Глава 12 ЗАСЕДАНИЯ И КОМИТЕТЫ

Глава 12

ЗАСЕДАНИЯ И КОМИТЕТЫ

Вряд ли (если вы бизнесмен) вам не приходилось участвовать в официальном заседании, проводимом по образцу парламентской процедуры. Это может случиться не только в вашей деловой жизни, но также в политической, культурной или общественной деятельности. Вам нужно познакомиться с процедурой.

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

Ясно, что председатель — самый важный человек, когда речь заходит о заседании, и, за исключением тех случаев, когда председательствует главный управляющий компанией или кто-то занимает кресло председателя на основании своего положения, как само собой разумеющееся, группа, встречающаяся в первый раз, прежде всего назначает председателя.

Обычно кто-то встает и говорит: «Предлагаю назначить мистера А. председателем». Затем поднимается кто-то еще и говорит: «Поддерживаю ваше предложение», после чего все единодушно голосуют, и мистер А. становится председателем в результате единодушного голосования.

В рядовом бизнесе или на общественном заседании обычно не возникает споров относительно кандидатуры председателя, так как ее предлагают и утверждают, как правило, заранее. Но если возникают различные мнения, тогда процедура становится более официальной, и предлагают избрать временного председателя: «Так пусть мистер Б. займет кресло». Затем предложение поддерживают, как мы видели прежде, и переходят к голосованию.

При назначении временного председателя никаких трудностей обычно не возникает, так как его единственная функция — обеспечить избрание постоянного председателя, и его роль заканчивается, как только избирают последнего. Более того, временного нельзя предлагать на постоянное председательство.

Заняв кресло, временный председатель встает и говорит: «Леди и джентльмены, рад буду получить предложения кандидатуры на пост председателя». Он обычно устанавливает временные рамки для каждого оратора, часто ограничивая выступающих тремя минутами.

Затем кто-то встает и официально предлагает кандидата, сопровождая выдвижение несколькими словами о соответствии кандидата этой роли. Когда первый оратор закончит, один из его друзей или друг предложенного кандидата выступит в поддержку предложения, и теперь другие смогут выдвигать своих собственных кандидатов.

Временный председатель собирает все предложения и, если других не выдвигают, выставляет каждого из кандидатов на голосование, или в том порядке, в котором их предлагали, или в алфавитном порядке — как договорились заранее. Голосуют обычно поднятием рук. Если не проходит первый, подсчитывают число «за» и принимают к сведению. Затем голосование продолжается за второго и последующих кандидатов.

Если не проходит ни один номинант, обычно назначают человека, собравшего наибольшее число голосов. Другой и более верный метод — исключить кандидата с наименьшим количеством голосов «за» и поставить оставшихся на повторное голосование. Эту процедуру можно повторять, пока не проявится явное большинство.

Человек, выдвинутый на пост председателя, должен дать предварительное согласие, и он обязан присутствовать на выборном заседании. Нет оснований выдвинутому кандидату не голосовать за самого себя как председателя, хотя, вероятно, более уместно для него сохранять строгий нейтралитет, особенно если разгорится жаркий бой за место.

Непосредственно после избрания долг председателя — продолжить заседание. Прежде всего ему необходимо не только изучить до мельчайших подробностей ведение заседания, но также ознакомиться с правилами, касающимися организации, или, если это заседание компании, со статьями совместной работы компании.

Заседания следует проводить абсолютно беспристрастно, тактично, вежливо и твердо.

Он должен быть начеку в продолжение всего заседания, вежливо выслушивая каждого оратора и говоря так, как он желал бы, чтобы говорили другие. Никто не думает, что у него не окажется собственного мнения, но лучше держать его при себе и бороться с искушением оказывать на заседании покровительство тем, чью точку зрения он разделяет. Ему следует быть строгим и справедливым в своих суждениях и твердым в поддержании порядка и ведении заседания.

Более конкретно обязанности председателя следующие:

• Проверить наличие кворума, установленного правилами организации или статьями ассоциации компании.

• Обозначить цель совещания.

• Зачитать протоколы предыдущего заседания (обычно это делает секретарь).

• Прочитать любую корреспонденцию (это также дело секретаря).

• Продолжить обсуждение вопроса, включенного в повестку дня.

• Закрыть заседание.

