Система 5S

Система 5S

Система 5S – это система организации и рационализации рабочих мест. Ее название – 5S – основано на необходимости следования пяти принципам, каждый из которых начинается с этой буквы (в русском языке, кстати, тоже). Вот эти принципы:

• сортируйте: избавьтесь от всего ненужного;

• соблюдайте порядок: определите каждой вещи свое место;

• содержите рабочее место в чистоте;

• стандартизуйте процессы поддержания порядка и чистоты;

• совершенствуйте порядок.

С внедрения этой системы рекомендуется начинать реализацию принципов бережливого производства. Это объясняется тем, что во-первых, она не требует больших затрат, во-вторых, дисциплинирует и где-то даже перевоспитывает сотрудников и, в-третьих, дает довольно быстрый эффект, а именно происходит:

• сокращение времени на выполнение операций за счет рациональной организации рабочих мест;

• снижение уровня ненужных запасов (и соответственно затрат);

• улучшение техники безопасности (и также простоев по причине отказов, сбоев, аварий);

• повышение мотивации работников к труду.

Как реализуются эти принципы?

Сортируйте. Прежде всего все предметы на рабочих местах надо разделить на три группы: явно нужные; нужные, но требующиеся не так часто; и ненужные. Нужные предметы, как правило, легко определить сразу. Это инструменты (документы, материалы и т. д.), необходимые для выполнения повседневных рабочих операций, более того – необходимые в течение ближайшего рабочего дня. Для определения материалов, нечасто используемых, а также ненужных, выделяют определенное пространство в рабочем помещении и располагают их в зоне «карантина». Затем сотрудники берут эти предметы строго по мере необходимости, а руководитель или специально выделенный для этого сотрудник регистрирует факты запроса на предметы. Предметы, невостребованные в течение месяца, определяются как ненужные, и в дальнейшем они каким-то образом утилизируются (реализуются, возвращаются поставщикам, списываются и т. п.). Чтобы операция сортировки прошла без эксцессов и сотрудники не были демотивированы, настоятельно рекомендуется не подвергать сортировке и тем более не выбрасывать предметы, к которым люди привязаны эмоционально. Это могут быть фотографии членов семей, любимые чайные кружки и т. п. Важно, чтобы эти предметы не мешали расположению действительно необходимых материалов.

Соблюдайте порядок. Соблюдение порядка означает установление мест расположения предметов на рабочих местах и поддержание такого порядка в будущем. Как правило, целесообразно изготовить или приобрести какие-то поддоны, лотки, ящики и т. п. для удобства размещения предметов.

Применение данного принципа позволяет:

• обеспечить безопасность рабочих мест;

• снизить потери времени на перемещения и передвижения, связанные как непосредственно с работой, так и с поисками нужного предмета.

Предметы следует располагать на видном месте таким образом, чтобы их можно было легко взять и потом положить на место.

Любопытно, что аналогичные правила были разработаны еще в СССР Центральным институтом труда в 1920-х гг.

Хотелось бы подчеркнуть, что эти правила универсальны и не обязательно относятся к производству.

Однажды я был на совещании у одного руководителя в энергетической компании. Меня поразили огромные кипы бумаг, выложенные на подоконник его кабинета. Подоконник был метров трех шириной, и стопки бумаги достигали полуметра в высоту. Подозреваю, что найти в них нужный документ было бы весьма проблематично…

Содержите рабочее место в чистоте. Данное правило означает, что рабочая зона должна постоянно поддерживаться в чистоте, для чего нужно организовать периодические уборки силами самих работников.

Для этого необходимо:

• создать схему рабочих мест, определить в ней зоны для уборки;

• определить периодичность и график выполнения уборок;

• назначить ответственных за чистоту в каждой конкретной зоне уборки;

• контролировать проведение уборок.

Обычно уборка производится в начале и конце рабочего дня, а также при вынужденных простоях, если таковые бывают. Уборке достаточно посвятить всего лишь несколько минут, а результаты будут видны сразу же.

Ключевой момент в выполнении данного правила – создание привычки убирать рабочее место. При этом не обязательно прибегать к материальному стимулированию персонала, достаточно использовать нематериальные поощрения. Ведь никто не платит премии человеку, который утром и вечером чистит зубы? Да и в грязи находиться никому не хочется…

Эффект от применения данного правила состоит не только в создании комфортных условий работы (что косвенно влияет на производительность), но еще и в предупреждении аварийных ситуаций. Где легче разглядеть трещину и потеки масла: на чистом станке или на грязном и заваленном стружкой? На какой машине легче разглядеть места, которые начинают ржаветь: на чистой или грязной? Ответ очевиден.

Стандартизуйте процессы. Стандартизация означает закрепление первых трех правил в соответствующих инструкциях, доведение их до персонала, поддержание исполнения этих правил, а также организацию контроля и поощрения работников. Стандартизация подразумевает разработку и применение контрольных форм документов. Знаете шутку про «Макдоналдс» о том, что это сеть бесплатных туалетов по всему миру? Так вот, в туалетах «Макдоналдса» висит пример такой контрольной формы – по уборке.

Кроме того, инструкции должны быть максимально простыми, в идеале – представлять собой картинки или схемы. Визуализация обеспечивает эффективность восприятия правил.

Эффект от стандартизации сводится к усилению действия первых трех правил, поскольку их выполнение становится более контролируемым.

Совершенствуйте порядок. Совершенствование заключается не только в непосредственном улучшении уже существующих процедур в соответствии с правилами 5S. Совершенствование направлено на закрепление привычки и формирование потребности у персонала в выполнении этих правил.

Для этого необходимо вовлечь всех работников в выполнение правил. Причем правила должны быть обязательны для всех – от уборщицы до директора. Только тогда они будут работать. Почему? Это уже психология. Почему рядовых автомобилистов раздражают так называемые мигалки? Потому что «все животные равны, но некоторые животные равнее». Когда правила исполняются всеми, действительно поголовно всеми, – тогда и соблюдать их проще.

Можно использовать механизмы наглядной агитации, которые работают, хотя стары как мир. Например, можно сделать фотографии рабочего места до и после уборки. Это, с одной стороны, контроль, а с другой – демонстрация преимуществ чистоты и порядка на рабочем месте.

Для совершенствования порядка необходимо также проводить аудиты рабочих мест, чтобы выявить возможности для дальнейшего улучшения. Важно, чтобы по результатам аудитов было не «наказание невиновных, награждение непричастных», а действительно вносились предложения по корректировкам процедур соблюдения порядка на рабочих местах.