Учимся правильно говорить по телефону

Учимся правильно говорить по телефону

Можем предположить, что чаще всего люди записываются к вам на прием по телефону. От того, насколько быстро и грамотно ваш администратор ответит на звонок, во многом зависит, придет пациент в вашу стоматологию или нет. Вам, как руководителю, необходимо добиться того, чтобы администраторы поднимали трубку максимум после четвертого гудка телефона. Обычно люди, когда звонят куда-либо, редко ждут дольше. Ведь им не хочется зря тратить свое время: а вдруг стоматология сегодня вообще не работает и т. п. Иными словами, долгое ожидание ответа может просто отпугнуть человека, и он выберет ваших конкурентов, у которых есть более расторопные сотрудники.

Следует помнить, что именно первый контакт – самый важный и что он формирует у вашего клиента предварительное мнение о вашей стоматологии. Будем надеяться, что люди, которые у вас отвечают на звонки, делают это правильно. Скорее всего, при приеме человека на работу вы уделили этому вопросу должное внимание, так как администратор – это, вне всяких сомнений, лицо вашей стоматологии. Именно он встречает всех ваших клиентов и именно от него зависит первое впечатление о вашей клинике. Не забывайте о человеческом факторе и о существовании определенного риска, что вашего клиента может отпугнуть то, как ему ответили по телефону. Поэтому не следует полагаться только на личные качества персонала. Все должно быть задокументировано и все должно контролироваться.

Как построить правильный ответ? В первую очередь – приветствие (название стоматологии, имя человека, который взял трубку). Затем нужно выяснить потребности человека, который позвонил, поинтересоваться: «Чем я могу вам помочь?» Часто бывает так, что приходится прямо-таки клещами вытягивать из администратора информацию о том, в какое время и к какому врачу можно записаться, какие услуги оказывает стоматология. Впечатление от такого разговора в результате складывается далеко не самое приятное.

Итак, необходимо, чтобы ваш сотрудник умел задавать наводящие вопросы: может быть, клиент желает записаться к конкретному врачу, какие еще услуги могут его заинтересовать и т. п. Каждый ваш работник обязан знать ответы на подобные вопросы. Кроме того, администраторы должны владеть информацией обо всех проходящих в вашей клинике акциях, в телефонном разговоре они должны проинформировать потенциального клиента обо всех скидках и бонусах, которые он может у вас получить. Завершением такого разговора должен стать призыв к действию: «На какое время вы хотели бы записаться, к какому врачу предпочтете пойти?»

Очень важно приучить ваш персонал говорить по телефону с улыбкой, потому что даже если собеседник не видит вас, улыбку в голосе он услышит. Всегда нужно отвечать уверенно и с хорошим настроением. Ведь настроение администратора – это уже не только его личное дело, в данный момент он работает, и его цель – максимально повысить вашу конверсию.