Примерный перечень дел для разгрузки мозга

Примерный перечень дел для разгрузки мозга

• Проекты – начатые, но незавершенные.

• Проекты, которые необходимо запустить.

• Обязательства/обещания, данные другим людям, в том числе:

– коллегам;

– шефу;

– клиентам;

– потенциальным клиентам;

– другим знакомым / партнерам по работе;

– общественным организациям;

– второй половинке;

– детям;

– родителям;

– друзьям.

• Встречи, которые необходимо организовать и/или о которых следует попросить.

• Поручения, которые необходимо выполнить.

• Домашние дела:

– отдать в починку;

– текущая поддержка;

– необходимые покупки.

• Книги, фильмы, другое, что нужно прочитать и/или посмотреть.

• Административные вопросы:

– электронная почта;

– текстовые сообщения;

– социальные сети;

– голосовая почта.

• Вопросы, которые остаются открытыми или по которым ожидается решение других людей:

– делегированные задания;

– информационные запросы;

– задачи и/или проекты, которые необходимо выполнить.

• Исследования.

• Предстоящие личные события, в том числе:

– особые даты;

– дни рождения;

– праздники;

– путешествия;

– отпуск;

– общественные мероприятия;

– неофициальные мероприятия:

культурные,

спортивные.

На выполнение такой разгрузки мозга у вас уйдет примерно от 15 минут до 2 часов и более – в зависимости от того, сколько «попкорна» скопилось в вашей голове. Попробуйте превратить это упражнение в развлечение или хотя бы сделайте его приятным: налейте себе чашку бодрящего напитка, включите любимую музыку, используйте раритетную ручку, зажгите ароматическую свечу – в общем, вы сами знаете, что в вашем случае работает лучше.

Только одно небольшое предостережение. В какой-то момент процесс разгрузки мозга может перейти в катание по эмоциональным «американским горкам», спровоцировать у вас целый спектр самых разных чувств и мыслей. Возможна такая реакция: «О Боже! Эта работа меня похоронит! У меня в списке 300 с лишним дел! Мне их в жизнь не переделать! Зачем я вообще за это взялся? Как я мог допустить такое?!». Не исключена и другая крайность: «Надо же, как здорово! Как будто кто-то выбил затычку и выпустил пар из автоклава в моем мозгу. Неимоверное облегчение! Теперь я свободен!».

Не позволяйте эмоциональным колебаниям, которые будете испытывать, отбить у вас желание продолжать. Прокатитесь по горкам до конца! Обещаю вам, что безумные перепады настроения прекратятся. Не теряйте концентрации и помните о конечной цели: научиться действовать просто, эффективно и рационально. Практически невозможно расставлять приоритеты, составлять планы и успешно их выполнять, когда все свои задачи вы держите в голове. Выпустите их во внешний мир – освободите свой мозг, чтобы он мог заниматься тем, что у него получается лучше всего, – продуктивной работой.

А теперь вторая часть этапа Think. Помните, как вы формулировали R.E.A.D.Y.-цели в пятой главе? Чтобы осознать их и составить дорожную карту их достижения, необходимо провести разгрузку мозга по каждой цели.

Так что доставайте список своих R.E.A.D.Y.-целей, посмотрите на первую из них и подумайте обо всем, что следует сделать для ее достижения. Обо всем-всем! Новые задачи, которые пришли вам в голову, добавьте к пунктам уже созданного по итогам разгрузки мозга документа, белой доски или компьютерного файла. Смысл ваших действий тот же, что и прежде: освободить мозг от всех «над» и мыслей, связанных с R.E.A.D.Y.-целями. (На рис. 7.1 представлен фрагмент типичного примера разгрузки мозга. Конечно, у вас все будет выглядеть несколько иначе – двух одинаковых разгрузок мозга не бывает!)

Рис. 7.1. Разгрузка мозга Марка (фрагмент)

По завершении разгрузки мозга вы заметите, что шум в голове начал стихать. Теперь ваш мозг свободен от обязанности хранить в себе все ваши мысли и задачи. Однако то, что вы доверили бумаге или занесли в компьютер, находится в формате, совершенно непригодном для применения на практике. На самом деле то, что у вас сейчас есть, – всего лишь огромное неупорядоченное месиво. Его предстоит привести в вид, удобный для использования в целях повышения вашей продуктивности.

Итак, перейдем к этапу № 2: Act – этап фиксации действий.

Просмотрите свои записи по итогам разгрузки мозга. Что-нибудь бросилось вам в глаза?

