Глава 10 Разработка календарного плана проекта

Глава 10 Разработка календарного плана проекта

Для начала несколько ключевых рекомендаций по календарному плану проекта:

• Чтобы выдержать график проекта, необходимо, чтобы пилотный процесс действительно уложился в отведенный 90-дневный срок.

• Календарный план сначала охватывает только первые 90 дней или около того. Потом, после принятия решения запускать/не запускать № 2 (о полном внедрении объемного планирования продаж и операций), составляется календарный план на дальнейший период – на вторую фазу (расширение) и на третью фазу (финансовая интеграция). Календарный план на первые 90 дней обычно составляется на третьей части стартового обучения. Иногда после этого требуется еще несколько дней для окончательной доработки плана.

РИСУНОК 10.1

Задачи, решаемые за три месяца внедрения пилотного проекта, перечислены на рис. 10.1. Вся деятельность в этот период направлена на достижение двух целей: успешного завершения пилотного процесса и закладки основ и ключевых возможностей для перехода к полному процессу объемного планирования продаж и операций.

Большинство работ, необходимых для внедрения объемного планирования продаж и операций, выполняется в этот 90-дневный период, воплощаясь в живом пилотном процессе. Поэтому рассмотрим сначала пилотный процесс: какова его основная цель?

Может быть, его цель в том, чтобы лучше наладить управление бизнесом? Нет, не совсем так. Основная миссия пилотного процесса – это миссия образовательная. Он должен продемонстрировать топ-менеджменту, что объемное планирование продаж и операций будет работать в данной компании. Во время пилотного процесса сотрудники компании первый раз сами пробуют и смотрят, анализируют и учатся тому, как он будет работать в компании, и тем самым проникаются большей уверенностью в нем.

Таким образом, главная задача живого пилотного процесса – помочь группе руководителей принять полностью информированное решение о расширении процесса объемного планирования продаж и операций на все группы продуктов, интегрировать в него финансы и т. д. (решение запускать/не запускать № 2). Помните о том, что это подход с низкой стоимостью и низким риском, пошаговый подход.

Может ли случиться так, что уже на стадии пилотного процесса будут достигнуты определенные положительные результаты для бизнеса? Такое нередко случается. Представьте себе совещание руководства на пилотной стадии процесса, на котором руководители изучают информацию о процессе объемного планирования продаж и операций, задают вопросы, сопоставляют. В какой-то момент один из них восклицает: «Взгляните, что у нас получится в следующем апреле: спрос превысит предложение. Это же проблема! Или я не прав?»

Владелец процесса объемного планирования продаж и операций, который, несомненно, заметил эту проблему еще на предварительном совещании, отвечает: «Вы абсолютно правы. Проблема эта возникает из-за южноамериканского скачка спроса в марте».

И тут еще один из присутствующих руководителей замечает: «Ага, а если бы не этот проект, то мы бы здорово пролетели. Знание об этом сейчас дает нам некоторое время для ввода в строй дополнительных мощностей».

Такие ранние победы объемного планирования продаж и операций случаются не так уж редко. Возможно, вам тоже так повезет. Но пожалуйста, помните: это – не основная задача пилотного процесса. Здесь главное – обучение.

Живой пилотный процесс: месяц за месяцем

Работа, связанная с выполнением пилотного процесса, удобно укладывается в месяцы. Давайте рассмотрим каждый из них по порядку.

Первый месяц. Этот период стартует по завершению брифинга для руководства, если на нем принято решение внедрить живой пилотный 90-дневный процесс. За этот месяц вам предстоит сделать следующее.

• Распределить ответственность: найти и назначить людей на ключевые позиции лидеров и членов команды – куратора проекта, лидера проектной группы, участников проектной группы и др.

• Провести мероприятия по стартовому обучению и планированию, чтобы дать нужную информацию для всех сотрудников компании, которые будут вовлечены в объемное планирование продаж и операций.

• Составить календарный план проекта на период до завершения живого пилотного процесса. Это, как мы уже указывали, обычно делается в ходе третьей части стартового обучения.

• Идентифицировать группы и подгруппы продуктов, а также ключевые ресурсы, т. е. сторону поставки для маркетингово-ориентированных групп продуктов. Кроме этого, выбрать те группы, для которых будет осуществляться живой пилотный процесс.

• Определить требования к данным, их источникам и формам их представления. Для этого нужно разработать дизайн базовых таблиц планирования продаж и операций, графиков, которые будут из таблиц формироваться, а также иных форм представления данных для планирования спроса и планирования поставок. К этому моменту должен быть достигнут консенсус относительно требований к различным элементам данных и идентифицированы их источники.

Возможно, не все задачи можно будет завершить до конца первого месяца и их выполнение продолжится во втором.

Второй месяц посвящен деталям процессов планирования спроса и планирования поставок, а также «подаче» в эти процессы необходимых данных.

Третий месяц посвящен подготовке и проведению пилотного процесса. Суммируется вся проделанная до сих пор работа и создается презентация для высшего руководства.

Обзор календарного плана внедрения

Пример перечня задач

Фаза 1Б. Подготовка пилотного процесса

050 Подтвердить назначение ответственных лиц и составы рабочих групп

060 Идентифицировать группы и подгруппы продуктов

070 Определить единицы измерения для групп продуктов

080 Идентифицировать ресурсы поставок, которые нужно отслеживать

090 Определить единицы измерения мощности

100 Определить горизонт планирования

110 Выбрать группу продуктов для пилотного процесса

Отталкиваясь от этого списка шагов как от стартовой площадки, создайте свой календарный план, добавляя комментарии по определению ответственности, срокам, давая прочие пояснения и даже добавляя новые задачи, не показанные в примере, но важные для вашего проекта внедрения объемного планирования продаж и операций.

Для вашего удобства мы поместили этот список на нашей интернет-страничке, чтобы вы могли скачать его и внести в ваше программное обеспечение управления проектами. Чтобы получить доступ, наберите www.tfwallace.com и войдите в раздел Free Downloads.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли назначать 90-дневный срок для живого пилотного процесса? Не требуется ли большим компаниям больше времени, чем малым, и не могут ли некоторые сделать эту работу за меньшее время?

Это верно, что в больших организациях процесс может занимать большее время. Однако они обычно располагают и большими ресурсами. Кроме того, нельзя забывать, что большинство действительно крупных компаний состоят из нескольких меньших бизнес-подразделений и процесс объемного планирования продаж и операций осуществляется на уровне бизнес-подразделений или дивизионов.

Нам кажется, что 90 дней будет вполне достаточно почти во всех случаях. Берегитесь «паралича анализом», феномена, часто наблюдаемого в очень крупных организациях. Обязуйтесь сделать это за 90 дней и не позволяйте себе никаких послаблений. Как сказано, так и сделано.

Теперь о досрочном выполнении: может ли небольшая компания сделать это меньше, чем за 90 дней? Возможно. Такое бывало успешно проделано. Но будьте осторожны: некоторые руководители на брифинге руководства с энтузиазмом изъявляют готовность начинать это «прямо сейчас» – на следующей неделе, например. Это, конечно, не приведет к успеху.