Решения о времени ожидания

Решения о времени ожидания

Еще одним регулируемым параметром удобства услуги для ваших клиентов является время ожидания. Оно может включать в себя интервал между моментом прихода в учреждение и моментом фактического получения услуг (например, время ожидания в очереди в пункте таможенного контроля), время между подачей заявки на обслуживание и ее выполнением (например, между запросом уточняющей информации о расчете величины налога и ее получением), время ожидания ответа по телефону (например, номер, по которому предоставляется подробная информация о правилах ввоза товаров в страну и условий их предъявления к досмотру) или время ожидания переключения линии на другого служащего или на другой отдел.

Рассмотрим меры, предпринятые Иммиграционным департаментом Гонконга для ускорения получения предоставляемых им услуг. Ясно видно, что эти меры соответствуют также собственным целям департамента, в частности сокращению издержек и повышению объемов потребления услуг его клиентами.[106]

• Для сокращения времени ожидания в пункте пограничного контроля Лок Ма Чау в 2003 г. число окошек для оформления документов было увеличено с 28 до 50, а помещение для ожидания в очереди расширено.

• Для рекламирования имиджа Гонконга как лучшего международного и регионального транспортно-логистического центра и для сохранения конкурентоспособности в сфере транспортных услуг был реализован на практике принцип «одного окна», в котором выполнялись все процедуры оформления документов всех прибывших и убывающих судов. В рамках реализации этого подхода в 2000 г. для прибывающих океанских судов была разрешена подача необходимых документов по e-mail и использование электронной цифровой подписи. Кроме того, те суда, которые предварительно подавали все необходимые сведения по e-mail, могли сразу следовать к причальной стенке, не ожидая проверки представителями иммиграционной службы перед заходом в порт.

• В крупнейших офисах по приему иммигрантов была установлена Информационная система регулирования очередей. Эта система выдавала посетителям специальные талоны с указанием предполагаемого времени начала собеседования. Постоянно уточняемая информация о продвижении очереди высвечивалась на экране, установленном в зале ожидания для иммигрантов.

В заключение следует указать на необходимость изучить способы влияния на воспринимаемое и фактическое время ожидания. Если вы бывали в Диснейленде, то без сомнения наблюдали там за работой мастеров создания впечатления. Очереди на аттракционы воспринимаются там более короткими, потому что располагаются не прямо, а зигзагом. Кроме того, для стоящих в очереди предлагаются различные развлечения, в результате чего время ожидания для них летит быстрее. В подобных ситуациях имеет смысл сообщить вашим клиентам то предполагаемое время, которое им придется провести в очереди. Во многих случаях оно может оказаться не таким большим, как они себе представляли, и поможет убедить их остаться в очереди. (Очевидное, но важное предостережение: называемое время нахождения в очереди должно быть точным, так как удовлетворенность клиента тесно связана с его ожиданиями, и если вы породили ожидания, то обязаны обеспечить их соответствие реальному результату.)