Бэк-офис

Бэк-офис

Мы сравнивали собрания со сценой современного бизнеса. В таком случае бэк-офис – это кулисы. Начинающий артист очень быстро соображает, что от тех, кто за кулисами, зависит успех или провал представления. Провал – в буквальном смысле. В конце оперы Пуччини «Тоска» солистка в отчаянии бросается с башни – и разбивается. То есть разбивается героиня, актриса же падает на мат. Одна австралийская дива довела-таки помрежа, и он подложил ей вместо матов трамплин. Публика имела удовольствие любоваться тем, как «самоубийца» несколько раз подлетает выше городских стен. В итоге бедняжка свалилась с трамплина и сломала ключицу. Анекдот известный и, быть может, вымышленный, но хотелось бы верить, что все это правда.

Помреж, технический персонал, осветители и прочие – это мышцы и нервы любого шоу. Сами они под свет рамп не лезут, но без них не произойдет буквально ничего. Вот почему, когда меня просят провести реформу собраний, я первым делом стараюсь выделить время для общения с личными ассистентами, секретарями и персоналом бэк-офиса. На самом деле именно эти люди находятся на передовой, организуя собрания. Они составляют расписания, рассылают и принимают приглашения, бронируют конференц-залы, расписывают все по минутам, заказывают пончики. В их силах перевести организации – в особенности крупные организации – с рельс недовстреч на Настоящие Встречи.

Недавно я беседовал с клерками органа местного управления. Каждый год они выполняют обязанности личных помощников и протоколистов на тысячах заседаниях городского совета. Они мечтают о переменах, но в той иерархии, где они трудятся, их положение считается незначительным.

«Кто из вас может что-то поменять в проведении собраний?» – спросил я, и ни одна рука не поднялась. «Технически» они правы. Ни у кого из них нет мандата на реформу. Тогда я сформулировал вопрос иначе: «Кто из вас может повлиять на проведение собраний?»

И тут уж почти все подняли руки. Они знали, сколь многого можно добиться, вовремя шепнув подсказку на ухо замученной председательше, тактично дав совет задерганному председателю. Вот вам бэк-офис – безвластный, но весьма влиятельный.

Успешная революция в деле проведения собраний пойдет на пользу не только менеджерам, но и «техническому персоналу». Вот каким образом этот персонал сумеет помочь реформатору:

• Можно изобретательнее указывать время встречи. На собрания со стольких-то ноль-ноль до таких-то непременно опаздывают и с них уходят заранее. Время встречи не совпадает с заявленным часом собрания. Оставьте зазор в начале, чтобы люди успели подтянуться, оставьте запас времени под конец, чтобы те, кто вынужден нестись с одной встречи на другую, успели бы повсюду. При составлении расписания и бронировании помещения имеет смысл указывать не «ровно во столько-то», а «без десяти». Те ассистенты, которые применяют этот метод, еще и заглядывают под конец собрания, чтобы вовремя разогнать начальство. «Такси ждет!» – этой фразы и строгого взгляда обычно хватает.

• Попросите помощника (если у вас есть помощник) следить за тем, как вы исполняете данные самому себе обещания. Например, если вы поклялись не принимать приглашения на собрания без ясно указанной цели, предоставьте секретарю отвечать за вас отказом и стоять на том. Дав помощнику такую власть, не ставьте его в дурацкое положение, приняв это приглашение за его спиной, – иначе вы вернетесь на поле «Старт».

• Заодно дайте помощникам право переспрашивать, зачем вы идете на собрание или организуете его. Раз в квартал проводите беседу с бэк-офисом, разъясняйте свои приоритеты и просите помочь вам придерживаться их. Почти все успешные люди, кого я знаю, имеют такого рода защиту: между их ежедневником и внешним миром стоит привратник, тщательно проверяющий каждый запрос и многие отсеивающий.

• Научитесь ценить время любого работника, а не только руководителей.

«Меня изумило, что подчиненные искренне ценят свое время дешевле, чем время начальника, – вспоминает консультант Рон. – Можно подумать, у младшего персонала времени сколько угодно. Люди носятся как угорелые, стараясь сэкономить хотя бы минутку боссу, а свое время тратят зря. Пусть бы вообразили, что ровно в 17.00 они исчезнут, испарятся. Может, тогда постараются побольше выжать из рабочего дня».

• А вы, помощники, выделяйте в каждом дне свободные от встреч периоды и следите за тем, чтобы начальник вовремя уходил с работы. Если человек считает рабочий день растяжимым, бесконечным, то собранию не суждено закончиться и все будут сидеть в конторе до полуночи.

