Приведите в порядок корпоративные документы
Приведите в порядок корпоративные документы
Мы уже знаем, что компьютеры не уменьшают количество документации, а наоборот, производят ее в больших объемах, улучшая ее вид и делая это быстрее, чем прежде! Это выматывает даже аккуратных менеджеров.
Алек Маккензи рассказывал, как одно отделение большой организации провело кампанию по наведению порядка, единовременно устранив 10 тонн бумаги.
Калифорнийская ассоциация спросила более 900 начальников отделов персонала, сколько времени они посвящают текущей бумажной работе. По оценкам более половины опрошенных – от одного до трех часов в день. Теперь они обрабатывают большую часть данных с помощью компьютера.
Тем не менее, вам, возможно, удастся понять, создается ли в результате работы вашей организации еще больше данных – на бумаге или в режиме онлайн. Копии отчетов, служебные записки и длинные приложения обычно широко распространены, но никто не задается вопросом, нужны ли они. Все данные необходимо сохранять (то есть архивировать с помощью устройств хранения) на накопителях, дисках или в архивах и хранилищах, находящихся вне предприятия. Все они удобны, но не бесплатны.
Прямо сейчас взгляните на свой офис. У вас может быть самое новое и самое великолепное оборудование и программное обеспечение, но если ваша компания не заключила соглашение об отходе от бумажного делопроизводства, шкафы для хранения документов продолжат свое наступление, и их количество станет увеличиваться. Большинство исследователей считают, что по прошествии первого года сотрудники обратятся лишь к 5–15 процентам папок. Насколько давние папки вы храните? Сколько дорогостоящей площади они занимают?
Проверяйте входящие бумаги, соблюдайте умеренность в их архивировании
Существует легенда, что медиамагнат и основатель холдинга Hearst Corporation Уильям Херст никогда не отвечал на свою почту. Он утверждал, что спустя две недели люди либо приходили сами, либо звонили ему, либо писали второе письмо. Затем он ждал еще две недели, прежде чем дать ответ. (Правда, он был необычайно независимой личностью.)
Мы также знаем генерального директора компании Fortune 500, который использует то, что сам называет «шкафом 90 дней». Вся его корреспонденция отправляется в этот шкаф, чтобы «дозреть». Это не «напоминалка»… Он удивляется, насколько малая доля содержимого этого шкафа имеет какое-либо значение спустя 90 дней.
Простые стандарты
Мы не настаиваем ни на одной из вышеупомянутых техник, но с входящей информацией можно работать более эффективно, чем это делает большинство людей.
Направляйте поступающие данные специалистам. Конечно, вы можете делегировать вашим специалистам все поступающие вопросы. В этом случае вам понадобится сообщить заинтересованным лицам, что их дела теперь направляются прямо к тому, кого вы назначили. Ожидайте, что придется повторить эту новость один или два раза. Привычки людей стойки, но вам нужна свобода, чтобы сосредоточиться на документах, которые действительно требуют вашего внимания.
Заниматься поступившим документом только один раз?
Человеческая комедия
Один начальник по-настоящему не доверял правилу «занимайся документом один раз». Он всегда говорил: «Брать в руки бумагу только один раз? Тогда это туалетная бумага!»
В отношении работы с простыми документами мы согласны с этим правилом. Но не каждый документ прост. Некоторые из них нужно проанализировать, обсудить, согласовать и переделать много раз, прежде чем будет заключена сделка. Возможно, очень разумно какое-то время держать такой документ под рукой. Но он не должен стать обузой. Вот как еще один из прежних начальников Пэт, президент бостонской обучающей компании, работал с входящими документами. Он записывал свои реакции на полях входящих писем и предложений. Его теория экономии времени была такова:
Никогда не читай служебную записку или предложение дважды. Сразу же улавливай их смысл и свою реакцию. Затем, даже если необходимо обдумывать решение в течение часов или дней, нет нужды перечитывать оригинал. Вы уже двигаетесь дальше.
В чем дополнительная польза? Сотрудники всегда могли следить за откровенно изложенным ходом мысли своего шефа. Его пример много дал им для понимания, как принимать решения. Записывая свои реакции, начальник Пэт учил команду рассуждать о проблемах и предложениях, помня об интересах компании.