СЕКРЕТАРЬ

После председателя секретарь — почти самый важный чиновник в организации, будь то компания, общество или другая организация, — по крайней мере в том, что относится к проведению заседания. Конечно, есть секретари и секретари, и мы здесь не рассматриваем обязанности секретаря компании как таковые, не более чем мы рассматривали раньше обязанности главы компании как таковые. Мы говорим об обязанностях секретарей, работающих на заседаниях на платной или неоплачиваемой основе.

Первый долг секретаря состоит в том, чтобы разослать оповещения о заседании, если требуется, или же вывесить такую информацию на видном месте. Затем он должен разработать повестку дня и в некоторых случаях послать копию каждому участнику.

Повестка дня обычно составляется по строго соблюдаемой форме, вроде следующей:

Протокол последнего заседания.

• Вопросы, возникающие по протоколу.

• Корреспонденция (она часто состоит из писем с извинениями от членов, которые не смогли присутствовать).

• Отчеты.

• Выбор чиновников на следующий год (если это происходит).

• Прочее.

Ясно, что при подготовке повестки дня секретарю следует упомянуть, какие отчеты должны быть представлены и какую важную тему предстоит обсудить, объединив текущие дела под рубрикой «Прочее».

Когда наступит день заседания, секретарь прежде всего проверит, позаботились ли об организации приема и удобстве всех членов, и затем займет свое место на трибуне рядом с председателем. С этого момента и далее он будет действовать как правая рука председателя, держа наготове документы для него, если таковые потребуются. Он также будет пристально следить за ходом заседания и запишет все принятые решения, отметит ход заседания в целом. Эти заметки окажут ему неоценимую помощь, когда он перейдет к записи протокола заседания.

В начале заседания председатель попросит секретаря зачитать повестку дня, а затем снова зачитать протокол предыдущего заседания, равно как любую поступившую корреспонденцию.

Протокол заседания следует вести очень внимательно, если в нем должно быть точно отмечено то, что происходило на собрании. Протоколы клуба и общественных заседаний часто записывают весьма небрежно и включают только принятые решения. Однако протоколы заседания совета директоров должны соответствовать положениям акта о компаниях 1948 года и включать назначения чиновников, сделанные директорами, имена присутствующих директоров, все резолюции и работу комиссии.

Разумно принять образец протокола, так как при этом его намного легче и записывать, и читать.

• Место, дата и время начала заседания.

• Имя председателя.

• Имена других присутствующих — в случае, если это небольшая организация, или их число — в случае более многолюдных собраний.

• Ссылка на формальности, одобренные перед нынешним заседанием, то есть чтение извещения о заседании и протокола предыдущего заседания и так далее.

• Суть дела, о котором ведутся переговоры, и принятых решений.

• Дата, установленная для следующего заседания, если применимо.

• Время, когда заседание закрывается.

Протоколы записывают в журнале для протоколов и обычно там также держат постоянные документы, на которые часто ссылаются.

ПРОВЕДЕНИЕ ЗАСЕДАНИЯ

То заседание, которое мы обсуждаем, обычно проходит в похожих, но не идентичных условиях с парламентским. Его иногда называют «народной процедурой», здесь обширное поле для обсуждения, и эта тема выходит за пределы содержания книги по этикету, но если очень коротко, то происходит следующее: как только заканчиваются отмеченные выше формальности, начинается заседание с рассмотрения предложения, выдвинутого перед этим.

Второстепенные правила многих обществ оговаривают, что все предложения следует представлять в письменном виде секретарю за семь, десять или даже за двадцать один день до назначенного заседания. Секретарь заносит их в повестку дня, и их ставят на рассмотрение в хронологическом порядке. Бывают, однако, случаи, когда их не представляют в письменном виде; официальные предложения — одно из таких исключений.

Предложение всегда должно быть составлено в утвердительной форме и должно начинаться со слова «это».

Перед заседанием предложение кладут перед тем, кто его выдвигает, человек поднимается и излагает свое дело и затем заканчивает повторением действительных слов своего предложения, начиная: «Это то, что, так или иначе, следует сделать.»

