Глава 13 Что вы можете сказать о коммуникациях и взаимоотношениях между отделами, а также о том, как их можно улучшить?
Глава 13
Что вы можете сказать о коммуникациях и взаимоотношениях между отделами, а также о том, как их можно улучшить?
В данное время в результате вынужденного сокращения персонала, вызванного мировым экономическим кризисом, мы – сравнительно небольшая компания. Однако экономическая ситуация вскоре улучшится, и наш штат снова увеличится. Поэтому я подумала, что в этой области сейчас самое время что-то улучшить или исправить, если необходимо, – до того, как мы снова будем расти.
РУКОВОДСТВО
«Когда-то руководители отделов встречались и обсуждали проблемы – надо вернуться к этой практике»…
Должно быть, руководители забыли об этой практике во время реструктуризации, которую мы проходили дважды. Но я считаю это очень важным, поэтому дала себе обещание проследить, чтобы встречи руководителей возобновились.
Сотрудники хотят:
• чтобы руководители регулярно встречались на совещаниях.
ЧТО ЗАБОТИТ (ВНЕ ТЕМЫ)
«Маленькая зарплата консультантов и других специалистов. Беспокоюсь, что начнут хантить или вдруг кто-то, увольняясь, украдет нашу базу данных»…
Ответ не имеет никакого отношения к заданному вопросу о коммуникациях в офисе. Тем не менее, совершенно очевидно, что человека эта проблема беспокоит. Комментарий относится к самому тяжелому году кризиса для России и для индустрии подбора персонала в России. Мне казалось, что все, кто работал у нас в то время, были довольны уже тем, что у них есть работа, за которую платят, поскольку много людей на рынке были и остаются безработными по сей день. В отличие от многих других компаний на рынке, мы не снизили заработную плату для сотрудников, которые у нас остались.
Я считаю, если кто-то в нашей компании станет объектом хедхантинга и предпочтет покинуть нас, оставить стабильную работу, которую мы предоставляем, отличную компанию, которой мы являемся, – ну что же, так тому и быть, пожелаем им удачи.
Переходить на новое место работы в разгар жесткого экономического кризиса для тех, у кого уже есть работа, дело очень рискованное. Новый работодатель будет ждать от вас потрясающих результатов в первые три месяца работы, и если вы их не достигнете, вас уволят без выходного пособия. Кроме всего прочего, найти новую работу, учитывая ситуацию на рынке, будет еще труднее. Резюме будет подпорчено, и придется многое объяснять во время интервью – и все это в ситуации, когда конкуренция на рынке труда максимально жесткая.
В сложившихся экономических условиях, учитывая положение нашей компании, найти замену тем, кто решит нас покинуть, будет нетрудно. У нас будет достаточно времени и ресурсов на обучение новых сотрудников, чтобы ущерб, нанесенный компании, свелся к минимуму.
Обеспокоенность, что кто-то может украсть нашу базу данных, – это проблема безопасности, которую обеспечивает наш отдел информационных технологий, и я решила перепроверить, как у нас обстоит с этим дело. В любом сообществе всегда есть какой-то процент людей, которые будут красть, поэтому нас, как и любую другую компанию, эта проблема будет всегда беспокоить.
Однако большинство рядовых сотрудников, которые пользуются нашей базой данных, имеют к ней ограниченный доступ. Должна признаться, были в нашей компании люди, которые копировали части нашей базы данных и потом открывали свои конкурентные компании. Со временем они терпели фиаско и были вынуждены закрывать свои компании. Все это происходило из-за того, что в нашем бизнесе самое главное – это отношения с клиентами и обслуживание, а не исходные данные в компьютере. Ведь компания – это гораздо больше, чем база данных.
Сотрудники хотят:
• иметь достойную зарплату и возможность карьерного роста;
• чтобы сотрудники не становились объектом хедхантинга;
• чтобы увольняющиеся сотрудники не могли украсть базу данных компании.
МЕЖДУ ОФИСАМИ
«В Петербурге прекрасные отношения, царит командный дух, необходимо больше взаимодействия с Москвой»… «Мало взаимодействия с Петербургом»… «Преимущество Петербурга в том, что офис маленький, все сидят в одном помещении. Сейчас все отлично, хотелось бы больше взаимодействия с Москвой»… «Обмен опытом между сотрудниками из разных офисов – очень здорово, плюс сотрудники из Петербурга делятся дополнительной важной для нас информацией по индустрии, в которой мы работаем»… «Мало взаимодействия между Москвой и Петербургом, но теперь у нас есть Skype»…
Из этих комментариев совершенно ясно следует, что московский и петербургский офисы должны больше общаться по телефону и по Skype, а также необходимо больше взаимодействия между отделами, высшим руководством, между группами директоров по развитию бизнеса и консультантов по клиентам и секторам индустрии. Начать можно с ежемесячных или ежеквартальных конференц-коллов. Со стажировками сотрудников в московском или петербургском офисах придется подождать, пока рынок и наша компания не оправятся от экономического спада.
