Искорените утверждения: две колонки списка дел

Искорените утверждения: две колонки списка дел

Сообразительные работники перенимают этот инструмент на наших семинарах по управлению хаосом, чтобы показать, как новое задание переходит из разряда «просто запрос» в «полное обязательство», а в случае кризиса – обратно. Этот наглядный подход дисциплинирует сотрудников, обращающихся с требованиями: они понимают, что менее срочные дела, принятые к исполнению сегодня, не оставят времени более срочным делам завтра. Когда до них это доходит, они сосредоточиваются на таблице.

Позвольте Эллен Перри дать наглядное пояснение:

Задание A

Эллен Перри, руководитель службы по работе с клиентами, получает обоснованный запрос, который нужно выполнить в сжатые сроки. Она поместила задание А в левую колонку (наклеила настоящий или воображаемый стикер), и оно останется в колонке «Запрос» до тех пор, пока Эллен не сможет оценить задание и поместить его на временную шкалу. Тогда ему найдется место в правой колонке «Обязательство», где оно останется до своего завершения. Скорее всего, задание будет выполняться пошагово, что показано на временной шкале. Работник, направивший запрос А, может иметь доступ к схеме Эллен, чтобы отследить, как выполняется задание.

Задание Б

Еще одно обоснованное задание под буквой Б попадет в колонку «Обязательство», но позже окажется вытесненным более важным заданием В. Эллен обрисует реальную ситуацию тому, кто обратился с заданием Б, которое на какое-то время возвращают в левую колонку «Запрос». (Эллен на своем опыте узнала, что это зачастую вдохновляет «вытесненного» сотрудника на усовершенствование задания, поставленного «на ожидание», и оно становится готовым к переводу в разряд срочных.)

Применение состоящего из двух колонок графика дел создает Эллен репутацию человека, дающего обещания, которые может сдержать!