Глава 4. Научиться любить бухучет

Видел ли ты человека проворного в своем деле? Он будет стоять перед царями.

Книга притчей Соломоновых, 22:29

Люди богемы притворяются равнодушными к вопросам делопроизводства. Боятся прослыть занудами, которым нравится корпеть над колонками цифр. Есть в этом что-то от Скруджа[15], что-то неживое, скучное, пыльное, бюрократическое. Богеме же хочется жить полной жизнью, лежать на диване, покуривать сигары, обсуждать короткую жизнь и трагическую кончину юного поэта Томаса Чаттертона.

Мы не желаем быть буржуазией. Мы хотим быть художниками, поэтами, музыкантами. Мы совсем как Бен, герой Дастина Хоффмана в фильме «Выпускник». Нам не по душе заниматься производством пластика. Нам бы поддать как следует и плясать в забытье и экстазе вокруг костра с обнаженными по пояс красотками-хиппи.

Однако я по опыту знаю, что небрежное отношение к счетам ведет к хаосу и нищете: тогда на богемные забавы у вас просто не будет денег. Вы станете нищим и озлобленным. Не поймите меня неправильно: это вовсе не значит, что меня волнуют только деньги, – я лишь хочу сказать, что финансовые дела нужно держать в порядке. Очевидно, отличный совет – делегировать их тому, кто в этом больше смыслит: делом должен заниматься профессионал. Но в идеале сначала нужно убедиться, что перед вами именно он. В противном случае вы рискуете, что недобросовестные бухгалтеры оберут вас до нитки, как Стинга или Ханифа Курейши[16].

Поэтому вам следует освоить азы бухучета. Чтобы общаться с бухгалтерами, надо понять, что значит быть бухгалтером.

Впрочем, ничего нового я не сказал. Даже Сократ, истинный представитель богемы, полагал, что дела следует держать в порядке. Одним из первых учебников по экономике считается книга «Домострой» (он же «Экономика») Ксенофонта, древнегреческого писателя IV века до н. э. Это руководство по ведению домашнего хозяйства, составленное в форме разговоров между Сократом, молодым человеком по имени Критобул, а также Исхомахом, известным гражданином Афин.

Чередой вопросов Сократ подводит собеседника к мысли, что вести дело или домашнее хозяйство – целая наука: «Не правда ли, домоводство – это название какой-то науки, так же, как медицина, кузнечное дело, плотничье дело?»[17] Можно предположить, что даже Сократ, который ходил босиком, не зарабатывал денег и, говоря современным языком, был противником консьюмеризма (достаточно вспомнить, как он воскликнул, заглянув на рынок: «Сколько же здесь всего, что мне совсем не нужно!»), считал: для того, чтобы жить хорошо, необходимо разумно вести домашнее хозяйство.

Можно с уверенностью предположить, что такой специалист, как Исхомах, обязательно разбирался бы в бухгалтерских таблицах, если бы они существовали в древних Афинах. А так у него, скорее всего, счета вел раб. Однако он наверняка смотрел за этим рабом в оба. Как я за своим рабом, бухгалтером Фрэнком.

Исхомах в «Домострое» утверждает, что порядок прекрасен, и приводит в пример корабль, который ему довелось посетить. Идея в том, что «порядок экономит время». Эффективность – сестра досуга: «И все предметы, как я заметил, лежат так, что не мешают один другому, нет надобности их разыскивать, все они в готовом для употребления виде, нетрудно их распаковать, так что не нужно тратить времени, когда вещь наскоро понадобится». Если вы, как я, вечно сваливаете все вещи в кучу, то понимаете, насколько полезен этот совет. Сколько я потратил сил и времени, пытаясь отыскать ключи от машины, которые сам же в спешке куда-то сунул!

Это может прозвучать совсем не в духе богемы, но Исхомах усматривает в порядке красоту: «А как красиво, когда обувь стоит в ряд, какая бы она ни была… наконец красиво – это смешнее всего покажется человеку не серьезному, а любящему поострить, – что и горшки, расставленные в хорошем порядке, представляют, по-моему, что-то стройное».

Бухгалтерская таблица точь-в-точь как обувь: аккуратная, упорядоченная, приятная глазу. И ею с легкостью могут пользоваться другие люди.