Хотя по закону не обязательно, чтобы каждое предложение кто-то поддерживал, постоянные порядки или правила большинства обществ настоятельно требуют этого. Изложив свою часть и закончив или начав повторением точных слов своего предложения, тот, кто его выдвинул, садится, и, если повезет, кто-то встанет и выступит в поддержку его предложения, или просто скажет: «Я поддерживаю предложение», или произнесет короткую речь в пользу предложения.

Однако, если никто не хочет поддержать предложение, председатель подождет немного и затем объявит, что оно провалилось, так как ему не хватает поддержки. Вопрос затем закрыт, и то же самое предложение, в своем первоначальном виде или в другой форме, нельзя выдвигать снова на том же заседании.

Примем, однако, что предложение было представлено и поддержано. Теперь оно открыто для обсуждения, и каждый может встать и говорить о нем. Никому не положено говорить больше одного раза по одному и тому же вопросу, за исключением того, кто выдвинул свою инициативу, он обязан отвечать на критику или давать объяснения и дополнения. Его ответ, однако, должен закрыть дебаты по этому вопросу.

Неизбежно возникнут возражения. Помимо тех, которые в целом против, будут и те, что считают, что предложение слишком расплывчатое, и те, что, напротив, считают, что оно недостаточно дальновидное. Другие посчитают, что его следовало бы сформулировать более ясно или более убедительно или что оно должно в большей мере совпадать с их собственным суждением по этому вопросу, и захотят затем внести изменения в предложение. Эти изменения называют поправками.

Поправки также имеют соответствующую форму. Они должны исключать слова; добавлять слова; заменять какие-то слова другими.

Это не означает, конечно, что слово «не» можно вставить в самое важное место, чтобы отвергнуть все предложение. Другими словами, если выдвинута идея «построить в городке новую игровую площадку», ее нельзя поправить так, чтобы читалось «не строить новой игровой площадки.». Столь полное неодобрение выражают во время голосования.

Подобно предложениям, поправки должны быть утвердительными. Их может сделать любой, за исключением того, кто выдвинул предложение, и того, кто поддерживал его. По закону поправки не нуждаются в поддержке, но почти всегда требуется, чтобы это было сделано, и, действительно, правила, действующие приказы или другие нормы многих учреждений требуют этого.

Тот, кто поддерживает поправку, может или произнести свою речь в защиту, когда поднимается, чтобы поддержать поправку, или позднее, но он не может делать каких-то дальнейших замечаний во время последующего обсуждения.

В «народной процедуре» по общепринятой практике поправку голосуют перед голосованием предложения, в которое хотят внести поправку. Если поправки внесены, предложение с поправками занимает место первоначального.

Каждую поправку рассматривают точно так же, пока не закончится дискуссия. Наконец, предложение в целом ставят на голосование.

Можно также предложить поправку к поправке, но эта громоздкая процедура только затуманивает вопрос и сбивает с толку присутствующих. Самый лучший способ справиться с такой ситуацией — временно забыть о первоначальном предложении, рассматривать первую поправку как само предложение, а вторую поправку как поправку к нему. Если вторая внесена, то первая соответственно меняет формулировку, и эту новую версию тогда рассматривают в связи с первоначальным предложением.

В парламенте и всех политических обществах, ведущих дебаты, предложение голосуют сначала, а поправки потом.

Когда председатель считает, что проблема обсуждена всесторонне и всем дали возможность высказаться, он спросит присутствующих, хотят ли они теперь поставить вопрос на голосование. Если получит утвердительный ответ, то сочтет необходимым ответить тому, кто выдвинул предложение, после чего встанет и скажет: «Вопрос в том, придерживается ли это собрание мнения, что.» Задав вопрос, он сделает паузу и затем добавит: «Все те, кто поддерживает, скажите «да»». Когда голоса стихнут, он добавит: «Все, кто против, скажите «нет»».

Оценив все «за» и «против», председатель объявит: «Думаю, что большинство «за»» или «большинство «против»» — в зависимости от того, как сложится ситуация. Если мнение председателя не оспаривают, тогда предложение принято. Иначе ему придется призвать к голосованию поднятием рук. В таком случае председатель обычно назначает одного счетчика голосов «за» и другого — «против», и, когда голоса подсчитаны, он объявит результат голосования.

Нет необходимости ждать, когда председатель закроет заседание. На самом деле любой может закрыть его разными способами. Существует также много тактических действий, к которым прибегают, чтобы избежать голосования, предпринятого по особому предложению, и все эти уловки можно изучить в множестве книг, касающихся этого предмета.

