Глава 17. Часто встречающиеся трудности при проведении совещаний по внедрению

Что если председательствующий не может присутствовать на совещании?

В то время как совещания по ратификации, вероятнее всего, потребуют присутствия председательствующего, совещания по разъяснению, а также по исполнительскому контролю могут проводиться и без председательствующего. Сохранять контроль за происходящим, не присутствуя на совещании, председательствующему дают возможность следующие инструменты.

• Повестка совещания должна быть представлена председательствующему как минимум за сутки. Он может вычеркнуть любой вопрос, таким образом запрещая его обсуждение или рассмотрение состояния дел по его исполнению в свое отсутствие.

• По ходу совещания необходимо вести протокол. Он должен быть представлен председательствующему не позднее чем через сутки после совещания. Председательствующему требуется предоставить сутки для внесения в протокол своих комментариев или правок, и распространить следует именно этот исправленный и дополненный вариант протокола.

Таким образом председательствующий может контролировать ход совещания, даже не присутствуя на нем.

Что если кто-то из участников не может присутствовать на совещании?

Все лица, приглашенные на совещание, должны на нем присутствовать. Однако в реальной жизни кризисы, смена приоритетов, другие проблемы, требующие неотложного внимания участника совещания, могут этому помешать. Человек, который не может участвовать в совещании, должен позаботиться о своей замене. Подобную практику ни в коем случае не следует поощрять, поскольку она подрывает сплоченность команды, но такое вполне возможно. Человек, подобранный на замену, должен быть готов обсуждать соответствующие вопросы, как если бы он был тем лицом, чье присутствие изначально и предполагалось. В таком случае результативность совещания и общий прогресс команды не пострадают.

Примечание

В главе 10 говорилось о том, как проводить совещания по решению проблем по интернету. Совещания по внедрению, которые требуют меньшего обсуждения, проводить удаленно еще легче. Потому если кто-либо лично не может присутствовать на совещании по внедрению, то, по возможности, ему может быть разрешено участвовать в совещании удаленно.