Как технологии максимально задействуют время

Как технологии максимально задействуют время

Вероятно, вы один из многих любителей комбинированных технических средств и используете их для совершенствования тайм-менеджмента. Это вечная тема в наших опросах.

Живые голоса

Линдси Гейер, вице-президент отдела персонала Port Blakely Companies, компании по развитию в сфере лесного хозяйства и недвижимого имущества, рассказывает:

Я использую Outlook и смартфон для управления списком дел, но для организации совместной работы также применяю простую доску. Если меня прерывают, я оставляю работу на мониторе открытой, чтобы можно было быстро переключиться и начать с того, на чем остановилась.

С каждым этапом расширения нашего бизнеса нам приходится реорганизовывать работу и пересматривать использование технологий, чтобы справиться с увеличением рабочей нагрузки.

Программные средства помнят то, что забываем мы

Многие технологии, прежде требовавшие внимания при каждом их использовании, теперь можно надежно регулировать с помощью программных средств. Они с легкостью запоминают и выполняют то, что мы забываем в силу усталости или измотанности. Вот каким опытом делится один ИТ-инженер.

Живые голоса

Ричард Ширли, ИТ-менеджер, чьи слова мы неоднократно приводили выше, полагается на календарь в Outlook, с помощью которого сохраняет напоминания о рассмотрении предстоящих вопросов. В отношении строгого процесса утверждения, являющегося требованием в оборонной логистике, он добавляет:

На работе я использую специализированное (недоступное широкой публике) программное обеспечение для создания и отслеживания проектов. Оно позволяет мне (и вышестоящему руководству) наблюдать за выполнением рабочих заданий, порученных моей команде. В нем также есть функция автоматизации документооборота, которая помещает задание в электронную корзину.

По завершении своей части работы я могу активировать функцию продвижения, которая отсылает ее сотруднику, стоящему после меня в цепочке выполнения или одобрения.

Живые голоса

Деб Смит-Хемпхилл – основательница компании DSH Enterprises, специализирующейся на продуктивности управленческого труда. Она помогает компаниям более рационально использовать технологии. Вот что доктор Смит-Хемпхилл говорит о сроке службы и будущем интернета:

Интернет начинался как место для работы, стал местом для игр, а теперь превратился в расширенное, цельное пространство, охватывающее и то, и другое. В условиях глобальной экономики с ее круглосуточной деятельностью мы совершенствуем электронное взаимодействие и общение, чтобы улучшить бизнес-процессы и продуктивность.

Интернет готов помочь нам в достижении эффективности, где бы и в какое время мы ни находились. Прежняя пятидневная рабочая неделя с восьмичасовыми рабочими днями в одном месте – это парадигма прошлого. Теперь мы сотрудничаем при любой возможности, чтобы снизить производственный цикл, сократить цепочку поставок, ускорить выход на рынок и поделиться нашими решениями по созданию изменений или управлению ими.

Поэтому с благодарностью подумайте обо всех промежуточных сроках, которые вам удалось соблюсти с помощью интернета и вашего любимого программного обеспечения. И начните сознательно и творчески работать над созданием критериев для оперативного использования этих замечательных средств.

Самопроверка

Каковы ваши успехи в избегании «виртуальных» ловушек? Оцените себя по следующим вопросам, затем повторите это через 30 дней. Простого ответа «да/нет» будет достаточно.

Вопросы

1. В течение одного-двух дней я веду учет своей активности в интернете, чтобы отследить количество потраченного времени. Это помогает проверить себя на наличие зависимости.

2. Во время путешествий и особенно в отелях я защищаю свои электронные устройства с помощью паролей и замков, обеспечивающих безопасность.

3. При пользовании интернет-услугами я предпринял меры по защите персональной информации, а также профессиональной и финансовой тайны.

4. Я четко придерживаюсь директив своей компании в отношении безопасности пользования интернетом и программным обеспечением.

5. Если компания не предоставляет обучение, то для достижения профессионализма я изучаю литературу, посвященную интересным мне приложениям, или посещаю занятия в вечерней школе.

6. Я использую преимущества средств, которые объединяют мою электронную почту, календарь и расписания проектов, что создает полную и легко обозримую картину моих результатов.

7. Благодаря электронным инструментам я могу (когда это уместно) использовать для работы то время, которое провожу в дороге и в ожидании.

Итоги ________