Как создать действующую должностную инструкцию

Как создать действующую должностную инструкцию

В дальнейшем директору следует помогать развитию своих сотрудников и успешно управлять их повседневной рабочей деятельностью. Не забывайте, что все люди разные, но добиться значительного успеха можно только командными усилиями, направленными на достижение общих целей.

Составление должностных инструкций часто является слабым местом управления предприятием и персоналом. Иногда и сотрудники, и руководители долгое время работают, не зная своих прав и обязанностей. В качестве подспорья в ликвидации данной проблемы далее приводится примерный порядок разработки должностной инструкции для сотрудников предприятий салонного бизнеса.

Должностная инструкция призвана регулировать производственные отношения, формализует полномочия и обязанности работника. Этот документ разрабатывается, как правило, руководителями подразделений для своих непосредственных подчиненных. Однако на небольших предприятиях этим занимается его руководитель. Он же утверждает должностные инструкции. На крупных предприятиях, таких как фитнес-центры, большие салоны, инструкции разрабатываются руководителями нижнего звена, а утверждаются соответствующими заместителями по функциям.

Первые экземпляры должностных инструкций хранятся в отделе кадров, вторые – у руководителя подразделения, третьи – у работников. Должностные инструкции должны разрабатываться в соответствии с положением о подразделении (предприятии). Качественно подготовленный комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и в рамках выполнения технологического рабочего процесса равномерно или с учетом уровня квалификации распределяет нагрузку между работниками.

Каждая инструкция должна давать ясное представление об особенностях должности, к которой она относится. Ее положения должны служить целям реализации стратегического плана компании. Качественно подготовленная должностная инструкция способна оказать неоценимую помощь в процессе управления персоналом предприятия и выполняет следующие функции.

Во-первых, должностная инструкция дает сотрудникам представление о том, каких действий от него ожидают, каковы его права и обязанности, по каким критериям будут оцениваться результаты его работы, а также представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности. Участие в обсуждении должностной инструкции представляет работнику возможность влиять на формирование условий, организации труда и критерии его оценки.

Во-вторых, поскольку должностная инструкция служит основой для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, она способствует принятию взвешенных решений о его дальнейшем внутреннем движении в компании и возможных вариантах переподготовки (повышении в должности, перемещении на другой участок работы, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).

В-третьих, должностная инструкция применяется в процессе найма работников как документ, устанавливающий критерии, по которым должна производиться оценка профессиональных кандидатов на вакантные должности.

В-четвертых, должностные инструкции используются для построения внутрифирменной иерархии, систем вертикальной подчиненности и оплаты труда.

В-пятых, анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т. п.) предоставляет руководителю необходимую информацию для совершенствования организационно-кадровой структуры, указывает направления повышения производительности труда, оптимизации степени участия сотрудников в технологических процессах. То есть помогает расставить всех сотрудников по местам и избежать случаев как дублирования, так и оставления без внимания тех или иных участков работы.

Обязанности работников должны соответствовать основным задачам, решаемым подразделением. Инструкция должна аккумулировать в себе все основные функции, выполняемые работником на своем рабочем месте.

Должностная инструкция должна быть написана простым и понятным языком и не допускать возможностей разночтения.

Каждый работник должен быть своевременно ознакомлен со своей должностной инструкцией под роспись (даты утверждения и ознакомления обязательно указываются в грифе этого документа).

Наличие в должностной инструкции следующих пунктов является обязательным:

• название должности;

• наименование структурного подразделения;

• цель существования должности;

• структура подчиненности, место данной должности в организационной структуре фирмы (кем руководит, кому подчиняется);

• полный перечень основных должностных обязанностей, сгруппированных по функциональным блокам;

• применяемые критерии оценки эффективности труда (количественные и/или качественные).

При написании указанных выше пунктов следует учитывать ряд важных моментов:

а) цель существования должности не должна быть «размыта философскими рассуждениями». По возможности ее следует сформулировать одним предложением, резюмирующим ответ на вопрос: «За что работнику, замещающему данную должность, платится заработная плата»;

б) описание должностных обязанностей зависит от конкретики описываемой специализации, но в общем случае оно представляет собой 6–7 функциональных блоков, каждый из которых, в свою очередь, содержит 6–7 должностных обязанностей;

в) должности, в отношении которых могут быть разработаны крите рии оценки эффективности труда работников, можно разделить на три категории: доходные, затратные (или обслуживающие) и доходно-затратные (к данной категории можно отнести должность администратора салона красоты).

Критерии оценки эффективности труда для должностей, приносящих доход (к ним относятся специалисты салона красоты, занимающиеся непосредственным оказанием услуг), вытекают из показателей работы подразделений. Эти показатели сравниваются с установленными плановыми ориентирами по доходам, прибыли, снижению затрат подразделения в отношении каждого конкретного работника. Превышение плановых показателей говорит о высокой эффективности труда работника и указывает руководителю на необходимость применения поощрительных методов.

Критериями оценки эффективности труда работников по затратным должностям (таким как уборщица, бухгалтер, охранник и т. п.) являются показатели выполнения мероприятий из стратегического плана предприятия с учетом сроков и качества их выполнения каждым конкретным сотрудником. При этом показатель качества выполнения должностных обязанностей в данном случае подразумевает обслуживание не столько внешних, сколько внутренних клиентов салона, то есть других сотрудников.

Таким образом, сами сотрудники ежемесячно оценивают работу своих коллег, а достижение соответствующего уровня оценки закладывается в критерии оценки эффективности их работы.

Ответственность за наличие полного комплекта должностных инструкций лежит на начальнике отдела кадров.