Комплектование персонала: внутреннее, внешнее или смешанное

Комплектование персонала: внутреннее, внешнее или смешанное

Итак, определившись с тем, какие специалисты, навыки и направления деятельности ИТ-подразделения наиболее востребованы в краткосрочной и долгосрочной перспективе, ИТ-директор должен определить, что получать из внутренних источников, а что – из внешних. Каждый поставщик услуг – внутренний или внешний – наделен характеристиками, во многом зависящими от времени и места. Направления деятельности меняются по мере того, как поставщик услуг развивается в каждой конкретной ситуации. В результате решения о поиске должны приниматься на двух уровнях: на уровне предприятия и на уровне бизнес-подразделения. На уровне предприятия – параллельно со стратегией бизнеса и ИТ – руководство должно разработать связанную стратегию поиска кадров для всего предприятия. На уровне бизнес-подразделения – для определенной потребности, в определенное время, в определенном месте – решения будут приниматься под руководством общей стратегии, основываясь на требованиях конкретной работы.

Каковы типы источников комплектования? Рынок поиска кадров меняется каждый день благодаря возможностям экономики, постоянным технологическим новинкам, новым типам услуг, а также потребности в них. Строго говоря, источники комплектования можно разделить на пять групп: одну внутреннюю и четыре внешних.

Внутренний персонал: обычно характеризуется наличием формальных соглашений о найме, по которому сотрудник выполняет только требования своего нанимателя.

Возможные сильные стороны данного источника: понимание и разделение идеологических принципов компании; знание используемых компанией технологий и приложений; организационные знания; понимание информационных потоков; вовлечение в социальную структуру и структуру знаний; надежность, позволяющая работать с конфиденциальной информацией.

Возможные слабые стороны: отсутствие наиболее современных знаний и опыта; относительная узость перспективы; нежелание перемен; опыт работы лишь в одной компании.

Фирмы, предоставляющие дополнительный персонал, и работающие по контракту программисты: независимые или нанятые через посредников профессионалы, предоставляющие услуги на основе повременных или другого типа контрактов, без каких-либо других обязательств и ответственности.

Возможные сильные стороны данного источника: быстрый старт; доступ к наиболее востребованным техническим знаниям и навыкам; возможный источник найма (то есть контрактник, которого можно нанять).

Возможные слабые стороны: высокая текучесть кадров; высокая стоимость; вопросы одновременной работы на разных нанимателей (подрядчики сами могут быть наняты другим работодателем); потеря знаний при уходе из компании; недостаточные квалификационные процессы; недостаточная мотивация; враждебность постоянных сотрудников; необходимость уделять управлению много времени и средств.

Консультанты: помощь в разработке или внедрении стратегии, процессов и проектов, с содержанием, связанным с реинжинирингом и управлением изменениями; ответственность за организационное планирование, оценку и подготовку персонала, принятие на себя части – если не всей полноты – ответственности за результаты найма сотрудников.

Возможные сильные стороны данного источника: «ноу-хау» в промышленной области и в области процессов; доступ к нужным людям и знаниям; накопленный опыт в решении похожих проблем.

Возможные слабые стороны: высокие расходы; несовпадение ожиданий предприятия и реальности поставщика; неторопливость при выполнении работ; слабое понимание методологии поставщика со стороны предприятия; слабая поддержка после окончания работ.

Системные интеграторы: внедрение больших, сложных проектов (например, создание клиентской архитектуры или архитектуры приложений) и их интеграция с новым или уже инсталлированным оборудованием, пакетным или клиентским ПО и коммуникациями; сильная зависимость от интеграторов при управлении программным обеспечением.

Возможные сильные стороны данного источника: технические знания; опыт управления крупномасштабными проектами и программами; знание отрасли, процесса и технологии.

Возможные слабые стороны: никогда не заканчивающееся сотрудничество; уходя, интегратор уносит с собой свои знания.

Поставщики аутсорсинговых услуг: контрактные отношения с внешними поставщиками, гарантирующие ответственность за одну или несколько функций или бизнес-процессов ИТ.

Возможные сильные стороны данного источника: экономичный масштаб; эффективность; избавление от второстепенных задач.

