Вторая большая трудность: управление полученной информацией

Вторая большая трудность: управление полученной информацией

Ваша способность применять собранную информацию будет зависеть от создания логичной (возможно, электронной) системы ее хранения и нахождения и от улучшения ваших личных организационных навыков. Это поможет избежать завала бумаг. Надеемся, что вам удается избегать описанной ниже картины:

• толстые папки-регистраторы свалены кучей на шкафу;

• в вашем электронном органайзере помечено несколько заданий, которые остались нетронутыми со вчерашнего дня;

• исписанные клочки бумаги, напоминающие о разговорах в коридоре, наполовину погребены под беспорядочным скоплением вещей;

• два справочника с торчащими из них карандашами свидетельствуют о том, что вы все еще не проверили некоторые факты;

• профессиональные журналы, вышедшие в прошлом месяце, еще не распечатаны, а уже пришли новые выпуски;

• ваш кофе остывает, пока вы копаетесь в своем портфеле в поисках пропавшей флешки;

• сотрудники смеются (по-доброму или иначе) над бардаком у вас на столе, в то время как важное задание, утонувшее в беспорядочной массе, ускользает от вашего внимания.

Если слишком многие элементы этой картины указывают прямо на вас, то мы надеемся, что ваши неприятности временны. Потеря данных может означать, что вы сдаете позиции, и тогда даже самые искренние, но повторяющиеся извинения прозвучат как ложь. Вы можете попробовать работать допоздна или приходить пораньше, но хаос не уменьшится только в силу того, что вы будете проводить в офисе больше времени. Для работы с бумагами нужна более эффективная система. Помните, что управление требует особого набора навыков. Не будьте к себе слишком строги, если вы не сильны в управлении. В противовес общепринятому мнению управленческие навыки не бывают врожденными. И действительно: раз университеты предлагают аспирантские программы по администрированию, то неудивительно, что наши незрелые попытки зачастую выглядят невыразительно.

Ищите административные решения

Если вы владелец малого бизнеса, имеющий самоотверженного личного помощника, поручите ему управление делами и проявите добросовестность в следовании созданной им системе. Если вы CEO, финансовый директор или директор по информационным технологиям, имеющий общий доступ к услугам профессионального секретаря-референта, серьезно попросите о помощи, после чего проявляйте уважение и понимание.

Если вы менеджер среднего звена, не имеющий подобной административной помощи, то попробуйте нанять ушедшего на пенсию секретаря-референта для выполнения одноразовой консультационной поддержки. Он вытащит вас из ямы, наведет порядок, после чего создаст для вас систему хранения и извлечения данных – как для электронных, так и для бумажных документов. И наконец, для сохранения вновь обретенного порядка такой человек может предоставить вам перечни контрольных вопросов и инструкций. Как только вы увидите, на что способен настоящий профессионал в сфере управления, вам захочется поддерживать с ним связь.

Недавно на одном из наших семинаров вице-президент по продажам сказал, что обдумывает вариант найма дополнительного количества продавцов, чтобы справиться с текущей чрезмерной нагрузкой. Выслушав описание созданного ими беспорядка, мы посоветовали ему нанять секретаря-референта. При царившей неупорядоченности и при отсутствии административных возможностей увеличение штата продавцов привело бы к увеличению количества клиентов и невыполненных обязательств. Бах! Он был внезапно ошарашен пониманием того, что успешность продаж зависит от управления, а не от силы убеждения.

Очистите ваш рабочий стол

Но, как и большинству современных менеджеров среднего звена, вам придется развивать управленческие навыки, не имея оплачиваемой помощи. Для начала избавьтесь от идеи, что заваленный стол свидетельствует о занятости или важности. Несомненно, вам встречались такие дисциплинированные менеджеры, которые весело игнорировали шутки об их нетронутых рабочих столах, где можно увидеть только одно задание. Перечислив в своем планировщике те пункты, которые ожидают решения, эти организованные менеджеры очищают пространство в зоне своего непосредственного внимания так, чтобы им было удобно в данный момент сосредоточиться на приоритетных заданиях. Они предоставляют результаты своей работы своевременно, в полном объеме и в относительно спокойной атмосфере.

Не устраивайте завала

В начале дня уберите несрочные папки и документы с вашего рабочего стола. Вы все равно столкнетесь с достаточным количеством посетителей и прерывающих вас звонков даже без очевидного переключения между текущим и всеми другими заданиями, которые вы приостановили.

Перестаньте защищать право на заваленный рабочий стол таким общепринятым объяснением: «Я держу все на виду, чтобы ни о чем не забыть». Может, вы и не забудете, но проекты Б и В соревнуются за ваше внимание, пока вы по-прежнему пытаетесь завершить проект A (большинство ошибок совершаются ближе к концу проекта, когда наше внимание начинает переключаться на следующее дело). Поэтому просто создайте себе правило – не допускать в рабочей зоне ничего отвлекающего, пока не сделаете текущие задания.

Отбросьте ужасные ящики для бумаг

Обладая решимостью, вы будете способны быстро перемещать некоторые документы. Но над оставленными бумагами обычно требуется поработать – подумать, посоветоваться или принять решения, влекущие за собой последствия. Поэтому вы, возможно, окажетесь правы, если какое-то время эти документы полежат, ожидая рассмотрения. Только не храните их в вашем ящике для бумаг или в любой другой горизонтальной стопке.