Сотрудники хотят:
• чтобы офисы часто и регулярно между собой общались;
• чтобы офисы делились друг с другом информацией, что помогло бы им привлечь новых клиентов;
• стажироваться в других офисах своей компании.
МЕЖДУ ЛЮДЬМИ
«Мне нравятся Борис и Диана, Альберт слишком много говорит, Маргарита агрессивна, у меня хорошие отношения с Мироном, Джеймса знаю плохо. Нравится Диана, очень нравится. Полина очень строгая, боюсь Аси – она неприятная, жесткая и никогда не улыбается»… «Мне нравится Ульяна»… «Могут быть лучше, мы мало знаем о людях, которые работают в компании, об их биографических данных, опыте работы в Staffwell, какую роль они играют и т. п. – было бы полезно знать подобные вещи. В школе у нас была газета в интранете, где каждый мог рассказать о себе, о своем образовании, профессиональной карьере. Мне кажется, это помогло бы улучшить взаимопонимание, а еще есть форма вопросов и ответов, а также личные вопросы. Если это делать интересно и весело, обязательно поможет. Иван выказал интерес, и Глеб тоже»… «Нам нужно лучше узнать друг друга, надо обедать с людьми, которых мы плохо знаем»… «Хорошие, но хотелось бы в большей степени ощущать, что мы – одна команда, а не два отдельных офиса»…
Человеку, которого я здесь процитировала, явно нравится давать характеристики людям и описывать исключительно свое к ним отношение, и делает он это последовательно, отвечая на вопросы в других, предыдущих главах. На мой взгляд, это смахивает на сплетни, и не является ответом на поставленный вопрос. У меня, как мне кажется, есть еще одно достоинство – я способна ценить всех наших сотрудников, несмотря на их очень разные характеры. Некоторые из тех, о ком этот человек нелестно отозвался, демонстрируют самые высокие результаты. В данном случае осуждение – это недостаток того сотрудника и притом, очень неприятный недостаток.
Мне очень понравилась идея лучше узнать друг друга с помощью анкетирования в интранете, и я решила изучить возможности и поддержать инициативу. Я также подумала, что такой ресурс пригодился бы нам, когда в компанию будут приходить новые люди. Ознакомление с бизнес-профилями сотрудников может быть частью программы вводного обучения.
Это поможет сотрудникам в других офисах лучше узнать друг друга. Я сделала пометку, что Борис, Глеб и Иван выявили желание заняться этим проектом.
Мне также пришлось по душе, что люди хотят приглашать на обед сотрудников компании, с которыми обычно на обед не ходят. Я обязательно буду поддерживать эту идею. У нас у всех сложились определенные стереотипы относительно обеденного перерыва, и мы склонны обедать с теми, кого хорошо знаем и с кем чувствуем себя комфортно. Я – не исключение. Однако стоит ломать устоявшиеся стереотипы и хотя бы раз в неделю ближе знакомиться с другими сотрудниками офиса – это улучшает взаимопонимание.
Сотрудники хотят:
• больше знать обо всех сотрудниках компании;
• время от времени ходить на обед с сотрудниками компании, которых они пока знают мало, но с которыми хотели бы познакомиться ближе;
• иметь профили каждого сотрудника в интранете, который позволял бы им больше узнавать друг о друге с профессиональной и личной точки зрения.
НИКАКИХ ПРОБЛЕМ
«Никаких проблем (x 11)»… «Теперь, когда мы стали маленькой компанией, взаимодействие стало лучше, а отношения – менее формальными»… «Все отлично – мы все теперь работаем на одном этаже»…
Примерно четверть сотрудников компании считают, что у нас нет проблем с коммуникациями. В данный момент я довольна таким распределением.
Сотрудники хотят:
• иногда ничего не хотят, поскольку считают, что все и так хорошо.
СОВЕЩАНИЯ
«Нам нужно постоянно меняться, быстро реагировать на новую ситуацию, а не ждать долгих совещаний. Нужны короткие, но более частые собрания, возможно, для директоров, но без отчетов»…
Похоже, совещания – предмет нескончаемых дебатов. Спору нет, совещания необходимы, но многие их не любят, и я в том числе. Мне нравится, когда совещания короткие, посвящены конкретному вопросу, содержат только полезную, хорошо подготовленную, структурированную информацию или дискуссию. Нет ничего хуже длинных, занудных, бесполезных совещаний, наполненных никому не нужной скучной информацией.
Эта тема интересует меня лично, я хотела бы научиться, как организовать идеальное совещание. Начну с поиска по интернету книг, посвященных этому вопросу, а также буду задавать вопросы профессионалам, работающим в других компаниях. А пока решила поговорить с теми, кто проводит совещания, чтобы они сделали их короче и конкретнее, и еще, чтобы они запланировали встречи, на которых сотрудники могли бы просто обсудить различные общие проблемы, с которыми они сталкиваются по работе, и обменяться опытом.
