Глава 15 Подготовка и выполнение пилотного процесса

Глава 15 Подготовка и выполнение пилотного процесса

Когда наступает третий месяц внедрения объемного планирования продаж и операций, приходит пора устроить показательный прогон пилотного процесса. В главе 7 мы обсуждали четыре причины того, зачем нужен пилотный процесс и почему нельзя устраивать «большой скачок» – одновременно ввести все группы продуктов в процесс объемного планирования продаж и операций. Теперь спросим себя, каковы основные цели пилотного процесса?

РИСУНОК 15.1

Первая цель живого пилотного процесса не в том, чтобы вести бизнес лучше. Как мы уже говорили, главная цель пилотного процесса в том, чтобы учиться: изучение, понимание и привыкание к процессу – преимущественно для топ-менеджмента. Это должно происходить до того, как начнется полный процесс объемного планирования продаж и операций, и, значит, еще до того, как будет получена возможность вести бизнес лучше.

Обучение, о котором мы до сих пор говорили, является большей частью концептуальным. Живой пилотный процесс инициирует «тренинг путем выполнения работы». Участники этапов планирования спроса и планирования поставок учатся на практике. То же самое относится и к команде предварительного совещания.

К тому времени как собирается совещание руководства, большинство участников, вовлеченных в процесс объемного планирования продаж и операций, уже прошли концептуальное обучение и практику – кроме высшего руководства, которое пока еще не увидело, как этот процесс работает в компании.

Таким образом, как мы и говорили, пилотное совещание руководства направлено скорее на обучение, чем на принятие решений. На совещании руководства куратор проекта, владелец и др. [31] должны показать (с некоторыми подробностями), как выполняются следующие шаги этого процесса:

• сбор данных;

• планирование спроса;

• планирование поставок, включая планирование потребности в ресурсах;

• предварительное совещание, включая те открытия – «ага!», – которые были сделаны по ходу этого совещания.

Это подчеркнет один из важных аспектов объемного планирования продаж и операций – обеспечение способности заглянуть в будущее.

Часть этого совещания должна быть посвящена вопросу идентификации ролевых изменений, необходимых для успеха процесса. И наконец, высшее руководство должно не только задавать вопросы, но и вносить предложения по улучшениям: как по формам представления информации, так и по организации процесса.

Далее: достаточно ли для пилотного процесса одной группы продуктов или можно выбрать несколько? Возможно, вы и не пожелаете взять более чем одну. Однако вспомните компанию «Превосходные изделия». Она имеет два бизнес-подразделения: промышленное и потребительское, выпускающие различную продукцию для очень разных рынков. У этих подразделений различный персонал маркетинга и продаж, и процессы прогнозирования для этих продуктов непохожи. Если включить в процесс только одну группу продуктов, например средние потребительские изделия, то сотрудники промышленного подразделения не будут в полной мере участвовать в процессе. Поэтому в данном случае мы предлагаем выбрать две группы продуктов: одну промышленную и одну потребительскую.

После того как вы выбрали группу или группы продуктов для пилотного процесса и выполнили все стоявшие перед вами на предыдущих шагах задачи, можно переходить к самому пилотному процессу. В пилотном процессе вам нужно следовать шагам ежемесячного процесса объемного планирования продаж и операций, показанным на рис. 15.2.

РИСУНОК 15.2

1. Сбор данных. Во-первых, надо просмотреть отчеты и таблицы, которые вы используете для обновления прогноза продаж, и передать их отделу продаж/маркетинга, чтобы они могли начать фазу планирования спроса. Кроме того, надо получить цифры фактических продаж, производства и запасов (или обязательств по поставкам по заказам клиентов).

Введите данные в таблицу. Позднее эта функция ввода данных должна быть автоматизирована. Однако сейчас, пока объем вводимых данных невелик, большинство компаний вводит их вручную, чтобы не пришлось ждать автоматизации.

Одновременно надо вводить целевые данные по стратегиям спроса/ поставок: целевой уровень обслуживания клиентов, целевые запасы для продуктов производства – как для «производства-на-склад», так и для «завершения-на-заказ», а также обязательства по поставкам по заказам клиентов для «производства-на-заказ».

2. Процесс планирования спроса. Здесь начинается фаза планирования спроса. Менеджеры по продажам и маркетингу вырабатывают прогнозы и планы спроса для пилотной группы продуктов. Они вводятся в таблицу объемного планирования продаж и операций, которая потом передается в операции.

3. Процесс планирования поставок. Здесь отдел операций составляет план операций для пилотной группы продуктов. План операций составляется для поддержки прогноза продаж и должен быть составлен так, чтобы обеспечить целевые уровни запасов и/или обязательства по поставкам. Отдел операций должен также проверить, что план операций может быть осуществлен. Если он не может быть осуществлен полностью, надо предусмотреть варианты того, как поставить недостающий продукт. Обычно это делается с помощью планирования потребностей в ресурсах.

