Будьте начеку, чтобы пресекать случаи неупорядоченного общения

Будьте начеку, чтобы пресекать случаи неупорядоченного общения

Многие работники, находясь в окружении своих товарищей по команде, могут неосознанно, по привычке, вести дружеские беседы, чтобы облегчить свой напряженный труд. И кто захочет им отказывать во внимании? Но читайте дальше, и вы увидите, о чем узнала одна команда, заметив свои привычки.

После семинара по тайм-менеджменту, проведенного Алеком Маккензи, один администратор больницы и его первоклассная команда так много узнали о своих привычках, что в течение недели упражнялись в учете времени. Они обнаружили, что ежедневно тратят почти два часа на разговоры «у порога» или в коридорах. Они всегда так хорошо ладили друг с другом, что едва замечали свою привычку прерывать друг друга при возникновении хорошей идеи или вопроса.

Пораженные своим открытием, сотрудники решили заменить полную «открытость» «доступностью». Они не имели в виду сокращение длительности общения – только его неупорядоченности. Каждый из их начал группировать несрочные вопросы и разбираться с ними в течение дня в два приема.

Ведение учета времени на протяжении двух недель показало, что длительность дружеских разговоров сократилась до 30 минут в день, что также сопровождалось улучшением результатов.

Затем они договорились позволять друг другу определять время «закрытых дверей», когда можно спокойно работать над приоритетными заданиями. Вскоре эта команда стала выполнять и отсылать в дальнейшую работу в полтора раза больше дел.

Медицинские сестры и соседние отделы заметили, что стали быстрее получать свои заказы и ответы, потому что исполнительная команда исключила общение на ходу.

Наблюдайте за обстановкой

У большинства работников среднего звена рабочая кабинка даже не имеет дверей. Если ваше рабочее место расположено на пути в комнату отдыха или копировальный центр, то посетителей у вас будет больше, чем нужно. При невозможности переместиться или закрыть дверь вы, по крайней мере, можете ограничить свой обзор или сесть спиной к движению, чтобы сотрудники, проходящие мимо, не могли встретиться с вами взглядом или прочитать что-либо на вашем мониторе.

Также обратите внимание на дополнительные стулья, конфетницы, игры-стрелялки в перерывах и личные кофемашины – не приманивают ли они одиночек в вашу берлогу.

Используйте язык тела и графические материалы, чтобы намекнуть на завершение разговора

Если некоторые посетители приходят по важному делу, а потом остаются поболтать, разрешайте это только до тех пор, пока вы можете это позволить. Встаньте, чтобы показать, что «время вышло». Или поменяйте позу: не сидите, расслабленно развалившись на стуле, а выпрямитесь, что просигнализирует о вашей готовности приступить к работе. Вы можете потянуться за папкой и сказать: «Давай перед твоим уходом обговорим последний пункт» или «Спасибо, что рассказал мне об этом приложении. Я попробую его, но сейчас мне нужно…».

Если прервавший вас сотрудник продолжает рассказывать еще одну интересную новость, можете сказать: «Я бы хотел послушать об этом еще, но, может быть, мы продолжим после работы? Прямо сейчас мне нужно заняться этим звонком клиента».

Письменный план на день или секторная диаграмма, вывешенная на обозрение, станет вашим союзником. Можете показать на нее, провожая вашего посетителя.

Отвлеките их уже на подходе. Если вы заметили, что в вашу кабинку направляется многоречивый любитель слухов, встаньте, поприветствуйте его и пригласите проводить вас туда, куда вы явно направлялись. Вы можете сказать: «Пойдем со мной, по пути в бухгалтерию у нас будет несколько минут на разговор».

Обычно распространители слухов предпочитают более уютную обстановку, поэтому они пойдут надоедать кому-нибудь другому.

Заставьте ваших посетителей работать

Заставьте незапланированного посетителя работать, если он беспечно не замечает ни один из ваших сигналов. Как-то раз нам встретился человек, изобретший такую оригинальную технику: в своем ящике он держал папку с нудной рутинной работой и предлагал ее выполнить коллегам, которые просто не понимали намеков.