Мой вам совет: станьте бухгалтером. Между прочим, в XVIII веке и ранее детей в обязательном порядке учили основам счетоводства. Тогда ведь не было никакой «постоянной занятости». Большинство работало на себя, государство не обеспечивало такой защиты, как сейчас. Поэтому всем надлежало учиться вести счета, будь то в коммерции или домашнем хозяйстве. И сейчас всё к тому идет: крупные компании сокращают количество рабочих мест, специалисты ищут клиентов, а не работу на полную ставку. Самозанятость входит в моду. В будущем всё меньше и меньше людей будут сосать грудь крупного бизнеса или государственных компаний. А значит, пора взрослеть и самим вести счета (ну или, по крайней мере, разбираться в них).

Не так уж это и обременительно. Вести счета даже приятно: работа с цифрами успокаивает. Я всю жизнь борюсь с ленью и хаосом. Поэтому мне так нравятся труды Сэмюэла Джонсона, который писал колонки для журнала Idler[18]. Джонсон был очень талантлив и трудолюбив, но с трудом вставал по утрам с кровати. Чтобы успокоить мозг, он занимался вычислениями, вел счета фирм, принадлежавших его друзьям, вдобавок частенько проводил у себя в комнате химические опыты.

И я таков. Охотно занимаюсь вычислениями, веду счета на оборотах конвертов. А если вы научитесь относиться к бухгалтерским таблицам, как художник к своим творениям, ведение счетов будет приносить вам творческое удовлетворение: вот вам и польза, и красота.

Финансовые дела – как сад: лучше каждый день заниматься ими понемногу, чем время от времени пытаться наверстать упущенное. Первые год-два я толком не следил за счетами Idler, и в результате нашему бухгалтеру пришлось неделю проводить расследование, пытаясь разобраться, что к чему, прежде чем мы наконец подали налоговую декларацию за год. Счет в итоге получился немаленький. Мне приходилось помогать: например, вспоминать, зачем 12 апреля 2013 года я снял в банкомате 50 фунтов. Наконец, после многих неудач, мы нашли отличного бухгалтера, который ведет наши дела. И экономит мне кучу нервов.

Таблицы прекрасны

Много лет таблицы ввергали меня в ужас. Меня пугали их строгость и несгибаемая верность собственным правилам. Я ленился разобраться, как ими пользоваться. Писал колонки цифр на задниках конвертов, которые потом терял.

И вот однажды мой бухгалтер сказал: «Электронная таблица – это очень красиво». Он любит их за порядок, за то, что одно-единственное маленькое изменение – в одной цифре, одной ячейке – прокатывается волной по всей таблице, волшебным образом меняя все числа одним нажатием клавиши.

Вы можете возразить: мол, некогда мне в этом копаться, и так дел невпроворот, лучше сфокусируюсь на творческих проектах или продаже товаров. Найдите время. Проведите вечер с программой составления таблиц и бутылкой вина (или парой бутылок доброго эля).

Электронная таблица – это сетка, или решетка, из столбцов и строк. Наверху помечены по алфавиту столбцы, а сбоку пронумерованы строки. Каждый квадратик называется ячейкой: в ней может стоять цифра, буква, слово или формула. Называют ячейку, как в шахматах, по букве и цифре – например, В46 или Н2.

Первую программу составления электронных таблиц, VisiCalc, программисты создали в 1979 году. Термин «таблица» пришел из практики бухучета: по традиции, записанные столбиком элементы получали порядковый номер и наименование. В случае ошибки приходилось переписывать страницу от руки. В электронных же таблицах цифры меняются автоматически. Можно планировать, фантазировать и наблюдать, что происходит, если подставить разные цифры.

Да, таблицы – это интересно.

Электронные таблицы: с чего начать

Возможно, вам, как представителю богемы, внушает лишь ненависть и отвращение глобальный рекламно-торговый бизнес типа Google. Он чересчур огромен.

Но Google делает отличные штуки, – например, «Google Диск». В этом облачном файлообменнике можно создавать электронные таблицы, презентации и текстовые документы, работать над ними совместно с сотрудниками – или «командой», как теперь модно говорить. Рекомендую вам завести аккаунт на Google, перейти в раздел «Таблицы» и взяться за дело.

Также имело бы смысл позвать в гости друга, который разбирается в таблицах. Учиться с экрана – это одно, но лучше всё-таки у человека.

Еще я советую вам взять третьего учителя – книгу. Держите под рукой толковую книгу. Об основах бухучета я подробнее расскажу в следующей главе. А пока я хочу донести до вас мысль, что вы должны взять на себя ответственность за собственные счета. Ваша супруга не сделает это за вас. Ваш счетовод не сделает это за вас. Ваш бухгалтер не сделает это за вас. Ваш бизнес-партнер – по крайней мере, в самом начале – тоже не сделает это за вас. Вы должны сами постичь основы и взять на себя ответственность, а электронная таблица вам в этом поможет.

