Контроль над временем при помощи списка дел, обязательных для выполнения

Контроль над временем при помощи списка дел, обязательных для выполнения

На семинарах по управлению временем я часто слышал такое утверждение: «Если вы каждое утро будете тратить 15 минут на то, чтобы распланировать свой день, то ваша эффективность повысится на 20 %». Если вы читаете эту книгу, то я сильно сомневаюсь, что вы впустую тратите пятую часть своего дня, но я практически уверен в том, что некоторые члены вашей команды все-таки проводят какую-то часть своего рабочего времени зря. Следовательно, когда вы начнете должным образом управлять временем и обучать свою команду этим принципам, то существенно повысится не только производительность сотрудников, но и их удовлетворение от работы. Помните, что чем большее удовлетворение работник испытывает, тем активнее он продвигается к цели.

Очень простой метод управления своим рабочим временем заключается в том, чтобы перед началом работы составить список дел, обязательных для выполнения, с учетом их приоритетности. Каждое утро необходимо составлять список дел, которые должны быть выполнены в течение дня. После составления списка следует взглянуть на него и определить, что именно должно быть сделано сегодня и только сегодня. Напротив каждого такого дела нужно написать букву «А». После этого следует посмотреть на остальные дела и задаться вопросом: что желательно сделать сегодня? Напротив таких дел поставьте букву «B». Оставшиеся в списке дела должны быть обозначены буквой «C», и если эти дела не будут перемещены в группу дел под буквами «B» или «А» в течение нескольких недель, то они должны быть поручены кому-либо. А теперь следует посмотреть на дела под буквой А и определить, какой отдельный пункт списка является наиболее важным и должен быть выполнен сегодня, и если это все, что мы успеем сделать за день, будет ли это нормально? Поставьте цифру «1» напротив такого дела, чтобы оно было обозначено как А1. Затем задайте себе вопрос, какое дело по важности следует за А1, отметив его как А2, а далее пометьте таким же образом все дела под буквами «B» и «C». Безусловно, после этого необходимо переписать весь список, начиная с А1 и до последнего дела под буквой «А», затем продолжить с B1 и до последнего пункта под этой буквой и, разумеется, с С1 до последнего дела, обозначенного буквой «С».

Теперь первым пунктом списка идет самое важное дело, которое непременно нужно выполнить сегодня – А1. Я называю его соусом к стейку, в честь соуса А-1[5]. Приправьте ваш стейк соусом. Иными словами, тратьте ценные моменты своей жизни на выполнение важной работы, а не на чтение бессмысленных писем, приходящих по электронной почте. Когда вы будете начинать свой день в соответствии со списком дел, то в течение первого часа вам предстоит пройти определенное испытание. Вы оторветесь от дел и увидите, что кто-то из сотрудников стоит в дверях вашего кабинета с чашкой кофе в руках и «проблемой», о которой он хочет поведать, или срочным вопросом. Вы должны научиться смотреть на таких людей и спрашивать себя: их проблема – это соус к стейку? Является ли они более важными, чем ваше дело А1? Как правило, нет.

Когда наша компания была еще молодой и работало в ней человек 10, одна девушка из отдела продаж каждый раз приходила ко мне в кабинет, когда копировальный аппарат по какой-либо причине заклинивало. Мне понадобилось немало времени для того, чтобы научиться не вскакивать и не бежать ремонтировать копировальный аппарат, а вместо этого заставить ее найти кого-либо другого, кто мог бы решить эту проблему. С другой стороны, несколько лет назад, когда утром я сидел за столом и только приступил к первому делу из моего небольшого списка, в дверях кабинета вдруг появился начальник отдела персонала и сообщил мне, что сотрудники вызвали скорую помощь, потому что один молодой человек потерял сознание. Очевидно, что это событие было более важным, чем любое дело А1, поэтому я подошел к этому парню и был рядом с ним, когда он пришел в сознание. Этот случай закончился хорошо – хотя парня и забрала скорая, с ним было все в порядке, просто возникли проблемы с сахаром крови. А затем, как говорит Брайан Трейси, «нужно возвращаться к своему списку».

Когда ваш день тщательно распланирован, то у вас появляется критерий, руководство к действию и механизм измерения, которые позволяют оценить продолжительность вынужденного перерыва в выполнении дел, а также определить точку, в которой ваша работа остановилась.