Возможные слабые стороны: нереальные ожидания экономии расходов; негативная эмоциональная реакция персонала предприятия, передающаяся поставщику; кошмары, связанные с уровнем обслуживания; арбитражные конфликты между поставщиками и предприятием.

Чтобы оценить, какой тип источника комплектования подходит для определенного типа деятельности, предприятиям следует создать оценочную таблицу, в которой сравниваются источники и их характеристики, риски и затраты. При разработке стратегии выбора источника комплектования на высоком уровне в оценочной таблице сравниваются источники как общие категории и сопоставляются «за» и «против» по отношению к перспективам бизнеса и с учетом его философии. При выборе источника комплектования для специфического вида работы в оценочной таблице взвешиваются «за» и «против» использования внутренним персоналом специфических внешних источников. В этом случае (при условии специфической работы) сравниваются не поставщики, а, скорее, роли, которые поставщики будут играть в предлагаемых условиях.

Какие характеристики важны по-настоящему? Источники комплектования обладают многими характеристиками, влияющими на тип услуг, опыт и знания, а также на способ их доставки. Хотя риски и затраты являются важными критериями оценки, три основные категории, характеризующие источник – персонал, команды и объект приложения услуг, – оказывают наибольшее влияние на функционирование источника, и на них следует обратить особое внимание при оценке и выборе внутреннего или внешнего источника.

Персонал. Профессиональные навыки: Какие технические знания и умения требуются для оказания данной услуги? Какими средствами и методологиями нужно владеть? Каков опыт претендента в управлении проектами?

Экономические и корпоративные знания: Какой степенью владения специальными знаниями в области бизнеса, промышленности и предприятия нужно обладать для выполнения данной услуги?

Персональные характеристики и межличностное взаимодействие: До какой степени данная услуга зависит от поведения и взаимодействия персонала? На каком уровне будет происходить это взаимодействие?

Команды. Соответствие бизнесу: Насколько эта услуга зависит от соответствия команды целям бизнеса?

Способность к новаторским решениям: Принесут ли новации конкурентное преимущество? Является ли новаторство необходимым в данном случае?

Коммуникации и взаимоотношения: Требует ли данная услуга расширенных взаимосвязей с командой, департаментом ИТ, поставщиками предприятия или его партнерами?

Лидерство и управление: Существуют ли трудности в управлении командами? Являются ли команды смешанными, имеющими представителей из внутреннего и внешнего источников? Являются ли команды виртуальными? Являются ли они глобальными? Обладают ли команды нужными побудительными мотивами, оборудованием и руководством?

Культура: Каково влияние культуры предприятия на предоставление этих услуг или знаний? Ожидаются ли большие перемены в связи с этим?

Объект приложения услуг: постоянные услуги, процессы, проекты, программы или разовые попытки.

Гибкость: Какой гибкости требует исполнение работы?

Скорость: Как быстро услуга будет выполняться или доставляться? Каковы промежуточные показатели? Как реагируют источники на изменения?

Качество: Насколько важно качество для этой услуги? Каков требуемый уровень качества? Какие измерения будут определять качество?

Эффективность: Насколько важна эффективность? Каков требуемый уровень эффективности?

Провозглашение решений по поиску кадров требует от предприятия описания своей общей философии в части поиска ресурсов, определения сильных и слабых сторон, уяснения и понимания целей бизнеса, а также изучения типов источников комплектования и возможных альтернатив. Поиск ресурсов является постоянной – и критичной – управленческой задачей, которая быстро становится важнейшей дисциплиной современных предприятий.

Провозглашенные решения по поиску ресурсов почти полностью зависят от того, насколько ИТ-подразделения знают и понимают окружающие бизнес-приоритеты; от того, насколько они готовы к инвестициям в одних специалистов и сокращению других специалистов; а также от того, как они определят и оценят возможные альтернативы. Директор по ИТ и другие руководители, не работающие над созданием видения своего организационного будущего, одним из четких компонентов которого являются альтернативы поиска кадров, всегда будут использовать устаревшие решения. Компания Gartner Group определяет пять вопросов, которые очерчивают общие контуры того, что должно быть сохранено, передано и заменено.

Вопрос 1. Если теоретически все услуги могут предоставляться как аутсорсинговые, в каких областях мы должны прилагать максимальные усилия по поддержке и развитию бизнеса?