Ну, за дело. Откройте в Google раздел «Таблицы». Вы увидите симпатичную пустую сетку, которая только и ждет, когда ее заполнят. Выглядит это вот так:

Вы видите сеть квадратиков. Каждый из них – ячейка. Перейдите, например, в ячейку С3. Вставьте туда заголовок, что-нибудь типа «Расходы. Август 2016». А сверху напишите еще какие-нибудь заголовки – например, названия календарных месяцев. Слева напишите «Продажи». Ниже перечислите источники ваших доходов. В строке под этим столбцом напишите «Итог».

Таблица автоматически добавит все цифры в столбик, если вы ее об этом попросите. Щелкните курсором в ячейке под цифрами; наверху страницы вы увидите странную Е-образную фигуру. Вы пытаетесь добавить цифры в столбик «Сумма». Делается это очень просто. Допустим, «Сумма» у нас в столбике «Е». В графу «Итог» вам нужно вставить такую формулу: SUM (D3:D15). Программа сложит все цифры с ячейки D3 по D15. Если вы хотите сложить числа, записанные в ячейках, которые идут не подряд, а вразброс, отделите их точкой с запятой: например, вот так – SUM (D3;D15;D14). В ячейку можно вставить любую сумму или формулу, как простую, так и сложную.

Можно выполнить и другое полезное упражнение: подсчитать накладные расходы. Это обязательные ежемесячные издержки, платить которые необходимо в любом случае, независимо от ваших занятий и состояния бизнеса. Их также называют «фиксированными» или «эксплуатационными расходами». В них не входит стоимость сырья или изготовления продукта. В нашем случае накладные расходы – это зарплата персонала, арендная плата, муниципальные налоги, счета за телефон, электричество и интернет, компьютеры, страховка, коммунальные платежи и уборка. Даже если мы за месяц ничего не продадим, всё это придется оплатить.

Сядьте и составьте таблицу ваших накладных расходов. Мне это посоветовал Том, архитектор, рисовавший чертежи книжных полок для Idler Academy. Это простая таблица с ячейкой SUM, она автоматически сложит все числа в столбце.

А теперь я хочу вам рассказать о понятии, с которым вы не раз столкнетесь в бизнесе, – ОПУ. У нас была встреча с организатором фестивалей, приятным парнем по имени Джим. Мы обо всем договорились, и тут он сказал: «Ну что, а теперь давайте обсудим ОПУ», – так, словно в мире ничего нет проще.

Мы с Викторией вообще не поняли, что он имеет в виду.

ОПУ – это отчет о прибылях и убытках. Вот что написано в финансовом словаре: «Финансовый документ, в котором указаны доходы, расходы и затраты за определенный период времени, обычно фискальный квартал или год. В ОПУ содержатся сведения, позволяющие оценить способность компании приносить прибыль путем сокращения расходов и повышения доходов; этот документ также называется „баланс прибыли и убытка“, „счет прибыли и убытков“, „отчет о доходах и расходах“».

Можно составить ОПУ для какого-то конкретного продукта. Мы так делаем для мероприятий. В «Google Документах» у нас длинная таблица, где указано количество проданных билетов, а также имя, адрес электронной почты и телефон каждого покупателя. Мы так организовали таблицу, что в ней отображается общий доход и расходы на проведение мероприятия – гонорар лекторам, стоимость аренды площадки, зарплаты персоналу, стоимость напитков, которые мы будем продавать на мероприятии, ну и так далее. Для итогового результата есть также графа НДС. Прибыль или убыток высчитываются так: итоговая сумма минус затраты.

Эта система позволяет нам в режиме реального времени отслеживать, насколько успешно то или иное мероприятие, просматривать отчеты по прошлым мероприятиям, чтобы выяснить, какие из них принесли прибыль и как мы их организовывали. Также это помогает нам, как следует из приведенного выше почтенного определения, сократить расходы и повысить доход с каждого мероприятия. Небольшое сокращение расходов и повышение доходов способно изменить мероприятие или запуск того или иного продукта, превратить его из позорного провала в приятный и прибыльный проект.

В следующей главе мы рассмотрим некоторые основные понятия бухучета и ведения счетов, и если у вас еще оставался страх перед цифрами, то он окончательно рассеется.