабочего, ИТР, служащего и т. д.).

Норма времени может устанавливаться на отдельную операцию и суммарно по всей учетной работе в целом, т. е. по всем операциям, входящим в данную работу.

При установлении норм времени необходимо иметь в виду следующие условия, обеспечивающие составление прогрессивных норм:

• работа должна выполняться учетным работником, имеющим практические навыки и опыт работы на данном рабочем месте;

• учетный работник должен обеспечиваться возложенной на него работой;

• труд и рабочее место должны быть рационально организованы без лишних затрат времени и при использовании технических средств в соответствии с наличным парком счетных машин, приборов и приспособлений;

• учетный работник должен быть по возможности освобожден от подсобных работ.

Нормируемое время в учетной работе подразделяется на оперативное время, подготовительно-заключительное время и время перерывов на отдых и личные надобности.

К оперативному времени относится время, затрачиваемое работниками непосредственно на выполнение учетной и отчетной работы. Оперативное время расчленяется на основное и вспомогательное.

Основное время представляет собой то время работы, в течение которого непосредственно осуществляется цель учетного процесса: исчисление заработка рабочего, ежедневная запись операций в журналы-ордера, накопительные ведомости, лицевые счета и т. п. Сюда же включается время, используемое на просмотр документов, их проверку и т. п.

Вспомогательное время – это время, которое должно затрачиваться на выполнение различных действий, создающих возможность выполнения основной работы. Например, сдача выполненной работы, выдача справок, сортировка и подборка и другие работы настолько значительны по своему объему, требуется выделение для этого специальных исполнителей, и такие работы будут являться основными.

Подготовительно-заключительное время затрачивается работником на уход за рабочим местом на протяжении всего рабочего времени: раскладка на столе папок с документами, обеспечение ручками, карандашами, бумагой и т. п. и уборка их в конце работы.

В учетной работе подготовительно-заключительное время занимает незначительный вес, примерно до 4–6 %, поэтому допустимо объединение вспомогательного и подготовительно-заключительного времени. Обычно это время принято называть временем, затрачиваемым на подсобные и вспомогательные работы.

Время перерывов на отдых и личные надобности включает в себя лишь время, регламентированное условиями работы на данном рабочем месте, продолжительность которого регулируется правилами внутреннего распорядка. Время регламентированного обеденного перерыва не входит в состав рабочего времени, предусмотренного продолжительностью рабочего дня.

К ненормируемому времени относится время, затрачиваемое на все виды непредусмотренных работ, возникающих вследствие низкой производительности секретарей, делопроизводителей, курьеров и почтальонов, – это получение писем, исправление текущих ошибок в оформлении официальных документов, самостоятельная распечатка документов, заполнение различных бланков, получение необходимых подписей и т. д. Такая дополнительная работа приводит к потере времени, которую принято называть организационной.

Низкая продуктивность работника может быть вызвана нарушением трудовой дисциплины и установленного внутреннего распорядка организации (систематические опоздания на работу, прждевременное окончание рабочего дня, прогулы, время, потраченное на решение проблем личного характера и т. д.).

Потери рабочего времени, возникающие вследствие нерегламентированных перерывов, могут быть восполнены путем включения в норму общей выработки подсобно-вспомогательного времени и времени на отдых. Нормы выработки определяются путем деления продолжительности рабочего дня на норму времени. Например, если норма времени на выписку одного счета-фактуры на компьютере составляет 10 мин, то дневная норма выработки будет равняться 48 счетам-фактурам (480: 10 = 48).

Для установления обоснованных норм на учетные работы необходимо проводить систематические наблюдения и изучение затрат времени на рабочем месте.

В зависимости от цели наблюдения и техники его проведения различают два основных метода наблюдения: хронометраж и фотография рабочего дня.

При помощи хронометража измеряется расход времени на выполнение отдельных повторяющихся операций для установления их продолжительности. В процессе хронометража должно быть установлено, из каких элементов состоит хронометрируемая операция или работа, и определена продолжительность времени на каждый элемент операции и в целом на работу.

Помимо основного назначения хронометража как средства получения первичного материала для разработки нормативов времени на отдельные элементы основной работы, данные его могут быть использованы и для установления самих норм времени отдельных операций и всей учетной работы. Хронометраж является важным условием аналитическо-экспериментального метода нормирования.