Сегодня директора по ИТ концентрируют свои выбор и развитие персонала около таких центральных понятий, как анализ бизнеса, интеграция бизнеса, управление данными, стратегическое планирование, управление оценкой клиентов и планирование архитектуры, – всех областей деятельности, которые обеспечивают рост бизнеса. Роли, навыки и знания, которые выпали из этих ключевых областей, могут стать кандидатами для поиска вовне или для их создания. Мало найдется директоров по ИТ, декларирующих, что они стремятся достичь целей бизнеса за счет Java, Microsoft Windows NT или C+ +.

Рекомендации: определите пять или шесть организационных компетенций, которые будут развиваться и характеризовать успех предприятия. Многие важные технические навыки окажутся за рамками этих компетенций.

Вопрос 2. Если у вас появился новый персонал, какие услуги, навыки и роли вам придется закупать, а какие – создавать?

Большинство наших компаний прошли путь, при котором их собственные специалисты занимались разработкой бухгалтерских, складских программ, программ по расчету заработной платы и многих других. Зачем вкладывать деньги в собственный персонал для разработки, развития и поддержки приложений, которые можно легко приобрести у специализированных разработчиков? Именно по такому пути и идет большинство отечественных компаний в настоящее время.

Рекомендации: объективно и нейтрально подумайте о закупке услуг, экспертизе приложений и услуг перед тем, как принять решение о самостоятельном изобретении уже известных услуг, навыков и ролей.

Вопрос 3. Если вы собрались покупать внешние ИТ-услуги и специалистов, станут ли ваши конкуренты покупать их у вас?

Немногим предприятиям нужны ИТ-подразделения, которые всегда будут лучшими в своем сегменте. Статус «лучшего» подразумевает затраты, которые часто слишком высоки, малопонятную ценность предложения или управленческую структуру, не приспособленную к конкуренции. Большинство эффективных поставщиков услуг – вне зависимости от того, внутренние они или внешние, – это те, кто сознательно направляет все свои усилия на достижение ключевых возможностей бизнеса. Когда они используют в этих областях людей, знания и деньги, то сокращают усилия или полностью уходят из других областей. Тем не менее найдется немного удачных поставщиков услуг, работающих беспорядочно или без концентрации на чем-то. Некоторые ошибки случаются по вине клиента; другие – всегда, но они не страшны.

Рекомендации: перенаправьте энергию и усилия на услуги, роли и навыки, которые эффективно содействуют выявленным и имеющим ясные цели требованиям бизнеса.

Вопрос 4. Что случится с вашими знаниями и информацией, если вы интенсивно используете внешние источники?

Когда энергичные и квалифицированные люди оставляют свою работу, страдает предприятие; но зачастую в этом виновато именно оно. Предприятия обычно слабо подготовлены к определению ключевых знаний и основных людей, извлечению ценных для организации знаний и сбора бизнес-информации – независимо от того, где и как циркулируют знания и информация. Кроме того, им не удается оценить или выяснить, какие внешние ресурсы чаще всего приносят на предприятия бизнес-знания, отраслевую специфику и межотраслевую информацию. Потоки знаний и информации во многих направлениях, а также возможность постоянного обучения, которые характеризуют взаимосвязанную экономику, будут гарантировать большой объем и высокую частоту этих потоков.

Рекомендации: выявите, управляйте и аккумулируйте бизнес-знания и бизнес-информацию. Будьте проницательными. Не вся информация важна. В конце концов, создайте культуру быстрого и эффективного обучения, способствуйте продвижению знаний и создайте вспомогательную инфраструктуру, которая будет заниматься сбором знаний.

Вопрос 5. Знаете ли вы, как управлять разнообразной рабочей силой?

Рабочая сила, собранная из различных мест, требует новых ролей управления, характеристик и наборов навыков. Если рассматривать внутренний персонал, то руководители могут набирать специалистов, подготавливать план карьерного роста, разумно мотивировать персонал и создавать систему вознаграждений, которые будут стимулировать производительность сотрудника без противодействия внешних участников. Что касается внешнего персонала, то руководители должны сконцентрировать свои усилия на связях с поставщиками, понимании процедур ведения переговоров и заключения контрактов, описании тарифов и уровней обслуживания, а также выяснении терминов успеха. В конце концов, менеджеры должны доводить до всех специалистов – внутренних и внешних – схемы мотивации, распоряжения, зоны ответственности, хорошо описанные критерии оценки производительности, четкие документы и соглашения о том, что представляют собой качественные услуги. Кроме того, они должны создать структуру управления и процессы, характерные для большого количества источников комплектования персонала, внедрить систему учета, управлять изменениями и разрешать противоречия.