Когда я был молодым предпринимателем, но еще не предпринимателем-лидером, я часто пытался управлять результатами работы. Я старался повысить объем продаж, или поднять дух своей команды, или увеличить прибыль компании. Но впоследствии я понял, что именно процесс влияет на результат, а не наоборот. А значит, управлять надо процессом. Если отдел продаж моей компании станет совершать больше звонков, то закономерным результатом этих действий будет повышение прибыли компании. Если мы будем зорко следить за затратами компании, то сможем сформировать такую культуру внутри команды, которая позволит избежать лишних затрат и повысить доходы, что в результате приведет к увеличению прибыли. Если же я хочу улучшить психологическую атмосферу в своей команде, я должен внимательно следить за тем, как каждый из моих сотрудников справляется со своими задачами, в результате чего настрой всей команды улучшается. Будьте осторожны при управлении своим временем и временем своей команды, так как результат работы зависит от того, каковы особенности вашей деятельности. Не пытайтесь бороться с последствиями; устраните проблему, которая привела к ним.

Я управляю своим временем при помощи списка важных дел, расположенных в порядке приоритетности, еще с подросткового возраста. Поэтому я не могу относиться спокойно к людям, которые попросту теряют свое время. Всем периодически нужно расслабиться и, например, провести время с хорошей книгой в руках, я считаю это правильным. Но человек, который разгуливает по офису с чашкой кофе, как герой фильма «Офисное пространство» (Office Space), и мешает всем остальным работать, может начать раздражать вас и вашу команду, когда вы стараетесь повысить производительность работы и высоко цените каждую минуту.

Несколько лет назад в нашей компании работал замечательный молодой человек. На самом деле он был очень трудолюбивым, просто чрезмерно общительным. Поэтому когда он не был занят, он подходил к моему кабинету и спрашивал, нет ли у меня свободной минутки, однако спустя полчаса он так и не переходил к сути дела. В конце концов, я нанял сотрудника, который отвечал за то, чтобы этот парень был занят как можно больше. Благодаря этому решению он успешно выполнял свою работу и перестал мешать мне. На самом деле меня нельзя назвать необщительным, но у меня много дел, которые я должен выполнить в течение дня, а люди, которые теряют свое время, только высасывают жизненные силы из вас и вашей компании. К тому же подумайте о финансовых последствиях, к которым приводят такие люди: вы платите зарплату тем, кто впустую проводит свое время, и тем, кого эти люди отвлекают.

Некоторые не настолько бездарно распоряжаются своим временем и теряют его не в таких масштабах. Таких людей может оттолкнуть ваша активность. Если вы находитесь в непрерывном движении, заняты текущими делами, ваш график расписан на много дней вперед, то человек, который хочет поведать вам о результатах футбольного матча, знает, что нужно подождать, когда у вас появится свободное время. Мой рабочий календарь был помещен в программу Outlook, чтобы мой секретарь мог просматривать его и вносить необходимые изменения; моя жена и некоторые сотрудники нашей компании могут просматривать мой календарь в режиме Read Only и таким образом определить время, когда со мной можно встретиться. В моем кабинете над столом для переговоров расположен 42-дюймовый монитор с плоским экраном, на котором отображается файл программы Outlook, в котором находится мой календарь. Я очень занятой человек, поэтому мои дела расписаны на несколько месяцев вперед. И это привело к неожиданным последствиям, когда я встретился с человеком, который несерьезно относится к своему времени. Сейчас я этим не занимаюсь, но раньше я выделял определенное время в своем графике для проведения одного или, в отдельных случаях, нескольких учебных занятий с молодыми лидерами нашего местного сообщества. Один из них пожелал встретиться со мной, чтобы обсудить способы развития его некоммерческой организации. Мой секретарь всегда очень тактично, но четко назначает время встречи и дает людям понять, что в моем графике назначены дела до данной встречи и после нее, поэтому она в любом случае состоится вовремя. На встречу с этим молодым человеком у меня было отведено тридцать минут, но в течение первых семнадцати минут он говорил со мной о футболе. Затем произошло кое-что интересное. Он взглянул на монитор и увидел мой календарь. В этот момент на экране загорелся световой индикатор, и молодой человек сказал: «Вот это да, вы настолько занятой человек, что нам стоит перейти к делу». Именно об этом я думал последние 17 минут. Затем мы провели очень продуктивную встречу, длившуюся 13 минут. Таким образом, моя производительность стимулировала повышение его собственной производительности. Этот прием сработает так же и в вашей организации.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.