Первое, на что многие обращают внимание, – это то, что на самом деле они составили перечень проектов, а не шагов по их выполнению. Проект, как правило, представляет собой масштабную задачу, которую вы на себя взваливаете. Она может потребовать реализации целого ряда действий и отнять много дней, недель и месяцев. Для наглядности приведем несколько примеров проектов.

• Закончить презентацию в PowerPoint к предстоящей встрече с клиентом.

• Запланировать выездное заседание лидеров команды.

• Организовать праздничный базар для церковного прихода.

• Очистить чердак от хлама.

С перечнями дел, однако, нередко возникает одна существенная проблема: достаточно взглянуть на длиннющий список проектов и задач, и вы буквально впадаете в ступор. Когда я сталкиваюсь с подобным перечнем, я нередко просто откладываю его в сторону и бросаюсь на поиски какого-нибудь более легкого занятия: начинаю читать любимые блоги или посещать интернет-магазины – и вот меня уже затягивает в бездну промедления и прокрастинации.

Во избежание подобной ситуации вам необходимо пройти через этап Act: четко сформулировать дальнейшие действия по каждому пункту перечня, составленного вследствие разгрузки мозга. Это как раз и будут те конкретные шаги, которые вам следует предпринять для реализации своих проектов. Каждое действие должно быть достаточно четко определено, чтобы вы понимали, что именно от вас требуется. Вместе с тем эти действия не стоит расписывать чересчур подробно, а не то они покажутся слишком трудоемкими и вызовут шок. Существует два типа конкретных действий: программные и очередные. Первые обычно описываются желаемым результатом, предполагающим осуществление нескольких шагов для его достижения. А вот вторые – самые что ни на есть физические, зримые действия, которые необходимо выполнить, чтобы продвинуться вперед.

Даю подсказку: все практичекие шаги, как правило, начинаются с глагола действия. Формулировка типичного программного проекта может начинаться с таких глаголов, как «завершить», «изучить», «выяснить», «разрешить», «утвердить», «произвести», «поставить», «установить». Описание же типичных очередных действий обычно включает глаголы «позвонить», «купить», «очистить», «набросать», «написать», «заполнить», «проверить», «поговорить».

Ваша цель – превратить каждый пункт перечня, составленного по итогам разгрузки мозга, в конкретное действие или череду конкретных действий. Иными словами, сделать так, чтобы вам не приходилось думать, какие именно шаги следует предпринять далее. Необходимо, чтобы вы могли сразу же приступить к решению задачи.

Возьмем, к примеру, такой проект, как «Закончить презентацию в PowerPoint для предстоящей встречи с клиентом». Его можно превратить в следующую череду конкретных шагов:

• позвонить Стейси, чтобы она обновила для презентации статистику по продажам;

• договориться о встрече с Греем из компьютерного отдела, чтобы он помог с созданием анимации для первого и последнего слайдов презентации;

• обновить и проверить слайды со статистикой о продажах, а также первый и последний слайды;

• отправить презентацию Сью, Полу и Говарду с просьбой высказать свое мнение и предложения;

• внести в презентацию поправки с учетом рекомендаций Сью, Пола и Говарда;

• отправить окончательный вариант презентации в бюро офисных услуг, чтобы они отпечатали и сброшюровали восемь экземпляров.

Обратите внимание на то, как я взяла довольно трудоемкий, возможно, пугающий вас проект и превратила его в серию небольших, легко осуществимых шагов, ни один из которых сам по себе уже не кажется обескураживающим. В этом и состоит суть этапа Act, этапа превращения мысли в действие.

Пройдите весь этап до конца: проработайте по очереди все пункты в списке, составленном по итогам разгрузки мозга, и решите, какие именно конкретные шаги необходимо предпринять по каждому из них. Запишите их на бумаге, надиктуйте на диктофон или наберите в компьютере. По возможности постарайтесь ограничиться тремя или четырьмя конкретными действиями по каждому проекту. На эту процедуру у вас может уйти от 30 минут до трех и более часов – в зависимости от количества пунктов в вашем перечне.

Не исключено, кстати, что в процессе разгрузки мозга вам удалось составить длиннющий список с конкретными действиями, которые необходимо выполнить, особенно если вы приоритетчик или плановик. Если это так, то примите мои поздравления. Если нет, то предстоящая процедура может показаться вам трудоемкой и времязатратной. Держитесь! Ваша работа непременно окупится. Формулируя конкретные действия, вы создадите перечень задач, который будет отличаться высокой практической применимостью, конкретностью и исчерпываемостью и поможет вам ежедневно использовать свое время с набольшей продуктивностью.