Рекомендации: множественные источники комплектования персонала поднимают планку управления рабочей силой. Лидерство, сочувствие, создание команды, коммуникабельность, координация и мотивация – это важнейшие качества менеджера.

В конце концов, правильные ответы на пять критических вопросов позволят определить достоинства и недостатки организации и показывают то, как ИТ-подразделения могут распределять навыки, знания и роли между внутренними и внешними источниками ресурсов. Без самостоятельного понимания своей специфики предприятия получат слабое соответствие между требованиями и результатами, вне зависимости от того, кто управляет процессом, а кто выполняет работу. Решение о том, какие навыки и специалисты будут сохранены на предприятии, а какие взяты извне, зависит от определения того, что должны будут делать ИТ-подразделения в будущем, а не от того, что они уже делали ранее.

Выход ИТ-службы на уровень бизнес-подразделения предприятия предъявляет к ее персоналу и руководству новые требования. Причем требования эти несколько разнятся. Так, поддержка основной деятельности требует от подразделения информационных технологий достижения максимальной эффективности и надежности, то есть во многом работы как центра затрат. С другой стороны, информационные технологии становятся фактором развития основной деятельности, обеспечивая, например, поддержку управления поставками в реальном времени, электронную торговлю, расширение маркетинга, управление знаниями. А это заставляет рассматривать деятельность ИТ-подразделения как инновационную.

В складывающейся ситуации начинают меняться требования к тому, что должен знать и за что должен отвечать руководитель службы информационных технологий. Так, акценты от навыков в чисто технической области все сильнее смещаются в сторону навыков оперативного и стратегического менеджмента. Современный руководитель службы автоматизации должен хорошо разбираться в основной деятельности своей компании, быть в курсе основных тенденций развития информационных технологий и, естественно, становиться профессиональным менеджером. Не случайно, именно во второй половине 90-х на передовых предприятиях западных стран возникла новая «прослойка» топ-менеджмента – CIO (Chief Information Officer – директор по информационным технологиям).

На современном этапе навыки менеджмента выходят на первый план, так как рассчитывать только на силы собственных ИТ-специалистов уже не приходится. Быстрая смена технологий, дефицит кадров в некоторых ИТ-областях, высокая стоимость подготовки в сочетании с длительным сроком становления специалистов, например консультантов по внедрению ERP-систем, – все это вынуждает компании искать ресурсы внутри своего предприятия. Таким образом, эффективная реализация ИТ-проектов требует управления различными категориями персонала: собственными специалистами по аппаратному и программному обеспечению, будущими пользователями из бизнес-подразделений и внешними специалистами.

Всю эту деятельность просто невозможно представить без постоянного повышения квалификации менеджеров. Их обучение должно включать:

• техническое обучение. Для менеджеров его необходимо сфокусировать на создании базы с целью выработки технических решений по вопросам архитектуры и проектирования, основанных на входных данных от различных внутренних и внешних источников. Такое обучение необходимо для улучшения способностей менеджеров принимать решения о технологической стратегии. При этом не надо обучать всем техническим деталям, которые позволят менеджеру управлять процессом на самом нижнем уровне. Техническое обучение должно охватывать средства и текущие технологии, средства разработки и стратегии, архитектуры, методологии и оценку совокупной стоимости владения;

• обучение, направленное на повышение эффективности бизнеса. Менеджерам необходимо эффективно управлять как собственным, так и внешним персоналом. Ответственность за эффективность работы своего персонала требует от менеджера обучения процессам планирования карьеры и развития навыков, управления производительностью, преподавания и планирования преемственности. Такой специалист должен знать организационные «правила движения». Данное обучение обеспечивает согласие среди персонала, чье моральное состояние и накопленные проблемы часто недооцениваются. Менеджеры должны создавать и управлять навыками, которые могут потребоваться организации в будущем (например, организационные навыки, планирование и поиск источников комплектования). Навыки во внешних по отношению к информационным технологиям областях, например по финансам, бухгалтерскому учету и основным принципам бизнеса, дают возможность ИТ-менеджеру обучать подчиненных, а также лучше адаптировать ИТ к потребностям бизнес-подразделений. Кроме того, чрезвычайно важно и наличие навыков общения;

