Всему свое место

Всему свое место

Возможно, эти два правила применительно к электронным файлам и письмам даже важнее, чем для дома или офиса. «Всему свое место» и «подобное к подобному» — вот принципы, которые помогут нам организовать компьютерные файлы и отслеживать поступление и отправку сообщений по электронной почте. Вы должны знать, где находится каждый электронный документ, — в отличие от письменного стола, где буквально в течение десяти минут можно найти затерявшуюся квитанцию, просто подняв книгу или папку. Вероятность быстро найти затерявшийся файл путем последовательного просмотра всех папок очень мала. Вот почему так важно быть предельно внимательным при сохранении или перемещении файлов и папок на жестком диске. Это вовсе не тот случай, когда можно заниматься несколькими делами одновременно. Мне приходилось сталкиваться с ситуациями, когда мои клиенты сохраняли файлы в совершенно неподходящих местах — а все потому, что в то же время они разговаривали по телефону или отвлекались. После бездумно выполненной операции сохранения пользователю нередко приходится тратить не один час драгоценного времени, чтобы отыскать нужный файл.

Неукоснительное следование нашим главным принципам позволит вам сэкономить немало времени и нервных клеток. Если все документы в формате Microsoft Word будут храниться в одной папке, например «Мои документы» (соблюдение принципа «всему свое место»), вы всегда будете знать, куда обратиться. А соблюдение принципа «подобное к подобному» гарантирует, в частности, что все документы в формате Microsoft Word, относящиеся к определенной теме или проекту, будут храниться в одной вложенной папке, например «Мой проект — 2005», что существенно облегчит поиск нужного файла, относящегося к данному проекту.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.