Экономьте время при чтении текущих отчетов
Несколько лет назад Алек Маккензи посетил исполнительного директора крупной европейской консалтинговой компании. У этой организации десятки филиалов и ассоциированных предприятий, поэтому количество текущих проектов ошеломляло. На самом деле боковой стол исполнительного директора ломился от груза отчетов, сформированных с помощью компьютера, и соответствующих исследований, распечатанных на десятках страниц.
Алек спросил:
– Вы действительно читаете все это?
– Боже, конечно, нет, – ответил исполнительный директор. – Большая часть этого – обновление отчетов прошлой недели. Вы заметили, где расположены эти отчеты? Прямо над мусорной корзиной!
Директор не только пошутил – он еще и подстраховывал свои требования «должной старательности», ведь при необходимости у него под рукой имелся полный отчет. При этом он настаивал на том, чтобы сопроводительная записка к каждому отчету удовлетворяла двум требованиям:
• выделить важные изменения;
• подчеркнуть любые рекомендации, нуждающиеся в его одобрении.
Если в ваши задачи входит просмотр и одобрение отчетов, подготовленных вашими коллегами, просите их размещать краткое содержание на первой странице всех предложений и исследований. Для многих руководителей это резюме – единственная страница, которую они читают. Обучите своих сотрудников делать это правильно.
Живые голоса
Вот как Роджер Нис, региональный менеджер в Медицинском институте Говарда Хьюза, задает стандарты управления собственной бумажной волокитой:
Я читаю входящие электронные сообщения и документы большими порциями и сразу же предпринимаю какие-либо действия. Вот каков мой режим работы:
• выбросить, если не представляет интереса;
• ответить, если написано доходчиво;
• затем сохранить и запрос, и мой ответ;
• передать документ на рассмотрение стороне, которая должна с ним дальше работать.
Я стараюсь использовать правило «прикасайся к документу только один раз», когда это целесообразно. Я без промедления читаю и обрабатываю документ.
Будьте в курсе того, что пишут в деловых и профессиональных журналах
Вот некоторые из предпочитаемых руководителями способов чтения, о которых они рассказали на наших семинарах по тайм-менеджменту.
1. Просите ваших сотрудников бегло читать главные моменты, выделяя или резюмируя их для вас.
2. Поручайте знакомство с разными публикациями разным членам команды, в соответствии с их компетенциями и интересами.
3. Подписывайтесь на печатные или электронные версии краткого обзора периодики, специализирующейся в вашей сфере. Вы также можете делегировать некоторую часть такого поиска данных.
4. Раздавайте эти печатные издания своим сотрудникам, указывая разумные сроки.
5. Побуждайте сотрудников писать на полях о полезных приложениях – это может пригодиться их коллегам.
6. Хвалите сотрудников, когда они дают ценные комментарии. Если ваши сотрудники не находят в этих изданиях чего-либо ценного, подумайте об отмене подписки. Возможно, ваша команда опережает всех.
7. Посетите курсы скорочтения или потренируйтесь самостоятельно, чтобы просматривать документацию еще быстрее. Большинство таких курсов предлагают бегло прочитывать пять сантиметров любого текста – по вертикали сверху вниз. Завидев что-то особо интересное, вы можете замедлиться и найти подробности.
8. Если вы – единственный читатель толстых журналов, будьте избирательны. Проверяйте содержание новых выпусков, вырезайте те статьи, которые могут оказаться полезными, и помещайте их в архив непрочитанными, чтобы к ним можно было обратиться позднее. Выбрасывайте оставшиеся части журналов.
9. Многие журналы теперь публикуются в электронном виде. Подумайте над сменой подписки, чтобы ваш компьютер мог отсеять материалы для чтения.
ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДСКАЗКА: когда большой объем данных приходит в виде прикрепленного файла, постарайтесь перевести его в программу Word, затем воспользуйтесь инструментом «Автореферат», чтобы увидеть только выделенные части текста. Раскрывающееся меню даст вам варианты выбора: тщательный просмотр на 25, 50 или 75 процентов. Внимание: «Автореферат» не уменьшает списки. Он предназначен для того, чтобы выделить главное в этих больших, скучных параграфах. Этого достаточно!