Обычно он заявлял: «Прежде чем мы сможем поговорить, мне нужно завершить пару дел. А раз уж сейчас мы сидим вместе, то не мог бы ты сделать вот это? Давай покажу, как».

Обычно посетитель вскоре вспоминал, что спешит на другую встречу.

Будьте дружелюбными, но защищайте свои приоритеты

Если вы находитесь в компании, стоящей возле кулера с водой, то наслаждайтесь этим. Но когда приходит время расходиться, можно сказать: «Так, кажется, мне пора к станку. Ребята, увидимся позже».

Некоторые сотрудники умеют ловко и незаметно уходить из компании, даже когда все взбудоражены какой-то темой. Они улыбаются, пожимают плечами, как будто хотят сказать «Я бы все равно не знал, что делать в такой ситуации», просто поворачиваются и уходят.

Когда посетитель заставляет уважать себя

Проявляйте любезность, если человек, который так уютно устроился в вашем кресле, – ваш начальник. Но если у вас есть работа с определенным сроком сдачи (для этого начальника или другого), то начинайте закругляться. Успех, конечно, будет зависеть от вашего взаимопонимания. Убедитесь, что ваша поза и жесты сигнализируют о том, что вы заняты, а на словах попросите об одолжении:

– Джун, мы можем продолжить позднее? Я хочу знать об этом больше, но опаздываю с выполнением проекта для вас… и знаю, что он понадобится вам к обеденному собранию. Простите, что не сказал об этом, когда вы зашли.

Ваш начальник может либо прервать свой визит, либо продлить срок сдачи. В любом случае вы выиграете время.

Когда посетитель – вы сами

Если вы находитесь в кабинете начальника и видите, что разговор сползает к банальностям, скажите: «Простите, я слишком вас задерживаю. Мне так приятно с вами беседовать, что я позабыл о времени» или «У меня на столе лежат другие ваши задания, к которым я обязан вернуться».

Затем вставайте и уходите.

Для владельцев бизнеса и консультантов

Сложно измерить, когда же дружеского общения с клиентами становится слишком много. Зачастую эти неформальные беседы выстраивают взаимопонимание, которое в следующем году выльется в контракт. Так же, как и другие ваши навыки (прогнозирование, планирование, налаживание связей, маркетинг), дружеское общение – это навык, который развивается с опытом. Вы должны сознательно подходить как к планированию своих стратегий, так и к проверке своего умения общаться и налаживать связи.

Осознанность играет ключевую роль, поэтому вам может понадобиться ежедневный учет времени, уделяемого дружескому общению, особенно по мере того как развивается ваш бизнес и время оказывается строго распределено.

Занесите в расписание определенное время на развитие персонала

Если ваши непосредственные подчиненные знают, что могут рассчитывать на 20 минут утреннего и обеденного времени, чтобы задать вопросы или рассказать о заботах, то они будут усерднее стараться четко сформулировать свою проблему, и у вас появится контекст для обучения.

Экспериментируйте с «тихим часом» для команды

Некоторые компании вводят «тихий час» по всей организации и тем самым добиваются заметного улучшения производительности. Все сотрудники заключают формальную договоренность, что в этот час внутренние звонки и незапланированные посещения запрещены. Это время отведено для непрерывного планирования и выполнения. Если «тихий час» предусмотрен тогда, когда трафик в любом случае низкий, а человек, который вас эффективно подстраховывает, примет несколько входящих звонков, то клиенты и другие люди извне никогда не узнают о вашем «тихом часе».

Но, как в случае со всеми нововведениями, некоторые сотрудники компании начинают подрывать систему («Это я, мне нужна всего лишь минутка…»). Поэтому «тихий час» может постепенно исчезать. Не унывайте. Не сдавайтесь без боя, даже если вам придется периодически восстанавливать и оживлять его.

Добавьте плавающий график обслуживания клиентов. Если вся ваша команда выбрала «тихий час», но клиенты его не соблюдают, можете ввести посменные дежурства, когда один сотрудник обрабатывает трафик за всех: отвечает на звонки или назначает время, когда клиентам будут перезванивать. Так они узнают, что вскоре их обслужат и нет необходимости звонить еще раз или повторять свой запрос. Введите честную систему очередности, чтобы ни один член команды не находился в невыгодном положении.