16. Ошибки при составлении и использовании графика отпусков

16. Ошибки при составлении и использовании графика отпусков

Статья 123 ТК РФ устанавливает обязательность утверждения в каждой организации графика отпусков, в соответствии с которым определяется очередность предоставления отпусков работникам организации. При утверждении графика отпусков должно быть учтено мнение профсоюзного органа (если он есть на предприятии).

График отпусков составляется ежегодно. Как правило, организациями при составлении отпуска допускается одна и та же ошибка: график на текущий год составляется в январе этого года. Однако это неправильно: п. 2 ст. 123 ТК РФ четко закрепляет, что график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, т.е. на следующий год график составляется не позднее 17 декабря года предыдущего.

Не всегда выполняется и требования п. 3 ст. 123 ТК РФ предоставлять отдельным категориям работников отпуск в любое удобное для них время. Так, например, если в организации есть несовершеннолетние работники, обладающие таким правом, при составлении графика отпусков на очередной год необходимо затребовать от работника до 18 лет заявление, где должно быть указано, в какое время ему удобно идти в отпуск. И уже на основании этого заявления закреплять время отпуска несовершеннолетнего в графике. Но при этом следует помнить, что в случае необходимости несовершеннолетний работник вполне может изменить свое решение и написать заявление о предоставлении отпуска совершенно в другое время, нежели записано в графике. В этом случае, работодатель будет вынужден исполнить заявление работника.

Пример. Г.Н.Рыжиков , 17 лет, работает в ООО «Дрейк» в должности курьера. 15 декабря 2004г. был утвержден график отпусков, в соответствии с которым Г.Н. Рыжиков идет в отпуск с 01 июля 2005г. К графику отпусков приложено личное заявление Г.Н. Рыжикова о предоставлении ему отпуска именно в это время.

15 апреля 2005г. Г.Н. Рыжиков подает на имя руководства заявление, в котором просит предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск с 01 мая 2005г.

Руководство на основании ст. 267 ТК РФ должно предоставить Г.Н. Рыжикову отпуск с 1 мая 2005 г.

По мнению многих работодателей, график отпусков составляется в свободной форме, но это не так. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 утверждена унифицированная форма № Т-7 (график отпусков).

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков – сводный график.

При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Изменения в график отпусков вносятся также при приеме на работу нового работника, право на использование отпуска у которого может возникнуть в текущем году.

Помимо того, что каждый работник должен быть не менее, чем за 2 недели предупрежден о начале ежегодного отпуска, в начале каждого года работников необходимо ознакомить с утвержденным графиком отпусков.

Для этого существует два варианта:

1) если работников в организации немного, можно ознакомить с графиком каждого работника индивидуально, при этом получив роспись ознакомленного работника;

2) если работников в организации достаточно много и ознакомление каждого сотрудника в отдельности с графиком может существенно растянуться во времени, более целесообразным будет вывесить документ в общедоступном месте, например, на доске объявлений или рядом с кабинетом отдела кадров.