Письмо-отказ

Письмо-отказ

Ситуация, когда клиент просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.

В чем обычно заключается трудность?

• Мы не можем пойти на уступки адресату («хорошему», надежному, постоянному).

• Нам неприятно отвечать отказом.

• Нам важно сохранить расположение и лояльность адресата.

Как эти трудности преодолеть?

1. Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию.

2. Полезно знать алгоритм корректного отказа.

А теперь немного подробнее.

Как написать письмо-отказ

Итак, для того чтобы написание отказа не вызывало у вас внутреннего напряжения, важно осознать следующее:

1. Вы работаете в бизнесе.

2. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели.

3. Цели сторон не всегда совпадают.

4. Важно поддерживать взаимное уважение и понимать, что каждый имеет право на свои интересы.

5. Вы представляете деловые интересы своей компании.

6. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай.

7. Более того, это распространенная ситуация, с которой важно научиться грамотно работать.

Научиться грамотно отказывать – значит научиться делать это максимально корректно.

А сейчас оцените степень корректности отказа в переписке ниже.

Письмо-просьба:

From: Андрей Выхин

Sent: Friday, October 03, 2009 5:49 PM

To: Михаил Михайлов

Subject: Официальная просьба

Добрый день, уважаемый Михаил!

Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.

Наша компания занимается продажей и техническим обслуживанием грузовой и строительной техники, а также поставкой запасных частей. С 2002 года мы являемся Вашими постоянными клиентами и деловыми партнерами.

В связи со сложной ситуацией на рынке грузовой и строительной техники и сокращением бюджета на проведение рекламных кампаний мы обращаемся к Вам с просьбой предоставить нам скидку 20 % при размещении наружной рекламы.

Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку.

С уважением,

Андрей Выхин

Директор по маркетингу

Ответ-отказ:

From: Михаил Михайлов

Sent: Friday, October 04, 2009 11:02 AM

To: Андрей Выхин

Subject: Re: Официальная просьба

Уважаемый Андрей Иванович!

Выражаю Вам искреннюю благодарность за длительное сотрудничество с нашей компанией.

Что касается Вашего вопроса, то скидки на наружную рекламу у нас являются накопительными и рассчитываются от совокупного объема услуг, оказанных и оплаченных за последние 365 дней (12 месяцев). Шкала скидок едина для всех наших клиентов и партнеров. Высылаю Вам ее в приложении.

На текущий момент скидка для вашей компании составляет 15 %: за последние 12 месяцев Ваша компания заказала услуг на сумму ххххххх руб.

Следующий порог скидки – ххххххх руб. Для него начнет действовать скидка 20 %. При достижении этого порога Ваша скидка автоматически увеличится.

Мы понимаем, что сейчас во многих отраслях экономики существуют некоторые сложности. Но, несмотря на это, мы продолжаем предоставлять нашим клиентам такую услугу, как отсрочка платежа. Она позволяет Вам начать размещение рекламы прямо сейчас, а оплачивать размещение в течение последующих 15 дней. Вы можете воспользоваться этой услугой. На данный момент сумма беспроцентного кредита для вашей компании составляет хххххх руб.

Если Вы решите воспользоваться услугой отсрочки платежа, то можете обратиться к нашему специалисту Ирине Поповой (по эл. почте popova@ xxx.ru или по телефону (495) 777 77 77 доб. 7777).

Надеемся на понимание и продолжение сотрудничества!

С уважением,

Михаил Михайлов

Руководитель отдела по работе с клиентами

Тел… Моб…

Корректно ли прозвучал отказ в приведенном письме? Надеюсь, что вы ответили утвердительно.

Я уверенно оцениваю этот отказ как предельно корректный, аргументированный и в максимальной степени уважительный по отношению к клиенту.

А вот алгоритм, который позволяет придать отказу максимально вежливое и уважительное звучание.

Алгоритм корректного отказа

1. Обратитесь к адресату по имени. Поблагодарите за сотрудничество с компанией (или просто за письмо).

2. Дайте понять, что вы услышали просьбу.

3. Выразите понимание, что предмет просьбы действительно важен.

4. Изложите конкретные причины, которые не позволяют вам ответить согласием на его просьбу.

Активно используйте конкретику (историю данного вопроса, цифры, даты, сроки, процедуры).

5. Предложите альтернативное решение, если это возможно. Подумайте о том, что может быть ценным для клиента в связи с озвученным им вопросом.

Если альтернативу найти невозможно, аккуратно упомяните о тех позитивных аспектах, которые сейчас существуют в вашем деловом партнерстве.

Помните: как правило, адресат тоже руководствуется здравым смыслом. И допускает мысль о существовании объективных обстоятельств. При этом, как любой человек, он способен оценить ваше внимание и быть вам за это благодарным.

6. Выразите надежду на продолжение сотрудничества.

А теперь познакомьтесь с информацией о том, каких ошибок важно избегать при написании отказа.

1. Внимательно используйте фразу «К сожалению». Она должна относиться к факту отказа: «К сожалению, мы не можем выполнить это требование…»

Не используйте эту фразу в сочетаниях:

• К сожалению, у нас действует сейчас другая процедура.

• К сожалению, эта карта изъята из обращения…

• К сожалению, эта модель пользовалась повышенным спросом и сейчас ее нет в наличии…

Запомните: мы сожалеем о факте отказа, но не об обстоятельствах, с которыми он связан!

Поскольку обстоятельства – сфера нашего бизнеса, сожалеть о том, что она так устроена, не совсем корректно.

2. Не злоупотребляйте извинениями. Это может вызвать ощущение того, что вы виноваты.

3. И только если отказ связан с изменением условий, ранее оговоренных с клиентом, заканчивайте письмо-отказ фразой «Спасибо за понимание» (в этом случае уместен оттенок извинения).

А теперь посмотрим на последнюю из названных нами «трудных» ситуаций.