Сотрудники хотят:
• чтобы совещания были короче и конкретнее;
• чтобы иногда проводились совещания, на которых не надо было бы отчитываться о результатах, а можно было бы просто обменяться опытом и обсудить проблемы, с которыми они сталкиваются по работе.
МЕЖДУ ОТДЕЛАМИ
«Не думаю, что нам необходимо много контактов между отделами»… «Нравятся отделы банковского дела и бухучета»… «Не могу сказать, что у нас много контактов между отделами – наверное, положение можно исправить с помощью корпоративных мероприятий, пусть и небольших»…
Вот еще несколько интересных замечаний: нам не всегда требуется иметь много контактов между отделами. Если бы их у нас было много, вероятно, мы меньше бы работали, а этого я допустить не могу. Корпоративные мероприятия, общение во время обеденного перерыва, личные профили сотрудников в интранете, о чем мы упоминали выше, могут улучшить коммуникации между отделами в любом случае.
Сотрудники хотят:
• чтобы время от времени устраивались небольшие корпоративные мероприятия для улучшения коммуникации между отделами, с которыми обычно нет необходимости взаимодействовать.
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ БОНУСОВ
«Необходимо улучшить распределение бонусов, поскольку это вызывает напряженность. Возможно, стоит поменять политику распределения: если кандидаты занесены в нашу базу данных более года назад, они должны считаться общими [для всех консультантов] кандидатами»… «Распределение бонусов может стать серьезной проблемой, хотя пока система работает превосходно»…
Речь идет о распределении бонусов между членами команд консультантов и директоров. Никаких трений в этой области возникать не должно, и если они возникают, значит, наши правила слишком расплывчаты и не все спорные моменты прописаны. У меня хорошо получаются подобные вещи, поэтому займусь этим сама – проанализирую и исправлю то, что требуется.
Мое мнение следующее: кандидаты, резюме которых разместили в нашей базе данных более года назад, не могут оставаться закрепленным за конкретным консультантом – ведь за год в карьере любого кандидата могло произойти много изменений и, возможно, его нужно интервьюировать снова. Для справедливого распределения бонусов между двумя консультантами за трудоустроенного кандидата имеет смысл ограничивать срок прикрепления кандидатов за конкретным консультантом.
Сотрудники хотят:
• чтобы правила распределения бонусов были ясными и справедливыми.
ТИМБИЛДИНГ
«Боулинг и корпоративные мероприятия, чтобы сплотить отделы»… «Организовывать праздники и мероприятия, чтобы все общались друг с другом»… «Все отлично, раньше был боулинг и корпоративные мероприятия, ходили вместе в паб, шутили, рассказывали забавные истории из своей жизни – возникало чувство сплоченности, хотелось познакомиться поближе с Тери, с боссом»… «В основном имею дело с отчетами, не с людьми, но мне нравятся корпоративные мероприятия и когда приезжает команда из Петербурга»…
Из-за кризиса и необходимости урезать бюджет мы какое-то время не устраивали корпоративных мероприятий, но я согласна, что они нам нужны. Члены нашей команды все понимают. Но поскольку это команда очень веселых, творческих людей, им нужно предоставлять больше времени для общения друг с другом – тем более, что они этого заслуживают. Поэтому я решила дать им поручение организовать несколько корпоративных мероприятий, не требующих больших затрат. Мне кажется, сама возможность организации поднимет им настроение, а я иногда могу этим пользоваться.
Что касается желания приблизиться ко мне, главе компании, не вижу ничего в этом плохого. Я должна дать людям возможность общаться со мной. Обязательно уделю этому больше внимания.
Сотрудники хотят:
• частые корпоративные мероприятия для поднятия боевого духа и сплочения команды;
• иметь возможность приблизиться к президенту компании или высшему руководству компании.
ПРАКТИЧЕСКИЕ ИДЕИ
«Мне кажется, все хорошо. Предлагаю составлять списки новых вакансий, чтобы все могли с ними ознакомиться; возможно, кто-то постарается продвинуть кандидатов»… «Чтобы специалисты в своих секторах обучали других сотрудников, чтобы все повышали свой профессиональный уровень»… «Соня глубоко анализирует опыт кандидатов и всегда старается предложить им дополнительные возможности. Нужно чтобы она обучала этому остальных членов команды»…
Согласна со всем здесь предложенным. Считаю это ценными идеями, которые следует воплотить в жизнь. Я записала, кто выступил инициатором предложений, и и отметила, что надо поговорить с руководителями о внедрении их в рабочий процесс.
Сотрудники хотят:
• помогать себе и компании добиваться большего успеха, находя способы повышения уровня продаж;
• иметь возможность расширять свою компетенцию и делиться опытом с коллегами, тем самым способствовать развитию компании.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.