4. Предварительное совещание. На этом совещании подготавливается материал, который будет представлен на совещании руководства. Надо помнить, что основная цель тут образовательная, а не операционная. Весьма вероятно, что предварительное совещание может идти почти целый день или целый день. [32] На нем затрагиваются следующие вопросы:

• разработка начального комплекса целей деятельности и критериев оценки деятельности, которые надо рассматривать на каждом совещании руководства: уровень обслуживания клиентов, оборачиваемость запасов, финансовые показатели и т. д. Помните, что этот первоначальный список будет меняться по мере внедрения и обкатки процесса;

• подготовка к объяснению (для руководства) процесса сбора данных;

• подготовка к объяснению (для высшего руководства) процесса планирования спроса (включая роли статистического прогноза, прогноза специалиста и перевода натуральных единиц в стоимостные);

• подготовка к объяснению (для высшего руководства) процесса планирования поставок, включая механизмы планирования потребностей в ресурсах и их связь с упрощающими допущениями;

• подготовка к объяснению (для высшего руководства) необходимости использования контрольных диаграмм для каждого упрощающего допущения, включая разбор примера, – надо показать их механику один раз, и, возможно, делать это повторно уже никогда не придется;

• подготовка к объяснению (для высшего руководства) предварительного совещания. Объяснение того, как анализируется информация, как вырабатываются решения, как формируются рекомендации;

• подготовка к объяснению хода совещания руководства по следующим вопросам: темы, потоки, роли, распределение ответственности, постоянные пункты повестки дня;

• выработка надлежащих решений о пилотной группе продуктов: увеличить/уменьшить продажи, производство, запасы, обязательства по поставкам;

• разработка рекомендаций для руководства (обычно относительно проблем с пилотной группой), выходящих за пределы компетенции участников предварительного совещания;

• утверждение повестки дня для совещания руководства.

5. Совещание руководства. Это первое совещание руководства продлится дольше обычного, более чем те один или два часа, которые оно обычно занимает при налаженном процессе. Мы рекомендуем отвести на это совещание полдня, хотя есть вероятность, что вы уложитесь в три часа или около того. Имея в виду, что основная цель этого совещания состоит в обучении, высшее руководство должно иметь достаточное время, чтобы не только выслушать подготовленный материал, но и задать вопросы, в целом войти в курс дела.

Ниже мы предлагаем примерный план совещания, которого вы можете придерживаться и который существенно отличается от образца повестки дня, приведенного в главе 5. Это происходит оттого, что пилотный процесс в основном предназначен для обучения, а полный процесс объемного планирования продаж и операций предназначен для управления бизнесом.

1. Рассмотрение логики процесса объемного планирования продаж и операций.

2. Предыстория инициативы объемного планирования продаж и операций в компании.

3. Начальные цели и критерии деятельности.

4. Объяснения процесса сбора данных.

5. Объяснение процесса планирования спроса, включая статистическое прогнозирование, формирование «менеджерского» прогноза, перевод натуральных единиц в стоимостные.

6. Объяснение процесса планирования поставок, включая механику работы планирования потребности в ресурсах и ее связь с упрощающими допущениями

7. Объяснение необходимости использования контрольных диаграмм для каждого из упрощающих допущений с показом примера механики ее работы.

8. Объяснение предварительного совещания: как просматривается информация, как принимаются решения, как формируются рекомендации.

9. Обсуждение предложенной типовой повестки дня будущих совещаний руководства.

10. Обзор решений, принятых участниками предварительного совещания.

11. Решения, которые должны быть приняты высшим руководством.

12. Решение запускать/не запускать № 2 (приступать к полному внедрению процесса объемного планирования продаж и операций по всем группам продуктов с последующей финансовой интеграцией или нет). Из своего опыта мы знаем, что решение почти всегда бывает положительным: «Да, давайте внедрять».

13. Нужно принять решение о том, когда и как прекратить использование существующих процессов (если таковые имеются), которые направлены на уравновешивание спроса и поставок. (Пилотный процесс идет параллельно со старыми процессами, которые более не понадобятся.)

14. Выбор дат для 12 следующих совещаний руководства. Остерегайтесь назначения совещаний на дни, на которые назначены другие корпоративные совещания, выставки и тому подобные мероприятия.

Это все. Вы только что завершили ваш первый цикл объемного планирования продаж и операций. И если вы следовали предложенным в этой книге процедурам, можно надеяться, что первый цикл прошел достаточно эффективно. Пилотный процесс дал вам возможность для обучения, и второй цикл (на котором вы добавите новые продукты) должен пройти в следующем месяце еще успешнее.

Совет: для первого совещания руководства по объемному планированию продаж и операций не старайтесь чересчур отшлифовывать предлагаемый материал. В ходе предварительных разговоров с руководителями предприятия куратор проекта должен сформировать уровень ожиданий руководства следующим образом:

• Наше первое совещание руководства посвящено в основном обучению. Главное сейчас не в том, чтобы принимать ключевые решения, а в том, чтобы понять, как процесс будет работать. Мы можем сейчас и не получить никакой практической пользы для нашего бизнеса.

• Поначалу процесс гладким и совершенным не будет. Будьте терпеливы. Мы гарантируем, что в следующий раз он пройдет лучше.

• У нас пока нет всех нужных данных, но у нас есть достаточно данных для того, чтобы начать.

• Мы работаем над тем, чтобы получить все необходимые данные. Но придется немного подождать. Однако терять время не стоит, и мы не будем откладывать внедрение до тех пор, пока получим все данные.

Куратор проекта – это самый подходящий человек для того, чтобы донести эти мысли до руководства компании. Есть несколько наиболее важных вещей, которые он/она может сделать:

• установить уровень ожиданий;

• держать объемное планирование продаж и операций в авангарде работ с высоким приоритетом;

• взаимодействовать с проектной группой и другими людьми, чтобы распределять ресурсы, расставлять приоритеты и т. д.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.