Фотография рабочего дня представляет собой метод изучения всех без исключения затрат времени на работе. Объектом этого изучения могут быть одно или несколько рабочих мест на протяжении всего рабочего дня.

Фотография рабочего дня позволяет установить, как распределяется рабочий день у наблюдаемых учетных работников, какие виды полезного расхода времени и потерь у них имеются, какова их величина, по каким причинам происходят потери времени.

Основное назначение фотографии рабочего дня заключается в том, чтобы установить имеющиеся потери времени и их причины, разработать и осуществить технические и организационные мероприятия по устранению этих потерь и добиться полного и уплотненного использования рабочего дня.

Объектами фотографии рабочего дня должны быть как передовики, так и другие работники. Наблюдения за работой передовиков, хорошо владеющих техникой и рационально организующих свой труд, позволяют выявить применяемые последними методы уплотнения рабочего дня за счет передовых, более рациональных приемов и вместе с тем вскрыть потери, не зависящие от работника. Наблюдения за другими работниками, выполняющими однородную работу с передовиками, дополнительно вскрывают потери и непроизводительные затраты времени из-за неумения работника рационально организовать свою работу и распланировать свой рабочий день.

Результаты фотографии рабочего дня подвергаются анализу, с тем чтобы установить:

• какие потери времени могут быть устранены немедленно, без всяких затрат и что для этого нужно сделать;

• какие технические и организационные мероприятия надо провести, чтобы ликвидировать остальные потери;

• в какой мере можно сократить время, затрачиваемое на подсобные и вспомогательные работы;

• какую часть этой работы можно передать менее квалифицированным и менее загруженным учетным и другим работникам и какие для этого нужны мероприятия.

На основании данных анализа и в соответствии с запроектированными организационными и техническими мероприятиями производится проектирование целесообразного и экономического режима рабочего дня.

Одним из способов, содействующих разработке нормативов, необходимых для установления штата учетных работников и распределения работы между участниками и отдельными исполнителями, является график в учете. Он определяет разработку предварительных технических карт и заданий, которые облегчают уточнение комплекса работ для загрузки каждого исполнителя. При графике изучением времени, необходимого на выполнение той или другой операции или работы в целом, занимаются сами непосредственные исполнители. Этот способ основан на самофотографии исполнителем своего рабочего дня, его части и затрат времени на выполнение отдельных операций (работ) и других функций.

Самофотографирование производится самим учетным работником. Учетный работник может записывать в карточку наблюдения время, затраченное на выполнение какой-либо работы, или же только фиксировать потери рабочего времени.

Самофотография времени, затрачиваемого на выполнение работы, позволяет установить необходимое на выполнение отдельных учетных операций или на всю работу время.

Самофотография потерь рабочего времени производится с целью устранения причин, вызывающих выполнение непредусмотренных работ, простои и перерывы в работе.

Длительное изучение этого вопроса показало, что такой способ нормирования учетного труда вследствие своей оперативности и доступности и активного участия учетных работников является практически возможным для каждого предприятия.

График в учете с применением самофотографии сам по себе заставляет каждого исполнителя искать и находить пути и средства, повышающие производительность труда и улучшающие организацию его работы. Работник учета заинтересован в выполнении предусмотренных в его графике работ в установленные сроки с наименьшей затратой усилий и времени.

Преимуществами самофотографии учетной работы являются ее массовость, возможность в короткий срок определить нагрузку отдельных исполнителей, установить и устранить недостатки в организации учетного труда.

Установление нагрузки для каждого исполнителя путем самофотографии нельзя смешивать с опытно-статистическим методом. Необходимое время, установленное расчетным путем, должно базироваться на основе всестороннего изучения работы каждого конкретного исполнителя, для которого определяется нагрузка.

Особенно успешно способ самофотографии используется при регламентации учетно-оперативных работ. К ним относятся такие работы, как представительство, руководство, инструктаж, прием посетителей, сверка различных учетных и отчетных данных и т. д. Нормирование труда, затрачиваемого на подобные работы, методом хронометража оказалось бы слишком сложным.

Под воздействием правильной организации труда и самофотографии время, затраченное на выполнение учетно-оперативных функций, примет нормальные размеры.

Таким образом, пользуясь различными способами и средствами, руководители учета могут выявить значительные неиспользованные резервы. Важно при этом не пренебрегать часами, даже минутами, из которых в конечном результате складываются дни и недели рабочего времени.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.