Итак, на втором этапе пересмотра списка дел вы получили длинный, неорганизованный, даже несколько хаотичный перечень задач. Пора структурировать его, перейдя к этапу № 3: Sort – сортировка.

Именно сейчас вам предоставляется возможность выстроить свои задачи в порядке приоритетности, чтобы в любое время быстро и эффективно выполнить какую-то из них исходя из наличия времени, ресурсов и сил. По окончании этапа сортировки вы сможете одним взглядом охватить весь перечень дел и мгновенно решить, что именно предпринять далее. Такая оперативность сегодня жизненно необходима, ведь мы трудимся в ритме 24/7, в условиях информационной перегруженности и постоянно находясь на связи с окружающим миром.

Прежде чем приступить к сортировке, просмотрите составленный вами список конкретных действий и подумайте, как их лучше сгруппировать. Существует множество способов классификации задач:

• по инструментам или ресурсам, необходимым для выполнения конкретного пункта (например, телефон, электронная почта, компьютерное приложение типа Excel);

• по людям (тот или иной коллега, помощник, супруг/супруга);

• по местоположению, в котором вы должны находиться, чтобы выполнить задачу (ваш офис, офис клиента, ваш дом, автомобиль, самолет);

• по проектам;

• по крайнему сроку;

• по уровню энергии, которым вы должны обладать, чтобы эффективно выполнить работу (высокий, средний, низкий);

• по времени, необходимому для решения задачи (5 минут, 15 минут, один час).

Возможно, вы используете два или даже больше параметра для сортировки. Все зависит от того, как вы работаете, с каким типом задач обычно сталкиваетесь и какой метод классификации предпочитаете. Я советую хотя бы в одном разделе сгруппировать дела по объему требуемого времени, например те, которые можно выполнить за 15 минут и меньше. Очень удобно носить такой список с собой и реализовывать его в случайно подвернувшиеся моменты – скажем, сидя перед кабинетом дантиста или в очереди на регистрацию транспортного средства. Список окажется полезным и тогда, когда вы почувствуете, что забуксовали. В подобной ситуации вы сможете быстро выполнить какую-нибудь подходящую задачу, что вселит в вас уверенность и поможет с новыми силами взяться за более сложный проект.

Не исключено, что с течением времени категории, по которым вы группируете задачи, будут меняться – как будут меняться и развиваться ваши потребности, интересы и методы работы. В настоящий момент мой список дел рассортирован по следующим категориям: «Звонки», «Компьютер», «Электронная почта», «Самолет», «Программы», «Проекты», «Поручения», «15 минут», «Цели» и «Дом».

Существуют еще два типа дел, список которых я также поддерживаю и вам советую: «В ожидании» и «Когда-нибудь».

В первый перечень попадают дела, по которым я жду чего-то или кого-то. Его наличие дает мне возможность держать в поле зрения «разомкнутые цепи», не пытаясь все запомнить. Как вы уже знаете, в этом деле мозг – плохой помощник.

Во второй я заношу все, что хотела бы сделать в один прекрасный день. В моем нынешнем списке дел под этой рубрикой («Когда-нибудь») перечислены поездки, которые я хочу совершить, книги, которые хочу прочитать, и вещицы, которые не прочь купить, например, очень дорогой фен, на который положила глаз (с такими волосами, как у меня, фен – вещь незаменимая). Список «Когда-нибудь» – это мое развлечение и вдохновение. Составляя его, я освобождаю мозг и даю волю мечтам.

Советую вам всегда держать перечень с R.E.A.D.Y.-целями и проектами в том же месте, где и список конкретных дел. Наличие обоих позволит вам отчетливее видеть общую картину того, что должно быть сделано, а также конкретные шаги, которые необходимо для этого предпринять.

И наконец, последний этап № 4: Keep – «хранить», что представляет собой сокращенный вариант принципа «Хранить только один перечень». Для начала вы должны решить, какой именно тип материального носителя – ящик или компьютерную программу – будете использовать для хранения вашего TASK-перечня. Очень важно, чтобы этот список был у вас один-единственный. Цель вот в чем: все, что вам необходимо сделать, должно находиться в зоне прямой видимости. Это позволит охватить его одним взглядом и принять выверенное решение относительно дальнейших действий. Наличие нескольких списков только помешает достижению целей, будет вносить хаос, вызывать стресс и отнимать у вас время.