• Не просите подготовить записи или вести протокол, если вы не собираетесь пользоваться этим материалом. Жалость берет глядеть, как секретари тащат из конференц-зала груду бумаг. И знаю, что еще хуже, чем часами разбирать начальственный почерк и забивать всю эту ерунду в PowerPoint: самое страшное – сознавать, что никто этого читать не будет.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Похожие главы из других книг

Глава 5. Электронный офис

Из книги 500 советов секретарю автора Энговатова Ольга Анатольевна

Глава 5. Электронный офис 1. Понятие электронного офиса Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании


Офис

Из книги Недвижимость. Как ее рекламировать автора Назайкин Александр

Офис Очень быстро развивается рынок офисов. При создании заголовков для рекламы объекта недвижимости можно ориентироваться на следующие примеры: «Офис в двух шагах от станции метро». «Три комнаты для персонала, переговорная комната, два кабинета, минибар,


1. «Офис будущего»

Из книги Могущество и бессилие компьютера автора Кочетков Геннадий Борисович


Что представляет собой офис

Из книги Избавь свою жизнь от хлама! автора Меллен Эндрю

Что представляет собой офис Офис — помещение, где выполняются профессиональные или конторские обязанности. Домашний офис — комната в жилом помещении, или его часть, оборудованная под офис и позволяющая работать дома.Если кухня — это горячий цех, считайте офис, домашний


Как обустроить офис

Из книги Управление карточным бизнесом в коммерческом банке автора Пухов Антон Владимирович

Как обустроить офис Мебель Самый большой и часто используемый предмет мебели в офисе — письменный стол. Поэтому установим или переставим мы его в самом начале. Не рекомендую сидеть лицом к двери.У вас должен быть удобный стул с удобной спинкой и подлокотниками, который


Карточное подразделение [6]  – это центр прибыли [7] или бэк-офис?

Из книги Турфирма: с чего начать, как преуспеть автора Мохов Георгий Автондилович

Карточное подразделение [6]  – это центр прибыли [7] или бэк-офис? В предыдущем разделе были рассмотрены внутренние и внешние факторы, определяющие экономическую среду обитания карточных операций, а также стратегические основы оценки экономической эффективности бизнеса.


8 Привлечение туристов в офис

Из книги Офисный шпионаж автора Мелтон Кит

8 Привлечение туристов в офис Что нужно предпринять, чтобы в офисе туристической компании начал звонить телефон и чтобы начали приходить туристы? Как минимум провести ряд мероприятий, разработать и реализовать рекламный план, задействовать стандартные методы


Д-5. Как незаметно покинуть офис

Из книги Как преодолеть кризисы менеджмента. Диагностика и решение управленческих проблем автора Адизес Ицхак Калдерон

Д-5. Как незаметно покинуть офис Вы заподозрили, что ваш босс поручил кому-то шпионить за вами во время обеденного перерыва? Чтобы проверить это, руководствуйтесь таким правилом. Если человек попался вам на глаза один раз за день, это интересно. Если дважды — то, возможно,


Корпоративный офис

Из книги Дар Мидаса автора Кийосаки Роберт Тору

Корпоративный офис Для эффективного руководства необходима разносторонняя управленческая команда – команда эффективных менеджеров, которые взаимно дополняют друг друга и вместе создают работающую модель PAEI. Такая команда складывается из людей, у которых нет нулей в


Мой офис

Из книги Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные автора Перл Дэвид

Мой офис Людей, посещающих мой офис, часто удивляет, что я веду переговоры по телефону по поводу цен на водопроводные трубы, стулья, светильники, зеркала, подсвечники и т. п. Я знаю все цены, всех поставщиков и хорошо представляю себе, как с ними можно договариваться.


Бэк-офис

Из книги Метод Сильвы. Искусство управления автора Сильва Хосе

Бэк-офис Мы сравнивали собрания со сценой современного бизнеса. В таком случае бэк-офис – это кулисы. Начинающий артист очень быстро соображает, что от тех, кто за кулисами, зависит успех или провал представления. Провал – в буквальном смысле. В конце оперы Пуччини


Офис будущего

Из книги Как организовать дистанционный бизнес? автора Шестакова Екатерина Владимировна

Офис будущего В результате одного из недавних опросов выяснилось, что офисы в Соединенных Штатах обрабатывают примерно 325 миллиардов документов в год, и этот объем возрастает на 70 миллиардов единиц ежегодно. Эта бумажная буря парализует работу делового офиса. Некоторое


3.2. Как арендовать рабочее место или офис

Из книги автора

3.2. Как арендовать рабочее место или офис Перед тем как задуматься над вопросом аренды рабочего места или офиса, необходимо понять, действительно ли вам нужен офис. Например, оказывать услуги дистанционного консалтинга, осуществлять переводы можно и по месту жительства.


3.5. Когда нужен офис за рубежом

Из книги автора

3.5. Когда нужен офис за рубежом Если вы планируете международный бизнес, то вам понадобится и офис за рубежом. Ведь в некоторых странах законодательно предусмотрены не только требования к регистрации компании, но и к юридическому адресу.Когда бывает необходим офис за