КОМИТЕТЫ

Существует по меньшей мере пять видов комитетов:

• Исполнительный комитет, который несет ответственность за действительное управление организацией.

• Постоянный комитет, который учреждается ежегодно, чтобы выполнять административную работу особого рода.

• Ad hoc (на данный случай), или специальный комитет, который, как указывает название, учреждают для особой цели и удаляют из офиса, когда цель достигнута.

• Совместный комитет, который обычно учреждают, чтобы координировать деятельность двух или больше органов.

• Подкомитет, который, возможно, не заслуживает собственного заглавия, поскольку это просто ответвление другого комитета, которое обычно образуют, чтобы облегчить работу вышеназванным комитетам.

Если четко очерчены границы компетентности комитета, если он составлен соответствующим образом и хорошо организован, то может выполнять множество важных задач. Например:

• собирать вместе для регулярного, официального взаимодействия коллег, чья общая деятельность иначе достигалась бы с трудом или могла обернуться невыполнением обязательств;

• объединять в общий фонд идеи и опыт, чтобы составить общий план действий, который примут все и почувствуют себя его участниками;

• добиваться продуманных суждений членов комитета по вопросу, в котором один из них не компетентен — обычно председатель. Те идеи, с которыми он ознакомится в комитете, вероятно, будут изложены более серьезно и объективно, чем те, что предложены в частном порядке, хотя бы потому, что они, вероятно, подвергнутся критике присутствующих коллег;

• осуществлять власть, которая слишком велика для одного человека, хотя бы потому, что другие мнения служат лучшей страховкой, ибо любые решения разумнее, если они приняты коллективно;

• распределить ответственность среди нескольких руководителей, чтобы никто не представал индивидуально перед судом своих коллег.

Число членов комитета, конечно, бывает разным, но двадцать считается обычно оптимальным, а пять — наименьшее число членов, хотя известно, что существовал комитет из одного человека. Практическая деятельность покажет, как следует менять число членов комитета, насколько это полезно для дела.

В зависимости от численности комитета будет определено, каков должен быть кворум. Три — самое малое число на практике, хотя в небольших комитетах часто решают, что всегда должны присутствовать все члены.

Руководитель самого высокого ранга обычно занимает кресло председателя, хотя комитеты часто назначают своего председателя во многом так же, как делают на общем собрании.

Процедура заседания комитета далеко не так официальна, как вышеописанная «народная процедура». Члены его обычно сидят за столом и обсуждают проблемы, стоящие перед ними, во многом так же, как на обычном деловом совещании.

Поведение на заседании уже обсуждалось в главе 3, и многое из того, что было сказано, вполне применимо к заседаниям комитета.

На этих заседаниях тоже ведут протоколы, и, когда речь идет о деловых компаниях, их часто используют как отчет высшему руководству о работе комитета. Хотя это прекрасная возможность для высшего руководства узнать о проблемах и позициях членов комитета, необходимо так докладывать об этом, чтобы не вызвать недоверия к одному из членов комитета. Очевидно, если кто-то из управляющих обнаружит, что его выставили в ложном свете, он не станет больше выражаться с такой свободой, и одна из главных задач будет утрачена.

Точно так же управляющему следует проявлять осторожность и не критиковать коллегу на заседании без свидетелей. Если руководитель считает, что нужно поставить на обсуждение вопрос, касающийся отдела коллеги, он должен попросить присутствовать его. Тогда услышат мнения обеих сторон, и это будет отражено в протоколе. В любом случае всегда предпочтительнее критиковать правила и их результаты, а не личности.

Когда речь идет об общественном комитете или другой организации, раз проблема обстоятельно прорабатывается, отчет готовят для передачи на рассмотрение всей организации. Прежде всего, делают предварительный вариант отчета и затем назначают день, чтобы перечитать его целиком, параграф за параграфом. Каждый раздел рассматривают как предложенный на исправление и голосуют. Наконец, голосуют, чтобы представить отчет всей организации, которая затем рассматривает его и решает, что следует сделать.

К сожалению, известно, что не больше 50 процентов отчетов принимают полностью, хотя некоторые с исправлениями.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.