Сократите количество исходящей корреспонденции

Сократите количество исходящей корреспонденции

1. Создание черновика – обязательное условие. Для начала определитесь с двумя или тремя пунктами (ваши главные идеи) и запишите их на стикере. Так вы устраните панику, охватывающую большинство составителей служебных записок, которые садятся перед «пустым монитором». Затем составьте ваш текст, опираясь на эти ключевые моменты. Как говорит один из учителей Пэт Никерсон, преподающий навыки письма, «никогда не шевелите и пальцем, прежде чем будут готовы ваши мозги». Поэтому не «разминайтесь» с помощью клавиатуры – в противном случае вы произведете тысячу бессмысленных слов, которые будет неприятно редактировать и неприятно читать.

2. Вовсе избегайте служебных записок или электронных писем, когда дипломатия под угрозой. Выберите разговор. Нет необходимости увековечивать каждое взаимодействие.

3. Будьте кратки. Нацельтесь на создание простых, точных служебных записок, написанных ясным и вежливым тоном и не перегруженных.

4. Найдите фразы для многократного использования. При случае вы удивите себя написанием по-настоящему превосходного текста. Храните свои лучшие образцы. Обращайтесь к ним и переделывайте в соответствии с нуждами, когда вы слишком торопитесь или слишком устали и не сможете написать хорошие фразы.

Многократно используйте формы для периодических отчетов

Создайте стандартные шаблоны для периодических отчетов и сделайте их постоянными. Читатели испытывают благодарность, находя определенную информацию в определенных местах периодических отчетов.

В итоге вы станете заменять громоздкие абзацы диаграммами, таблицами или вопросниками, суть которых читатели смогут понять мгновенно.

В конце концов, вы можете проверить, напрасен ли ваш тяжелый труд по составлению периодических, повторяющихся отчетов: подготовьте недельный отчет как обычно, но не отсылайте его сразу – посмотрите, сколько пройдет времени, прежде чем кто-либо спросит о нем, если вообще сделает это!

Самопроверка

Насколько успешно вы избегаете информационной ловушки и ловушки бумажной волокиты? Оцените себя по следующим вопросам и повторите это через 30 дней. Простого ответа «да/нет» будет достаточно.

Вопросы

1. Когда нам нужно получить данные у смежных команд, мы создаем вопросники, чтобы сэкономить их время. Они просто вписывают туда нужную нам информацию.

2. Мы спрашиваем у секретарей-референтов советов по работе с документацией и применяем все ими предложенное.

3. Если мне лично приходится работать с документом больше одного раза, то я резюмирую данные и свои реакции, чтобы не нужно было перечитывать оригинал.

4. Мы по очереди берем на себя обязанность по чтению профильных журналов и тем самым распределяем нагрузку.

5. Мы занимаемся архивированием в умеренном объеме. Если не предвидится судебного разбирательства, то мы выбрасываем оригиналы документов и вводим соответствующие данные.

6. Мы обеспечиваем удобные «зоны разгрузки» документации, чтобы избежать перерывов в работе.

7. Мы храним лучшие письма и служебные записки и при необходимости используем их повторно.

Итоги ________