Системный подход

Системный подход

Структура организации часто изображается в виде двухмерной организационной схемы, пример которой представлен в главе 8. Эти схемы – довольно удобные модели, помогающие визуально отобразить сложные взаимоотношения между подразделениями и людьми крупной организации. Но если бы это было возможно, более точно структуру организации отображала бы мобильная конструкция. Как известно, при прикосновении к одному элементу такой конструкции все остальные ее части тоже приходят в движение и в большей или меньшей степени, в зависимости от того, какой части вы коснулись и с какой силой, изменяют свое положение. Более того, положение других частей меняется не сразу, так как необходимо время на реакцию. Точно так же, когда менеджеры изменяют один элемент организации, влияние этих перемен в той или иной степени сказывается на остальных и на будущей эффективности организации в целом.

Это относится как к переменам физического характера, например при найме нового сотрудника или при изменении технологии в результате приобретения нового оборудования, так и к изменению одной из управленческих функций. Например, если руководство решит расширить полномочия одного из менеджеров, это повлияет на его мотивацию, на то, как он будет вести себя с подчиненными, и на то, как люди отреагируют на его действия. Это также может привести к снижению мотивации других менеджеров, не получивших дополнительных полномочий. Причем все эти изменения будут происходить в разное время. Следовательно, в будущем организация в определенной мере изменит свою суть и окажется в ином положении на пути достижения своих целей, чем если бы никаких изменений не было.

Чтобы визуально представить все взаимодействия и многочисленные последствия своих решений, менеджеры, особенно высшего уровня, должны уметь видеть общую картину как своей организации, так и ее взаимоотношений с окружающей средой. Им надо знать не просто свою работу, но и то, как их деятельность, а также деятельность других членов организации влияют на цели, стоящие перед организацией. Менеджеры должны представлять как непосредственный эффект принимаемых в организации решений, так и их косвенное воздействие на различные аспекты организационной деятельности. Им также следует учитывать воздействие окружающей среды на организацию и наоборот. В сегодняшнем сложнейшем мире увидеть такую общую картину чрезвычайно трудно. Главный недостаток разных научных подходов к управлению заключается именно в том, что они сосредоточены на каком-то одном важном элементе, а не рассматривают эффективность управления как деятельность, результаты которой зависят от множества факторов.

Задачу менеджера (видеть общую картину своей организации и ее взаимодействий с внешним миром) значительно облегчило применение к управлению теории систем. Это помогло также объединить достижения школ, доминировавших в теории менеджмента на более ранних этапах развития.

Системные концепции

Сначала теория систем была применена в научной и технической сферах. Применение ее в менеджменте в конце 1950-х годов стало важнейшим вкладом школы науки управления в его развитие. Системный подход – не набор руководящих принципов для менеджеров; это особый способ мышления. Чтобы понять, как он помогает менеджеру лучше понимать организацию и эффективнее достигать целей, следует сначала дать определение системы.

Система – некая общность, состоящая из взаимозависимых элементов, каждый из которых вносит определенный вклад в характеристики целого.

Автомобиль, компьютер, телевизор – все это примеры систем. Они состоят из множества частей, взаимодействующих с остальными во имя создания единства с конкретными свойствами. Эти части взаимозависимы. Если одна из них отсутствует или работает плохо, то и система в целом не будет функционировать правильно. Системами являются и биологические организмы. Ваша жизнь зависит от правильного функционирования множества взаимозависимых элементов, которые в совокупности составляют уникальное человеческое существо, т. е. вас.

Системами являются и организации. Поскольку основными компонентами организаций являются технологии и люди (социальный компонент), их называют социо-техническими системами. Все части организации также взаимозависимы. Не важно, насколько напряженно трудится главный менеджер по сбыту RCA, стараясь привлечь внимание потребителей к новой модели видеомагнитофона. Фирма не добьется успеха, если конструкция модели несовершенна, если рабочие конвейера отказываются ее собирать или если компания не может оплатить поставки.

В следующей главе мы расскажем об организации как о системе, состоящей из пяти основных частей: структуры, задач, технологии, людей и целей. А чтобы выявить проблемы и принять корректирующие меры эффективному менеджеру надо собрать полную информацию обо всех основных элементах своей организации.

