Программы автоматизации документооборота

Программы автоматизации документооборота

Современные темпы развития туристического бизнеса диктуют необходимость внедрения новых методов работы, упрощающих работу менеджеров по оформлению туров.

Таблица 13

Сводная таблица примерной стоимости услуг поисково-информационных систем и дополнительных сервисов для турагентов

Источник: сайты поисково-информационных систем.

Задачи, которые решают программы, специально созданные для турфирм, – внутриофисная автоматизация работы:

? учет проданных туров;

? печать необходимых документов;

? учет платежей по заявкам;

? ведение архива заявок клиентов;

? база данных постоянных клиентов;

? рассылка сообщений по электронной почте постоянным клиентам;

? учет выданных дисконтных карт;

? анализ получаемой информации и индивидуальной работы каждого сотрудника;

? учет эффективности рекламы;

? хранение логинов и паролей для систем онлайн-бронирования туроператоров и автоматического входа в систему бронирования без повторной авторизации;

? возможность учета кросс-курсов валют и процентов на конвертацию;

? импорт заявок из систем онлайн-бронирования туроператоров и др.

Каждый год программы совершенствуются, увеличивается количество функций, постоянно принимаются пожелания по улучшению продукта. Вам всего лишь необходимо приобрести готовый программный комплекс и инсталлировать его на рабочий компьютер.

На что нужно обратить внимание, выбирая программу автоматизации для офиса турагентства:

? сколько стоит установка, настройка и обучение хотя бы одного сотрудника;

? есть ли срок действия лицензии на программный продукт;

? какие модули не входят в стандартный продукт и их стоимость;

? как часто возникает необходимость обновления и сколько оно стоит;

? каковы требования к комплектации компьютера и программному обеспечению (лицензии).

Это основные расходы, которые «скрыты»; они часто не заявляются разработчиками в рекламной цене, а порой без дополнительных модулей автоматизация будет частичной или совсем незначительной.

Верный способ «опробовать» продукт – ознакомиться с демоверсией, если таковая имеется. В любом случае выбор остается за вами – нравится вам программа или нет, способствует ли она решению проблем в офисе.

Как правило, турфирмы устанавливают системы автоматизации после 5–6 месяцев работы, но есть и исключения – это компании, у которых с первых месяцев предполагается большое количество клиентов (например, при организации конференции количество информации, которую необходимо обработать, сохранить и проанализировать, превышает возможности сотрудников).

В дальнейшем автоматизация работы офиса обеспечит единообразие обработки документов, а ситуации, когда каждый менеджер работает по-своему, по «своим» тарифам, заполняя «свои» отчетные формы, будут исключены. У руководства есть возможность контролировать весь бизнес – как на рабочем месте, так и на расстоянии (в отпуске). Эти программы снижают риск финансовых потерь в случаях болезни менеджера и при увольнении, помогают новым менеджерам быстро войти в работу.

Но нужно знать, что автоматизация – дорогое удовольствие, при сложении необходимых расходов получившаяся сумма может вас неприятно удивить. Не существует программы автоматизации, которая удовлетворяла бы все потребности турфирмы, требуются настройка и доработка, а это дополнительные расходы, как правило, за каждый час работы IT-специалиста. Внедрение программ автоматизации всегда связано со стрессовыми ситуациями в офисе: менеджеры допускают ошибки при оформлении туров и у программистов-настройщиков своеобразный подход к работе, который порой дает массу поводов для отказа от идеи автоматизации.

Несмотря на все возможные проблемы, польза от автоматизированного учета деятельности туристического агентства выражается в положительных количественных и качественных показателях.

Назовем наиболее заметные программы для автоматизации работы туристического агентства: «САМО-Тур-Агент», «Мастер-Агент», «5 star office», «Terrasoft CRM», «Тур-Менеджер».