Представьте себе: в большинстве ящиков бумаги хранятся стопкой, а не в ряд. При таком расположении листы, лежащие в самом низу, оказываются похороненными. Чтобы добраться до них, нужно бегло просмотреть все кипы бумаг, лежащие сверху. Пролистывая их, вы будете отвлекаться, размышлять над другими проблемами, что потребует сосредоточенности и сил, которые не стоит тратить попусту – они пригодятся вам для решения актуальной проблемы.

Ставьте бумаги вертикально

Избавьтесь от этих плоских ящиков для бумаг и ставьте находящиеся на рассмотрении документы вертикально. Храните документы текущей недели в тематических папках, помещенных в папку-регистратор на вашем рабочем столе. При желании добраться до чего-либо вы станете просматривать папку от передней части к задней, а не сверху вниз. Поскольку вы не сможете увидеть или прочитать документы, которые теперь стоят, а не лежат в папках, то не будете терять время на пути к тому, что вам нужно. А если вы станете хранить документы в алфавитной или числовой последовательности, то направитесь прямиком к тому, что вам нужно.

Докажите это с помощью нескольких точек

Краткий эксперимент помог менеджеру Джиллиан Сандис, неспособной отказаться от своего модного ящика для документов, избавиться от привычки просматривать стопки бумаг. Вот как он прошел.

При каждом просмотре такой кипы в поисках нужного документа она ставила точку на листе, который привлекал ее внимание. Неоднократно пролистывая одну и ту же стопку в поисках данных, размещенных ближе к ее основанию, Джиллиан вскоре скопила множество страниц с нарисованными на них точками, обозначающими, что она размышляла над их содержанием.

Ей стала ясна неэффективность просматривания стопки бумаг. Но это упражнение подняло совершенно новый вопрос. Она сделала паузу и спросила себя: «Я известна как решительный менеджер. Почему я не могу просто убрать это со своего стола?»

В процессе анализа помеченных точками листов Джиллиан увидела, что написала предварительные замечания и приняла некоторые решения, входящие в ее полномочия. Но многие другие проблемы, выходящие за пределы ее ответственности, вызывали сомнения. Затем она заметила то, что стояло под вопросом в силу своей неполноты, неточности или неубедительности. Все служащие, создавшие эти документы, работали в других отделах или компаниях. Бумаги, которые теперь задержались в ее ящике, только отчасти требовали доработки. Было бы лучше, если бы Джиллиан брала обязательства только в отношении тех проблем, которые могла разрешить, и отправляла документы назад к их создателям для внесения поправок.

В этот момент она поняла, что устранение проблемы со стопками бумаг потребует переговоров о сложном усовершенствовании процессов, и решилась пойти на это. Ее постигло внезапное озарение: горизонтальные ящики обычно становятся общей могилой и для важных, и для мелких дел.

Обратите бумаги в данные

Немногие продвинутые компании серьезно относятся к обязательству избавиться от бумажных документов. Некоторые превращают каждый кусочек бумаги в электронные данные в течение часа после его получения. Вы могли бы последовать их примеру, сэкономив время и улучшив личную производительность. Возглавляете ли вы проект, планируете ли событие или собираете данные для принятия решения, вы можете создать электронную таблицу с колонками, предназначенными для ввода данных, которые вам пригодятся. Затем, после поступления подтверждающей документации, перенесите относящуюся к делу информацию в свою электронную таблицу, а бумагу выбросьте или положите туда, где ее не будет видно. В конце концов, бумажный документ как таковой полезен только при осуществлении судебных разбирательств. Просто вставьте данные в тот контекст, в котором они вам понадобятся. Положитесь на то, что создатель документа сохранил его копию.

ВЫВОД: расчистка завала, несомненно, поможет вам сосредоточиться на работе, находящейся под рукой. Последуйте опыту Джиллиан – в процессе многократных просмотров ящика для бумаг делайте пометки. Это подтвердит то, что решение некоторых находящихся у вас на рассмотрении вопросов вовсе не входит в ваши обязанности.

От чего держаться на почтительном расстоянии

Вывешивайте письменный план дня на уровне глаз на экране или на стене. Сосредоточивайте внимание на том, чем должны заниматься сейчас. Пусть служебные папки с текущей работой станут неподвижным центром. Сбоку расположите те проекты, которые назначены на более поздний срок, и держите материалы по ним вне поля зрения.

Создайте удобные «зоны разгрузки». Даже не имея секретаря-референта, который мог бы регулировать вмешательство в ваши дела или принятие выполненных работ, вы можете защитить свое время, обустроив «станцию загрузки» прямо рядом со своим рабочим местом. Тогда сотрудники, желающие что-либо сдать, смогут сделать это совершенно законно, не прервав вас.

Оборудуйте вашу «зону загрузки» вертикальной сортировочной папкой (см. выше), на которой помечено, что и куда класть. Так посетители не будут сваливать разрозненные материалы в одну кучу. Они знают, что несут, так пусть помещают это вместо вас в нужные отсеки.