Инструменты и секреты

Инструменты и секреты

Устранение отвлекающей бумажной работы, общее хранилище

Evernote (www.evernote.com)

Вероятно, это наиболее впечатляющий инструмент из всех найденных за последний год – с ним меня познакомил один из самых продуктивных технологов мира. Evernote устранил из моей жизни более 90 % бумаг, избавил меня от необходимости создавать в браузерах уйму закладок, которые бесконечно отвлекали меня. Этот инструмент способен избавить от хлама весь ваш офис за один – три часа.

С Evernote вы легко сможете собирать информацию из любых источников, пользуясь теми средствами, которые есть под рукой, и держать ее в организованном виде (читай: без труда находить то, что нужно), откуда бы она ни поступала. Я пользуюсь этим инструментом, чтобы:

• фотографировать все, что мне может понадобиться вспомнить или найти позднее: визитные карточки, рукописные записки, винные этикетки, счета, записи на доске в процессе совещаний и многое другое. Evernote распознает текст на всех этих снимках автоматически, поэтому можно проводить по нему поиск (!) с iPhone, ноутбука, из Сети. Всего один пример: я могу сохранить и найти информацию с любой визитки за считаные секунды (часто я сохраняю ее с помощью встроенной в Mac камеры iSight) – вместо того чтобы часами вносить ее в списки контактов или рыться в почтовой программе, если вдруг потеряю номер телефона. Уму непостижимо, сколько времени это экономит;

• сканировать все документы, статьи в прессе и пр., что в противном случае осело бы в папках компьютера или на моем столе. Я пользуюсь мини-сканером Mac Fujitsu ScanSnap (http://bit.ly/scansnapmac), лучшим, какой только смог найти: он сканирует все, что понадобится, непосредственно в Evernote за секунды, по нажатию одной кнопки;

• делать снимки сайтов, сохранять текст и ссылки, чтобы затем читать их вне сети, во время поездок или дальнейших исследований. Избавьтесь от беспорядочных меток, списков избранного, открытых закладок.

Заслон от нежелательных звонков

GrandCentral (www.grandcentral.com) и YouMail (www.youmail.com)

В мире, где наш физический адрес меняется чаще, чем номер мобильника (и адрес электронной почты), общеизвестность этого номера или его попадание в недобрые руки равносильны катастрофе. Зайдите на сайт GrandCentral и получите номер с выбранным вами кодом района – с него звонки будут перенаправляться на ваш телефон или телефоны. Теперь я даю номер, полученный на сайте GrandCentral, всем, кроме родных и близких друзей. Вот лишь некоторые преимущества этого решения:

• занесите любой входящий номер в список нежелательных, и звонящий будет слышать «номер не обслуживается» при попытке дозвониться вам;

• настройте голосовую почту специально для некоторых звонящих (супруга, босса, коллеги, клиента и т. п.), прослушивайте сообщения при записи, чтобы «снять трубку», если сообщение стоит прервать. Можно также записывать разговоры;

• пользуйтесь кодами других районов, чтобы помешать частным лицам и компаниям находить ваши адреса и пользоваться ими в корыстных целях;

• введите запрет на звонки в определенные часы, в это время звонки будут направляться прямо на голосовую почту;

• предусмотрите пересылку голосовых сообщений на свой мобильник в виде sms (текстовых сообщений).

Другая служба, YouMail, записывает голосовые сообщения и отправляет их на ваш телефон в виде текстовых сообщений. Вам звонят, а вы застряли на затяжном совещании? Не беда: отвечайте на голосовые сообщения эсэмэсками во время совещания, чтобы после него не тратить времени на ответные звонки.

Быстрое достижение договоренности – без утомительной переписки

Мало что отнимает столько времени, как достижение договоренностей в электронной переписке. Участник А: «Может, во вторник, в 15:00?» Участник Б: «Я смогу». Участник В: «У меня совещание. Может, лучше в четверг?» Участник Г: «У меня телефонная конференция. Может, лучше в 10:00 в пятницу?» Следующие инструменты помогут достигать договоренностей без лишнего труда и не тратить на них больше времени, чем на работу.

Doodle (www.doddle.com)

Это лучший инструмент из всех, какие я видел: с его помощью можно согласовывать действия сразу со множеством людей, не вступая в избыточную переписку по электронной почте. Создайте опрос по предложенным вариантам за 30 секунд, а затем отправьте ссылку всем приглашенным. Через несколько часов вы будете знать самое удобное для всех заинтересованных сторон время.

TimeDriver (www.timedriver.com)

Помогите коллегам и клиентам планировать свое время в зависимости от вашей доступности, о которой можно узнать благодаря взаимодействию с Outlook или Google Calendar. Дополняйте электронные письма кнопкой «запланировать сейчас» (schedule now), и вам больше не придется никому объяснять, когда вы сможете позвонить или прийти на встречу. Пусть люди сами видят, когда у вас есть время, и делают выбор.

Выбор наилучшего времени для группировки почты

Xobni (www.xobni.com/special)

Xobni – inbox наоборот – бесплатная программа, аналог стероидных добавок для Outlook. Она предлагает много функций, но к данной главе в первую очередь относится ее возможность выявлять «горячие точки», или периоды времени, когда письма от ваших самых важных корреспондентов приходят скопом, с наибольшей частотой. Эти «горячие точки» – периоды группировки, позволяющие удовлетворять ожидания важных корреспондентов (клиентов, начальства и т. п.) даже в режиме проверки почты всего три раза в день. Кроме того, программа автоматически заполняет список контактов, собирая телефонные номера, адреса и проч. из отдельных писем, содержащихся в ящике.

Электронная переписка без провалов в «черную дыру» почты

Не приближайтесь к «черной дыре» электронной почты в неурочные часы, даже если боитесь что-то забыть. Пользуйтесь следующими услугами, а основное внимание уделяйте завершению важного проекта или просто воскресному отдыху.

Jott (www.jott.com)

Записывайте мысли, создавайте списки дел и готовьте напоминания для бесплатных телефонных звонков. Эта служба запишет ваше сообщение (на 15–20 секунд) и перешлет его по электронной почте кому угодно, в том числе и вам, или на ваш календарь в Google для автоматического внесения в расписание. Jott также позволяет оставлять ссылки на голосовые сообщения в Twitter (www.twitter.com ), Facebook (www.facebook.com ) и на других сайтах, личное посещение которых способно отнять у вас несколько часов.

Copytalk (www.copytalk.com)

Продиктуйте любое сообщение продолжительностью не более

4 минут, и в течение нескольких часов вы получите его запись по электронной почте. Прекрасный инструмент для «мозгового штурма», его точность поразительна.

Интернет под запретом

Freedom (http://www.ibiblio.org/fred/freedom/)

Freedom – бесплатное приложение, отключающее работу компьютера Apple в Сети на 1–480 минут (до 8 часов) за один раз. Freedom освободит вас от отвлекающих моментов Интернета и поможет сосредоточиться на выполнении работы.

Freedom – это вынужденная свобода, отключить приложение до истечения указанного времени можно только методом перезагрузки компьютера. Неудобства, связанные с перезагрузкой, означают, что вы вряд ли смошенничаете, зато будете работать продуктивнее. Поэкспериментируйте с этим программным обеспечением, поначалу включая его ненадолго (на 30–60 минут).