Введите для всей команды нормы этикета при работе с электронной почтой
Введите для всей команды нормы этикета при работе с электронной почтой
Вам и вашим коллегам понадобится уделить время тщательной разработке норм этикета в электронной переписке. Так вы избавитесь от мучительных усилий по воссозданию доверия, которое столь легко может быть разрушено легкомысленным высказыванием, устаревшей цепочкой сообщений, нажатием кнопки «Ответить всем» или сомнительным материалом для скачивания. Ваше командное соглашение также может задавать временные границы в отношении материалов, которые подлежат удалению, хранению или архивированию.
В повседневной практике
Как только ваша команда опубликовала свой внутренний регламент в отношении электронной почты, задумайтесь о средствах обновления, напоминания и вознаграждения, которые будут побуждать вас к поддержанию хороших привычек. Если вы не можете представить свою коммерческую деятельность без электронной почты, обеспечьте непрерывную эффективность ее работы и используйте это средство экономии времени на основе осознанности, вежливости и здравого смысла.
Самопроверка
Насколько успешно вы избегаете неумеренности в пользовании электронной почтой? Оцените себя по следующим вопросам и повторите это через 30 дней. Простого ответа «да/нет» будет достаточно.
Вопросы
1. Я научился сосредоточиваться на приоритетах и открываю электронную почту в определенное время дня за исключением работы в чрезвычайном режиме.
2. Вместо того чтобы обременять получателей тяжелыми приложениями, я предоставляю им ссылку и храню эти документы в сети в общем доступе.
3. Моя команда сокращает тянущиеся месяцами цепочки сообщений, используя шаблоны для опроса мнения сотрудников вместо создания еще большего количества текста. Мы ограничиваем количество тех, кто может оставлять комментарии. Время от времени эксперт в предметной области приводит все в порядок.
4. Что касается «мусорных» сообщений, мы просим сотрудников использовать для этого наши внутренние социальные сети. Политика компании не дает таким письмам попасть в электронную почту.
5. Чтобы избежать бестактности, я никогда не пишу письма в раздраженном состоянии. Если времени мало, то прошу объективного человека проверить их до отправки.
6. Мы запретили функцию «ответить всем». Каждый член моей команды использует правила предварительной сортировки для фильтрации обоснованных, но неуместных писем.
7. Если написание письма заставляет нас потеть, то мы понимаем, что лучше справимся с этим с помощью встречи или звонка.
Итоги ________