7.2 Приобретение материалов через подотчетное лицо

7.2 Приобретение материалов через подотчетное лицо

Выдача наличных денежных средств под отчет оформляется документом «Расходный кассовый ордер». В документе указывается вид операции «Выдача денежных средств подотчетнику».

Возврат неиспользованных денежных средств в кассу проводится документом «Приходный кассовый ордер» с установленным видом операции «Возврат денежных средств подотчетником». В документе указывается сумма возврата, касса, подотчетное лицо, документ, по которому были выданы денежные средства.

Авансовые отчеты хранятся и редактируются в журнале «Авансовые отчеты».

Документ авансовый отчет оформляется в той валюте, которая определена для сотрудника при выдаче ему денежных средств (документ «Расходный кассовый ордер»), как валюта подотчетного лица. Он имеет несколько табличных частей, которые располагаются на соответствующих закладках. Информация о денежных средствах, полученных подотчетным лицом, отображается на закладке «Авансы».

Денежные средства, выданные подотчетному лицу могут быть израсходованы на:

? Закупку товаров и тары (закладки «Товары» и «Тара»)

? Оплату поставщикам (закладка «Оплата»)

? Прочие (дополнительные) расходы (закладка «Прочее»).

Данные о расходе денежных средств заполняются в документе «Авансовый отчет» на соответствующих закладках табличной части.

Закупка товаров

Информация о закупленных подотчетным лицом товаров фиксируется на закладке «Товары „, информация о закупке возвратной тары фиксируется на закладке «Тара“.

Информация об израсходованных подотчетным лицом суммах заполняются в соответствии с предоставленными подотчетным лицом печатными формами документов.

При заполнении информации о приобретенных подотчетным лицом товаров сумма, которую истратило подотчетное лицо, отображается в двух валютах: валюте, указанной в печатной форме документа, на основании которого оформляется запись о закупке товаров, и в валюте взаиморасчетов подотчетного лица.

Если закупленный подотчетником товар сразу поступает на склад, то в документе указывается вид поступления «На склад» и указывается склад, на который поступил товар. При вводе количества и цены ТМЦ общая сумма и сумма НДС рассчитываются автоматически. Сведения о полученных счетах – фактурах также указываются в записях табличной части закладки «Товары».

Оплата поставщику

Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам фиксируются на закладке «Оплата». Суммы фиксируются в двух валютах: валюте, в которой подотчетное лицо реально расплатилось с поставщиком и в валюте взаиморасчетов, указанной в договоре поставщика. При проведении авансового отчета автоматически корректируется сумма задолженности перед поставщиком.

Дополнительные расходы

К дополнительным расходам подотчетного лица могут относиться командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин и т.д. Эта информация заполняется на закладке «Прочее». В качестве дополнительной информации может быть указана та статья затрат, на которую надо отнести прочие расходы подотчетника.

При записи документа, по строкам табличных частей «Товары» и «Прочее», в которых установлен флаг «Счет-фактура предъявлен», формируются документы вида «Счет-фактура полученный».

В конфигурации предусмотрена печать авансового отчета по регламентированной печатной форме.

Бухгалтерский учет

При проведении авансового отчета формируются бухгалтерские записи по дебету счетов, указанных в табличной части документа (в том числе счета учета НДС по приобретенным ценностям), и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», соответствующих субсчетов (если отчет в рублях – то субсчета 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами», если в иностранной валюте – то субсчета 71.02 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)»).

Налоговый учет

При установленном флаге «Отразить в налоговом учете» авансовый отчет может быть отражен в налоговом учете по налогу на прибыль.

Для корректного отражения операций в налоговом учете необходимо указать в табличной части документа счет и аналитику налогового учета приобретаемых объектов.

При проведении документа в налоговом учете будут сформированы записи:

? в части приобретения товаров (работ, услуг) – по дебету счетов, указанных в табличной части, и кредиту счета ПВ «Поступление и выбытие имущества, работ, услуг, прав»

? в части оплаты поставщикам – не отражается