Десять шагов для успешной передачи задания

Десять шагов для успешной передачи задания

Пройдя пятиступенчатую подготовку и получив гарантированное одобрение руководителя, вы захотите быстро и благополучно делегировать задание. Ниже перечислены десять шагов, которые помогут вам успешно «передать эстафету».

1. Наймите

Выберите человека с подходящими навыками, чтобы способности были под стать заданию. Но помните, что основная цель делегирования – развитие сотрудника. В идеале вы должны передавать задания, связанные с тем, что подчиненный уже знает и делает, но предусматривающие некоторую свободу маневра. Если этот человек уже имеет основательный опыт и образование, тогда это задание станет мотивацией к наилучшей эффективности.

2. Обучите выполнению этого задания

Перечислив шаги в правильном порядке, напишите их на отдельных карточках – по одному шагу на каждой. Зачем? Проходящий обучение сотрудник сможет познакомиться с процессом шаг за шагом. Но если ваше задание включает в себя десятки этапов, что может либо ошеломить обучающегося, либо подтолкнуть к беглому знакомству с ними, то вы должны упростить методы обучения. Это поможет человеку осваивать шаги с разумной скоростью. Пусть сотрудники, получившие задание, несколько дней носят карточки с собой и делают пометки. В компаниях, которые соблюдают эту процедуру, мы часто видим, как сотрудники изучают карманные карточки, пока ждут лифта или стоят в очередях.

3. Сами продемонстрируйте выполнение шагов

Если задание обозримое или последовательное, то выполните серию шагов сами, затем дайте обучающемуся сотруднику попробовать. Меняйте скорость с осторожностью. Зачастую вы склонны задавать темп эксперта, а не обучающегося. Наблюдайте за языком его тела и убедитесь, что ему все понятно. Не спрашивайте: «Все понятно?» Большинство сотрудников почувствуют себя обязанными сказать «да».

4. Задавайте вопросы по ходу дела

Не спрашивайте у обучающихся: «У тебя есть вопросы?» Это повлечет за собой ответ «нет». Большинство будут упрямо давать отрицательный ответ из-за боязни показаться несообразительными. Зачастую они отвечают так: «Нет, я все понял». А потом ждут, пока вы уйдете, чтобы можно было спросить находящихся рядом сотрудников, как все это выполнить. Вместо этого сформулируйте свои вопросы таким образом:

«Какие шаги выглядят простыми или знакомыми?»

«Какие шаги – сложными, менее знакомыми?»

Это дает ход ответам, имеющим смысл. Затем продолжите такими побудительными словами:

«Большинство обучающихся несколько затрудняются выполнять девятый шаг из-за вычислений».

«Поначалу мне это показалось трудным. А как вам?»

Сделайте так, чтобы получившим задание было проще обсуждать беспокоящие их вопросы и чтобы вы смогли объяснить им, какими аргументами руководствуется компания, устанавливая процесс именно таким образом.

5. Пусть обучающиеся продемонстрируют и воспроизведут процесс

Попросите обучающихся самостоятельно пройтись по всему процессу и продемонстрировать его выполнение. Так вы вместе убедитесь в том, что шаги были правильно поняты. Во время демонстрации занимайте нейтральную позицию, но оказывайте поддержку. Слушайте без комментариев или знаков одобрения или неодобрения. Это еще не беседа, по крайней мере, пока.

6. Не прерывайте для исправления ошибок

По мере того как обучающийся пробует осуществлять задание, вы можете заметить ошибку. Не прерывайте. Позвольте ему завершить все десять шагов. Если был допущен только один промах, то в конце вы сможете сказать: «Хорошо, ты идеально выполнил девять из десяти шагов! Высший класс. А теперь давай вернемся к седьмому шагу и разберем его поподробнее, чтобы я смог понять, как лучше спланировать его для тебя».

Возможно, вы попросите этого человека снова продемонстрировать неудачный шаг или дадите полезный совет. Не прервав по ходу действия, вы сохраните его равновесие, а кроме того, предотвратите другую опасность: если немедленно вмешаетесь и исправите седьмой шаг, то этот сотрудник подвергнет цензуре другие «радикальные» идеи восьмого или девятого шага. Вы никогда не узнаете о внесенных изменениях, до тех пор пока они позднее не проявятся при выполнении работы. Исправления на ходу настолько сильно перебивают ход действий обучающегося, что он может скомкать свои дальнейшие шаги только из-за нервозности.

Поэтому подождите. Иногда обучающиеся сотрудники корректируют свои действия сами (если вы не вмешиваетесь). Это позволит вам распознать их попытки исправиться и вознаградить за них.

7. Вместе установите контрольные пункты

Когда вы даете обучающимся возможность самим разбираться с задачей, вам нужно заверить их, что поможете не сбиться с пути и избежать ошибок, особенно в вопросах, известных вам своей сложностью. Обучающиеся в свою очередь тоже зачастую знают свои сильные и слабые стороны и могут попросить вас выделить дополнительное время на перепроверку тех пунктов, которые вы могли не выбирать.

Вам стоит дать возможность определить контрольные пункты на разных этапах, что защитит вас обоих.

8. Создайте стандартные методы отслеживания

Разработайте простую форму или шаблон отчетности о ходе работ. Она должна содержать измеримые стандарты, основанные на установленных вами критериях. В случае сбоев в выполнении задания это послужит гарантией того, что вы оба вовремя увидите признаки этого и исправите ошибки. Шаги 7 и 8 помогут вам избежать излишнего контроля, или микроменеджмента.

9. Предоставьте доступ по мере необходимости

Несмотря на наличие контрольных пунктов и отчетов, сотруднику может понадобиться ваша дополнительная помощь по мере возникновения у него вопросов. Определите контрольные пункты, приемлемые для вас обоих. Никогда не стойте над душой – это нарушает уверенность и темпы работы. Управляя временем, вы не захотите спровоцировать неуместную неупорядоченность действий, поэтому дайте ясно понять, когда вы доступны. Далее обучающийся может составить список вопросов и прийти к вам за соответствующим советом.

10. Вручите полномочия и объявите об этом

Когда у вас появится уверенность, что обучающийся сотрудник справится с работой, делегируйте ему ответственность и полномочия для выполнения задания. Назначьте встречу. Лично представьте его тем, чья помощь ему понадобится, особенно вышестоящим сотрудникам. Убедитесь, что тот, кому вы передали задание, сможет получить все, что нужно для его успешного выполнения: доступ, оборудование, информацию и помощь отдельных лиц и команд. Ваше объявление может выглядеть так:

Начиная с 7 апреля я делегирую Джейн Кемп проведение ежемесячной проверки методов. Она прошла обучение, у нее есть все полномочия, и она будет обращаться к вам за информацией по тому же расписанию, которому мы следовали ранее.

Пожалуйста, помогайте ей так же охотно, как прежде мне.

Спасибо!

Кажется, что эти трудоемкие десять шагов требуют тщательного обдумывания, только чтобы успешно передать эстафету, но прислушайтесь к словам одного успешного сотрудника.

Живые голоса

Вот что говорит Лоррейн Серджент, системный аналитик в крупном банке:

Насколько я эффективно осуществляю делегирование? На работе я эффективна, и мои инструкции способны привести к положительному результату.