Участники проекта и его окружение

Участники проекта и его окружение

Проект имеет ряд свойств, о которых необходимо помнить для того, чтобы методически правильно организовать работу по его реализации:

• сферу деятельности, в которой появляется и развивается проект, можно условно разделить на собственно «проект» и «окружение проекта» (внешнюю среду);

• проект не является жестким и стабильным образованием – ряд его элементов в процессе реализации могут переходить в состав проекта из внешней среды и обратно;

• элементы проекта могут использоваться как в его составе, так и вне его. Например, специалисты, одновременно работающие как над реализацией конкретного проекта, так и над решением других проблем (в частности, над выполнением какого-то другого проекта);

• рядовому сотруднику, участвующему в реализации конкретного проекта, обычно все равно, находится он или объект, с которым ведется работа, внутри или вне этого проекта. Для специалиста важно то, какую работу он выполняет и какое вознаграждение за нее получит. Совсем другое дело – ответственные исполнители проекта и руководители организаций, участвующих в нем. Для них вопрос о том, где они находятся – вне или внутри проекта, – один из значимых факторов для успешной работы.

Окружение проекта представляет собой сложный комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют на проект по мере его реализации. Кроме того, большинство проектов сами воздействуют на окружающую среду, и это, в частности, наблюдается в инфраструктуре проекта.

Еще более важно то, что факторы окружения проекта сами изменяются в процессе осуществления проекта, особенно если он длится несколько лет и реализуется поэтапно. Это ведет к увеличению неопределенности и риска.

В окружении проекта можно выделить среду предприятия, в рамках которого осуществляется проект, и внешнюю среду или окружение самого предприятия.

Проект можно рассматривать как кратковременную мини-организацию внутри предприятия. На проект оказывают влияние все подразделения предприятия, с которыми связан процесс его появления и реализации. Как правило, это подразделения из следующих сфер деятельности (рис. 12.1):

• руководство предприятия – определяет цели и основные требования к проекту, исходя из стратегии организации;

• служба финансов – определяет бюджетные рамки проекта, а также способы и источники финансирования;

• отдел сбыта – формирует требования и условия для проекта, связанные с рынком сбыта, поведением покупателей и действиями конкурентов;

• сфера производства – связана с рынком средств производства, необходимых для проекта;

• служба материального обеспечения – связана с рынком сырья и полуфабрикатов; формирует требования к проекту, вытекающие из возможностей обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам;

• сфера инфраструктуры – связана с рынком услуг и различных видов сервиса (реклама, транспорт, связь, телекоммуникации, информационное и инженерное обеспечение и т. д.);

• служба очистки и утилизации промышленных отходов – связана с требованиями по охране окружающей среды и разумным использованием отходов производства.

Рис. 12.1. Проект в составе предприятия

Внешнее окружение проекта

Внешнее окружение проекта оказывает влияние на проект как через предприятие, так и напрямую. Причем, чем больше масштаб проекта, тем сильнее влияние на него факторов внешнего окружения. К наиболее существенным факторам внешнего окружения проекта относятся:

• политические условия (политическая стабильность, поддержка проекта правительством, уровень преступности и т. д.);

• экономические условия (тарифы и налоги, уровень инфляции, стабильность валюты, развитость банковской системы, уровень цен, состояние рынков и т. д.);

• социальные условия (уровень жизни, уровень образования, отношение местного населения к проекту и т. д.);

• правовые условия (законы и нормативные акты, права собственности и т. д.);

• культурные условия;

• природные и географические условия;

• используемая в проекте технология;

• потребители продукции проекта;

• конкуренты;

• факторы инфраструктуры.

Из всех перечисленных факторов окружения проекта менеджеру следует выделить и проанализировать только те, которые могут оказать существенное влияние на его реализацию. Пропуск каких-то значимых факторов окружения при подготовке и планировании проекта может привести к его кризису и «разрушению».

Помимо проектного коллектива к числу участников проекта относятся различные внешние специалисты и организации, которые взаимодействуют с проектом на разных стадиях его осуществления. Необходимость изучения внешних участников возникает в связи с тем, что наряду со спонсорами, владельцами и потребителями эти люди управляют работой менеджера проекта и его команды.

Для эффективного взаимодействия с внешними участниками проекта требуется:

• выявить всех участников, которые могут реально влиять на проект;

• провести классификацию участников по степени их воздействия на проект;

• установить приоритеты в требуемых связях с внешними участниками.

Выявление участников проекта:

• инициатор проекта – в качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта. Он выдвигает главную идею, готовит предварительное обоснование и предложения по осуществлению проекта. Но деловая инициатива по осуществлению проекта принадлежит заказчику или владельцу;

• заказчик – будущий владелец проекта и потребитель его результатов. Он определяет основные требования к проекту и обеспечивает его финансирование за счет своих либо привлеченных от спонсоров или инвесторов средств. Он же заключает контракты с основными исполнителями проекта и управляет процессами взаимодействия между всеми участниками проекта;

• инвесторы – банки, инвестиционные фонды, другие организации или физические лица, которые вкладывают средства в проект с целью получения на вложенные инвестиции максимально возможной прибыли. Инвесторы заключают соответствующие контракты с заказчиком, а затем контролируют их выполнение и осуществляют необходимые расчеты с другими участниками проекта по мере его реализации;

• потребители конечной продукции проекта – это может быть как сам заказчик, так и различные организации и физические лица, являющиеся покупателями конечной продукции проекта. Они определяют требования к производимой продукции и оказываемым услугам. От их поведения зависит возмещение затрат и прибыль от проекта;

• поставщики – организации, осуществляющие поставки материалов, оборудования, транспортных средств и т. д. на контрактной основе;

• конкуренты основных участников проекта;

• органы власти – представители местных, региональных и центральных органов власти, контролирующие выполнение определенных государственных и общественных требований к проекту;

• лицензиары – организации, выдающие лицензии на право выполнения определенных видов работ и услуг, ведение торгов, на право владения земельным участком и т. д.;

• консалтинговые, инжиниринговые, юридические организации, вовлеченные в процесс осуществления проекта;

• общественные группы и организации, население, чьи значимые интересы затрагивает реализация проекта.

Этот перечень участников не является исчерпывающим и может дополняться другими позициями, которые важны для той или иной области проектной практики с учетом ее специфики.

После выявления основных участников проекта каждый из них может быть отнесен к одной из следующих категорий в соответствии с их возможностью влиять на проект:

• контролируемые;

• допускающие возможность влияния на них;

• требующие высокой признательности.