Помните: больше усилий – меньше результатов

Помните: больше усилий – меньше результатов

Не поддавайтесь искушению вносить в презентацию исправления до самой последней минуты. Сравнивайте ценность этих исправлений с ценностью крепкого сна ночью и не забывайте, что лучшее – враг хорошего.

Коллектив McKinsey сплачивает общий для консультантов опыт тренингов, интервью, ночных заседаний и многого другого. Одна из самых распространенных (и совершенно излишних) разновидностей этого опыта, который есть практически у всех сотрудников Фирмы, – бодрствование до 4 часов утра возле принтера, печатающего буклеты для завтрашней (точнее, уже сегодняшней) презентации текущих итогов проекта. Однажды ранним утром мне пришлось провести два незабываемых часа, заменяя одну главу в «синей книге» с переплетом-пружиной на другую – из-за одной-единственной опечатки. Еще один консультант на пару со своим менеджером всю ночь, вооружившись бритвой и клеем, вырезал из текста презентации несколько цифр и заменял их на новые (это было еще до появления в Фирме компьютеров).

Руководство многих компаний признает только вещи, доведенные до совершенства. Чаще всего такое отношение к делу оправданно: никто не захочет лететь на самолете, двигатель которого собран «почти» правильно. Однако при подготовке презентации (даже если ее станет читать самый скептически настроенный президент самой большой корпорации мира) не допускайте, чтобы лучшее стало врагом хорошего. Начиная с определенного момента, бесконечные мелкие исправления уже не приносят сколько-нибудь заметного улучшения качества. Научитесь улавливать этот момент, после которого надо прекратить внесение исправлений и дополнений в презентационный документ.

Задумайтесь, что для вас и вашей команды важнее – хорошо выспаться накануне презентации или найти все опечатки в тексте ее материалов? Любой документ любого объема всегда будет иметь как минимум несколько опечаток, как бы тщательно их ни выискивать и какие бы программы для проверки орфографии не использовать (а часто опечатки появляются именно из-за этих программ). Иногда опечатки все-таки приходится исправлять, однако такая необходимость возникает редко. Будет гораздо лучше, если вы придете на заседание хорошо отдохнувшим, а ваши руки не будут перепачканы клеем. Презентация сама по себе является серьезным стрессом.

Чтобы прекратить внесение мелких исправлений, требуется определенная сила воли. Если окончательное решение о презентации принимаете вы, то распорядитесь, чтобы презентационные документы были распечатаны, переплетены или превращены в слайды (в зависимости от выбранной формы презентации) по меньшей мере за сутки до заседания. Оставшееся до решающего момента время используйте, чтобы еще раз обсудить и отрепетировать ответы на самые вероятные вопросы, или просто ничего не делайте, если сможете.

Если же окончательное решение о готовности презентационных материалов будет не за вами, а за вашим начальником (например, в McKinsey за их подготовкой следит директор проекта), то настаивайте на том, что начальник должен подписать итоговый документ не позже чем за сутки до заседания. Некоторые руководители любят возиться с отчетами до последней минуты, и вы должны бороться с этой привычкой.