Открытые и закрытые системы

Различают два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая имеет жестко зафиксированные границы, и ее деятельность относительно независима от окружающей ее среды. Пример такой системы – часы. Если они заведены, их взаимозависимые компоненты работают четко, слаженно и практически независимо от окружающей среды.

Открытая система характеризуется тесным взаимодействием с внешней средой. Через прозрачные границы она обменивается с ней энергией, информацией, материалами, от которых система, не будучи самообеспечивающейся, зависит. Кроме того, открытая система способна приспосабливаться к изменениям внешней среды, и, по сути, чтобы продолжать функционировать, обязана это делать.

Менеджеры занимаются открытыми системами, потому что таковыми являются все организации. Само выживание организации зависит от внешнего мира. Даже монастырю, чтобы продолжать существовать, необходимо, чтобы приходили люди, поступали продукты, поддерживался контакт с основавшей его церковью. Ранние школы управления не учитывали всех ситуаций, поскольку предполагали, по крайней мере косвенно, что организация является закрытой системой. Они не считали среду важной переменной менеджмента.

Подсистемы

Основные компоненты любой сложной системы – организации, человека или автомобиля – часто сами являются системами. Их называют подсистемами. Это очень важная концепция менеджмента. Путем деления организации на элементы (об этом рассказывается далее) менеджеры намеренно создают внутри организации подсистемы: отделы, подразделения и разные уровни управления. Они играют важную роль в организации. Подсистемами считаются также социальные и технические компоненты организации.

Некоторые подсистемы, в свою очередь, состоят из более мелких подсистем. Они все взаимозависимы, и плохое функционирование даже самой маленькой подсистемы может негативно сказаться на системе в целом. Как из-за проржавевшего проводка аккумулятора может не завестись автомобиль, так и работа каждого отдела и работника в организации важна для успеха организации в целом.

То, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из взаимозависимых подсистем, помогает объяснить, почему все научные школы менеджмента имеют лишь ограниченное применение. Дело в том, что все они концентрировались на какой-то одной подсистеме организации: бихевиористская школа, в основном, занималась социальной подсистемой; школы научной организации управления и науки управления – техническими подсистемами и т. д. В итоге они, как правило, не могли правильно определить все компоненты организации. Кроме того, ни одна из школ серьезно не задумывалась над влиянием на организацию среды, хотя более поздние исследования показали, что это важнейший аспект ее деятельности. Сегодня всем известно, что внешние силы способны быть основными факторами успеха организации, предопределяющими наиболее подходящий и эффективный метод управления.

Модель организации как открытой системы

На рис. 2.3 представлена упрощенная модель организации как открытой системы. Сначала организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Все это называют вводимыми ресурсами. На стадии преобразования она их обрабатывает и преобразует в товары или услуги – выход, который организация экспортирует в окружающую среду. Если менеджмент эффективен, создается добавочная стоимость входов, и в результате возникают различные дополнительные выходы: прибыль, увеличение доли рынка и объема продаж (в бизнесе), достижения в сфере социальной ответственности, повышение уровня удовлетворения работников, рост организации и т. п.

Рис. 2.3. Организация как открытая система.

Системный подход и переменные

Это довольно новый подход, и точно оценить его истинное влияние на развитие менеджмента пока невозможно. Но уже сейчас можно сказать, что оно очень велико и, судя по всему, будет расти. По словам профессоров Ф. Розенцвейга и Дж. Каста, теория систем обеспечила менеджмент как дисциплину основой для интеграции концепций, разработанных ранними школами. Многие из этих более ранних идей нельзя считать безусловно правильными, но они и сейчас имеют большую ценность. Вполне вероятно, что системная структура позволит также синтезировать новые знания и теории будущего.

Но сама по себе теория систем не говорит руководителям, какие элементы организации как системы наиболее важны. Она лишь указывает, что организация состоит из множества взаимозависимых подсистем и является открытой системой, взаимодействующей с внешней средой (рис. 2.4). Эта теория конкретно не выявляет, какие переменные среды и как влияют на эффективность менеджмента и на результаты деятельности организации. Но, конечно, менеджеры должны знать переменные своей организации как системы и использовать теорию систем в процессе управления. Возможность выявления этих переменных и их влияния – главная заслуга ситуативного подхода, который является логическим расширением теории систем.

Рис. 2.4. Процесс менеджмента с точки зрения открытой системы.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.