6.4.3. Документальное оформление операций поступления и выдачи визиток

6.4.3. Документальное оформление операций поступления и выдачи визиток

Во исполнение требований п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 1 ст. 252 НК РФ, а также в целях снижения потенциальных налоговых рисков рекомендуем оформить следующий пакет документов, подтверждающий операции поступления и выдачи визитных карточек, включающий в себя:

– договор с исполнителем на разработку дизайн-макета и изготовление визитных карточек;

– товарная накладная (унифицированная форма № ТОРГ-12), являющаяся первичным документом для торговых операций, служащим основанием для принятия к учету изготовленных визитных карточек. Товарная накладная составляется в двух экземплярах: первый экземпляр остается у организации-исполнителя, сдающей товарно-материальные ценности (в рассматриваемой ситуации – визитные карточки), и является основанием для их списания; второй экземпляр передается сторонней организации (заказчику) и является основанием для принятия к учету визитных карточек.

Согласно п. 1 и 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные законом обязательные реквизиты.

Таким образом, принятие к учету визитных карточек может быть подтверждено налогоплательщиком (заказчиком) товарной накладной (форма № ТОРГ-12) либо иными документами, отвечающими требованиям п. 1 и 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Так, для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов может применяться также и накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15);

– двусторонний акт сдачи-приемки работ по дизайну, верстке и отрисовке логотипа визитных карточек. Необходимость этого документа обусловлена следующим.

Согласно положениям Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденного постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, к основным первичным документам отнесена товарная накладная (форма № ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм по учету материалов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) также применяется в том числе для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Поэтому факт выполнения таких работ, как, например, дизайн, верстка, отрисовка одного логотипа в кривых, незначительная правка готового дизайн-макета визитки, создание графических схем проезда на визитке (стоимость таких работ в ряде случаев не включена в стоимость изготовления визитных карточек), должен подтверждаться не товаросопроводительными документами, а документом, составленным исполнителем с соблюдением требований п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Таким документом, подтверждающим факт выполнения работ в соответствии с условиями договора, и как раз является двусторонний акт сдачи-приемки работ по дизайну, верстке и отрисовке логотипа;

– счет-фактура, выставленный исполнителем в адрес организации (заказчика) и оформленный с соблюдением требований ст. 169 НК РФ и Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914;

– отдельный внутренний организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение), в котором необходимо указать для каких целей изготовлены визитные карточки и утвердить перечень сотрудников организации, которым в силу их должностных обязанностей полагается выдача визитных карточек;

– внести соответствующее дополнение в должностные инструкции таких сотрудников, предусмотрев в них в качестве одной из должностных обязанностей сотрудника – поддержание деловых контактов с партнерами и контрагентами компании.

Обращаем особое внимание на важность этого документа: так как визитки изготавливаются по заказу организации и выдаются сотрудникам для выполнения ими своих должностных обязанностей для поддержания деловых контактов с партнерами и контрагентами организации в интересах самой организации, то никакой экономической выгоды в денежной или натуральной форме такие физические лица не получают. Поэтому стоимость изготовления визитных карточек к доходам сотрудников не относится и соответственно не подлежит включению в облагаемый налогом на доходы физических лиц доход.

Фрагмент документа

Дополнение к должностной инструкции МЕНЕДЖЕРА ПО РЕКЛАМЕ

… организует связи с деловыми партнерами Общества, систему сбора необходимой информации и расширение внешних связей в целях совершенствования рекламной деятельности Общества.

В целях выполнения своих должностных обязанностей:

… участвует в проводимых Обществом совещаниях, переговорах, конференциях, выставках, в том числе с иностранными партнерами, по вопросам, входящим в компетенцию Отдела по рекламе;

… представляет Общество в сторонних организациях по вопросам, входящим в компетенцию Отдела по рекламе;

… организует и поддерживает постоянные контакты со средствами массовой информации, агентствами по связям с общественностью, информационными, консалтинговыми агентствами, издательствами, другими предприятиями и организациями, государственными и общественными структурами;

… привлекает к решению поставленных задач независимых внешних консультантов и экспертов в области связей с общественностью.

– издать отдельный внутренний организационно-распорядительный документ в отношении каждого конкретного рекламного мероприятия, проводимого организацией, при проведении которого планируется раздача визитных карточек в рекламных целях. В этом документе необходимо указать перечень должностных лиц, непосредственно участвующих в рекламной акции, для которых предназначены изготовленные визитные карточки;

Образец документа

Общество с ограниченной ответственностью

«И Р И КА»

ПРИКАЗ№ 20

25 мая 2009 года г. Москва

В целях обеспечения роста объемов продаж, представления Общества на переговорах во время проведения международной выставки lnnoTrans-2009 (Германия, Берлин), заключения сделок в интересах Общества во время проведения международной выставки

ПРИКАЗЫВАЮ:

– поручить Отделу по связям с общественностью разместить заказ на изготовление визитных карточек с указанием логотипа Общества, его реквизитов, служебных телефонов, корпоративного сайта и электронного адреса:

по 500 односторонних персональных визитных карточек размером 90 на 50 миллиметров с использованием двух корпоративных цветов Общества на каждого участника международной выставки – Генерального директора, Коммерческого директора, руководителя отдела по связям с общественностью, менеджеров Отдела продаж. Цель изготовления персональных визитных карточек – персональные визитные карточки должны представлять Общество в лице его сотрудников перед деловыми партнерами, участниками и посетителями международной выставки InnoTrans -2009:

1000 односторонних корпоративных визитных карточек размером 90 на 50 миллиметров с использованием двух корпоративных цветов Общества. Цель изготовления корпоративных визитных карточек – привлечение внимания к Обществу и его товарам во время проведения международной выставки InnoTrans -2009 (Германия, Берлин);

– контроль за выполнением настоящего приказа возложить на Коммерческого директора Светлова М.И.

Генеральный

директор ____________Н.В. Соколов

– оформить приходный ордер (форма № М-4, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а) и требование-накладную (форма № М-11).

Изготовленные визитные карточки представляют собой один из видов материально-производственных запасов в соответствии с нормами ПБУ 5/01. Соответственно согласно Инструкции по применению Плана счетов они должны учитываться на субсчете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» к счету 10 «Материалы». Это означает, что организация должна вести по визиткам соответствующие карточки учета – приходный ордер (форма № М-4) (для учета визиток, поступивших от исполнителя, на склад – на фактически принятое количество ценностей) и требование-накладную (форма № М-11) (для учета выдачи сотрудникам визитных карточек);

– оформить отдельную ведомость, по которой осуществлена выдача визитных карточек для проведения конкретного рекламного мероприятия. Унифицированной формы такой ведомости нет, поэтому организациям, которые регулярно проводят различные рекламные мероприятия, целесообразно самостоятельно разработать в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и утвердить форму такой ведомости в качестве одного из приложений к бухгалтерской учетной политике на очередной финансовый год, которая в дальнейшем будет постоянно применяться при проведении рекламных акций;

– в рекламном бюджете на очередной финансовый год предусмотреть в качестве отдельной самостоятельной позиции такую статью, как «Расходы на изготовление визитных карточек, предназначенных для раздачи во время проведения различных рекламных мероприятий».

При отсутствии рекомендованного выше пакета документов у организации – заказчика визитных карточек может возникнуть спор с налоговой инспекцией по вопросу занижения налога на прибыль в связи с отсутствием документальной подтвержденности и экономической обоснованности произведенных затрат по изготовлению визитных карточек.