Глава 4 Офис. Домашний офис. Работа с документами

Глава 4

Офис. Домашний офис. Работа с документами

Наши две величайшие проблемы — гравитация и кипы бумаг. И если гравитацию можно одолеть, то бумаги непобедимы.

Вернер фон Браун

Ваша кухня заработала. Неужели не здорово? Теперь вы готовы к первому настоящему набегу на Офисландию. Мы уже не теряем ключи от домов и офисов. Почта под контролем. Мы поняли, как может выглядеть и функционировать кухня, если навести в ней порядок.

В этой главе мы узнаем, как обращаться с документами, включая счета и другую корреспонденцию, которую мы начали сортировать во второй главе. Мы также займемся канцелярскими товарами, настройкой компьютера и принтера (организацию файлов и другой информации, хранящейся в компьютере, подробно рассмотрим в главе 9), инструкциями по эксплуатации, каталогами — всеми принадлежностями и оборудованием, призванными упростить и организовать нашу жизнь и работу.

Для удобства, говоря об офисе, я буду иметь в виду помещение с четырьмя стенами и дверью. Если вы планируете взяться за рабочий офис, информацию о домашнем офисе постарайтесь адаптировать для вашей компании. Если не все для вас окажется приемлемым, продолжайте читать и, возможно, найдете то, что нужно.

Если офис занимает лишь часть помещения, следует проделать то же, что с кухней: подкорректировать мои слова под свои условия. Если я призываю поставить шкаф для канцелярских товаров, а ваш офис сводится к столику в углу столовой, вместо шкафа под канцтовары лучше использовать корзинку, коробку, старый сундук или чемодан. Давайте вместе работать и преодолевать имеющиеся ограничения, приспосабливая мои подсказки и информацию к своей ситуации. И вы получите реальные результаты.

Офис, каким бы маленьким он ни был, — это царство вещей. И помните: вы ничего не потеряете, если сократите количество бумаг. Поэтому давайте глубоко вздохнем. По-настоящему глубоко.

Отдохните, вздохните и вспомните, чего достигли и что собираетесь предпринять. Закройте глаза, вдохните, посчитайте до пяти, выдохните и опять посчитайте до пяти. Повторите дважды.

Прекрасно.

Если вы еще этого не сделали, захватите свой блокнот и отправляйтесь в офис, в канцелярию или туда, где вы работаете или собираетесь работать с документами. Если, конечно, вы не оставляете кипу бумаг на обеденном столе. Или в обувной коробке рядом с кроватью (или под ней). По крайней мере почта — больше не часть этой кучи, не так ли?

Как бы вы использовали эту комнату или зону, если бы здесь был порядок? У вас есть специальное помещение или просто стол, где нужно навести порядок для работы с документами? Я имею опыт превращения крошечных гардеробных в домашние офисы. Я даже устанавливал письменные столы в дальних прихожих и в углах разных комнат. Есть много способов изолировать какую-то часть помещения и контролировать поток бумаг в доме, поэтому не позволяйте пространственным ограничениям помешать вам выстроить нормальные отношения с документами, почтой и техникой.

Документооборот — это испытание для многих. Понаблюдайте за собой. Отмечайте ситуации, когда вы пытаетесь ускользнуть от какой-то бумажки и придумываете причину, по которой конкретная инструкция или документ вас не касается. Это распространенная реакция. Признание этого — первый шаг к изменению отношения к документам.

Говоря себе что-то вроде «Нет, все это хорошо для кого-то, но никогда не получится у меня», вы пытаетесь себя обмануть. Хотя бы раз выполните описанные упражнения или задачу. В худшем случае не все это окажется применимым для вас. Уверен, хотя бы малая часть информации запомнится и обретет смысл, если вы хоть однажды попробуете.

Теперь, когда мы находимся в этом помещении, подумайте, что вы будете здесь делать. Собираетесь писать большой роман? Заниматься коллажами или разбирать фотоальбомы? Платить по счетам, изучать генеалогическое древо, подписывать открытки, помогать детям выполнять домашние задания или загружать музыку и записывать компакт-диски или DVD? Все будет так, как вы хотите.