• обучение управлению проектами. Временные рамки очень важны для ИТ-проектов. ИТ-менеджеры должны становиться лидерами по части управления проектами в рамках своих подразделений. Основу управления проектами составляют:

– планирование и оценка проекта;

– бюджетирование и распределение ресурсов;

– составление графиков работ и анализ критических путей;

– отслеживание проектов;

– управление результатами;

– расстановка приоритетов;

– подведение итогов проекта.

Современные проекты обычно не ограничиваются рамками предприятия. В результате успешное управление проектами включает и эффективные взаимоотношения с поставщиками, продавцами и пользователями, которые становятся частью расширенного предприятия. Важный элемент управления проектами – умение передавать изученный материал – также должен быть доступен ИТ-менеджерам.

Следовательно, ИТ-менеджеры должны быть полностью подготовлены в области технологий, эффективности бизнеса, создания команды и управления проектами для того, чтобы иметь успех в современном бизнесе. Те компании, которые игнорируют рост требований к руководителям ИТ-служб, обрекают себя и свои компании на неудачу.

Компании постоянно подвержены изменениям. Ожидается, что к 2006 году организации перейдут на матричную структуру бизнес-подразделений и сконцентрируют усилия на наборах базовых знаний. Для того чтобы уцелеть, им будет необходима помощь поставщиков внешних услуг. Именно сторонние организации будут предоставлять более 70 % требуемых ИТ-услуг. Поэтому ИТ-подразделениям необходимо сконцентрировать внимание на выборе и управлении услугами, предоставляемыми внешними компаниями. Они должны гарантировать, что их сотрудники обладают подходящими навыками для эффективного управления этими услугами. Так как внешние фирмы расширяются в сторону ИТ-стратегии, планирования, предоставления посреднических услуг и системной интеграции, предприятия клиентов должны определить критичные ИТ-навыки, которые им нужно сохранить, а также то, чему обучать свой штат для соответствия данным направлениям деятельности.

Сохраняемые роли. К ним относятся критические, не подлежащие передаче центральные функции, связанные с управлением бизнесом, которые необходимо сохранить, а также роли по управлению поставщиками внешних услуг (рис. 11.2). Менеджер по контрактам, технический консультант, менеджер по эксплуатации, менеджер по работе с клиентами, менеджер по взаимодействию и менеджер проекта – все это требуемые роли. Ответственность указанных ролей будет усиливаться в соответствии с ростом количества источников комплектования персонала.

Рис. 11.2. Сохраняемые ИТ-подразделения

Ответственность персонала. Подразделения информационных технологий никогда не должны делегировать внешним компаниям свою ответственность за достижение бизнес-результатов, поэтому им нужно хорошо разбираться в вопросах обеспечения того, какие услуги внешних поставщиков позволяют достичь поставленных целей. Они должны устанавливать и претворять в жизнь стандарты по политике безопасности и управления поставщиками – сферы ответственности, за которые не могут отвечать отдел закупок или контрактный офис. Кроме того, подразделение информационных технологий должно отвечать за архитектуру и планирование. Закрепление этих ролей за ИТ-подразделением будет гарантировать, что бизнес-подразделения смогут использовать лучшие технологии. Хотя поставщики услуг могут оказать содействие в определении альтернатив, ИТ-подразделения в обязательном порядке будут отвечать за результат выбора любых вариантов. Подразделения смещаются от подхода, предусматривающего тактические закупки услуг, к фокусировке на стратегический источник услуг. В результате ИТ-подразделения под чутким руководством директора по ИТ должны изменить свое понимание отдельных ролей и ответственностей.

