Шаг 10. Обсуждение предлагаемых решений на совещаниях

Шаг 10. Обсуждение предлагаемых решений на совещаниях

Группа проекта должна сузить варианты процессов до небольшого числа, и цель следующей серии практических совещаний – объединение всех заинтересованных сторон, чтобы определить, отвечают ли предлагаемые варианты всем их запросам. Среди заинтересованных сторон должны быть представлены:

• бизнес-подразделения;

• внешние заинтересованные стороны (каналы распределения, поставщики, возможно, инвесторы);

• персонал обеспечения действующего законодательства;

• информационные технологии;

• контроль операционных рисков;

• внутренний аудит;

• (возможно) внешний аудит, в зависимости от процессов.

Здесь предоставляются документально оформленные варианты процессов вместе с итогами различных имитационных прогонов, сценариями учета затрат по типам деятельности и другими подтверждающими доказательствами.

Не все заинтересованные стороны, вероятно, следует объединять в одном совещании из-за возможно противоречивых требований.

Постоянно ведется спор, следует ли строить процесс вокруг требований аудита, соблюдения законодательства и контроля операционных рисков. Мы предлагаем изучить максимально эффективную и продуктивную перестройку процесса, чтобы он отвечал главным запросам бизнеса и основных заинтересованных сторон, а затем на втором заходе учесть требования аудита, соответствия законодательству и контроля операционных рисков. Аудит, соблюдение законодательства и контроль рисков не должны быть движущими факторами перестройки процессов, но их нельзя и игнорировать: организация просто должна выполнить эти требования. Другой подход – описать бизнес-правила с точки зрения аудита, соблюдения законодательства и контроля рисков и попытаться включить их в ходе перестройки процесса.

Мы настоятельно рекомендуем привлечение бизнес-подразделений и ключевых заинтересованных сторон к участию в совещаниях, чтобы обеспечить соответствие перестроенных процессов их запросам, и убедиться, что процессы не будут принципиально изменены в результате конкурирующих требований. Только после того как этого удалось добиться, можно включать внутренних и внешних аудиторов, сотрудников по соблюдению законодательства и контроля операционных рисков.

Но иногда именно требования соблюдения законодательства или контроля операционных рисков выступают подспудными движущими силами процессного проекта. Нам приходилось наблюдать это в некоторых банках, где именно подразделения соблюдения законодательства и контроля операционных рисков предоставляли начальное финансирование в силу внешних обстоятельств (закон Сарбанеса-Оксли). Как только эти требования удовлетворены, бизнес-подразделения могут проявить интерес к исходному проекту и расширить его в направлении совершенствования BPM.

Итог таких совещаний – достижение согласия и утверждение вариантов новых процессов, чтобы перейти к шагу проверки реализуемости и осуществимости.