Требуемые навыки. ИТ-подразделение должно функционировать как предприниматель. Персоналу нужно расширить свое мышление и воспринимать новые идеи, которые помогают изменить традиционные границы. Специалисты будут решать, какие услуги собственного персонала и какие услуги внешних поставщиков лучше всего подходят для их подразделения, отвечая на вопрос «Каков наилучший путь для оказания помощи бизнесу?». ИТ-персонал также должен обладать творческим подходом при работе с различными поставщиками услуг, концентрируясь на инновациях и новых путях, а не на том, чтобы работать по конкретным правилам и методикам. Это требует меньше энергии на ежедневный контроль неисправностей и больше энергии на поиск решений для увеличения эффективности работы.

Так как ИТ-подразделения будут состоять из собственных и привлекаемых со стороны сотрудников, управление ими требует определенных навыков:

• ведение переговоров;

• умение создавать альянсы;

• выстраивание взаимосвязей;

• финансовый и стоимостной анализ;

• управление изменениями;

• контроль;

• управление производительностью;

• определение услуг;

• оценка и анализ поставщика;

• определение ролей;

• планирование действий;

• анализ данных;

• управление программами.

Традиционные роли будут развиваться, основываясь на новых обязанностях. Менеджерам по контрактам необходимо уметь вести переговоры и готовить соглашения, формирующие вытекающую из стратегии ценность. Операционным менеджерам нужно смещаться от модели внутренних услуг к модели внешних услуг. Менеджерам по взаимодействию нужно быть уверенными в том, что процессы эффективного взаимодействия отлажены и что управление поставщиками строится на основании возможностей поставки. Менеджерам по производительности необходимо измерять эту величину и управлять ею. Финансовые менеджеры должны сфокусироваться в основном на совокупных операционных расходах и получении с помощью ИТ дохода для бизнеса, а не только на совокупной стоимости владения и доходе от ИТ-активов.

Важный вопрос для подразделений – смогут ли они найти требуемые навыки у существующего персонала или им нужно будет искать их где-нибудь еще. ИТ-руководство должно тщательно проверить ключевых специалистов и определить, есть ли у них эти навыки или могут ли они получить данные навыки за счет обучения и перераспределения полномочий (рис. 11.3).

Сотрудники в смешанной среде комплектования должны показывать технический героизм, восприятие бизнеса и навыки управления взаимоотношениями – по существу, полный спектр технических, деловых качеств и способностей общения (рис. 11.4). Основываясь на уровне доступности квалификационных ресурсов, все ИТ-подразделения должны гарантировать, что они обладают навыками, требуемыми для успеха.

Управление средой, в которой внутренние и внешние ресурсы работают совместно, означает оценку не только базы навыков специалистов, но и того, обладают ли они необходимым опытом в части стратегии, планирования, оказания посреднических услуг, интеграции и управления. Если эти навыки в подразделении отсутствуют, директор по ИТ должен или нанять новый персонал, или обучить существующих сотрудников.

Подводя итог всему вышесказанному, следует еще раз подчеркнуть, что для отечественных компаний сейчас самое главное – добиться от руководства понимания того, что информационные технологии начинают оказывать существенное влияние на эффективность бизнеса. А это приводит к переосмыслению места и роли ИТ-подразделений в деятельности компаний. Какие задачи ставят руководители российских предприятий перед собственными ИТ-службами? Именно на этот вопрос отвечали респонденты исследования, проведенного компанией АйТи в сентябре – октябре 2001 г. В исследовании приняли участие руководители 34 средних и крупных предприятий Москвы, Санкт-Петербурга, Уфы, Красноярска и Волгограда.

Результаты исследования показывают явный дисбаланс между реально существующей ролью руководителя ИТ-службы и той идеальной ролью, исполнения которой ждут руководители предприятий. Так, на долю консультирования и выполнения оперативных задач приходится 79 % ролевых задач ИТ-подразделения, а на ИТ-стратегию и управленческие задачи – всего 21 %. В то же время руководители предприятий видят идеального директора по ИТ, идеальную ИТ-службу, нацеленными именно на разработку стратегии и управленческие задачи (управление персоналом, бюджетом, другими ресурсами).

Очевидно, что путь «автоматизатора» к CIO в России будет непростым. С одной стороны, необходимо, чтобы у руководства предприятия возникла потребность в таком специалисте (а она, судя по результатам исследования, уже назрела). С другой стороны, сами руководители ИТ-служб должны осознать необходимость такого качественного перехода в своей деятельности. Наконец, нужна система подготовки специалистов ИТ-служб в области не только технологий, но и бизнес-задач.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.